6.1 Medewerking verlenen
uw plichten
Zoals u eerder al kon lezen, bent u verplicht om mee te werken aan een looncontrole. Dat betekent sowieso dat u de controleambtenaar toegang moet verschaffen tot uw organisatie. Verder bestaan uw plichten onder andere uit het verstrekken van alle gegevens die voor de controle van belang zijn, het geven van inzage in uw administratie en toestaan dat hiervan kopieën worden gemaakt en ervoor zorgen dat de controle binnen een redelijke termijn uit te voeren is.
Toegang
verlenen
De controleambtenaar heeft het recht om uw onderneming te zien: u bent verplicht hem toegang te verlenen tot de gebouwen waarin uw organisatie is gevestigd. Hij zal daar meestal ook gebruik van maken om een beeld te krijgen van uw bedrijfsgebeuren en wat er aanwezig is in uw onderneming, en bijvoorbeeld hoeveel werknemers er bij uw organisatie rondlopen.
op normale werkdagen
U moet de belastinginspecteur in principe toegang verlenen op normale werkdagen behalve in het weekend en op erkende feestdagen, en tussen 8.00 en 18.00 uur. Als het niet mogelijk is om de controle tijdens die uren te houden, moet u toegang verlenen tijdens de uren van daadwerkelijke uitoefening van het bedrijf. Meestal wordt overlegd over de controletijdstippen, zeker als uw organisatie afwijkende openingstijden heeft.
Het recht op toegang voor de controleambtenaar geldt alleen voor de toegang die betrekking heeft op de looncontrole. Hij mag ook niet gaan rondsnuffelen in uw organisatie of bijvoorbeeld zonder uw toestemming een kast of lade doorzoeken.
Gegevens
naar zijn mening relevant
Voor de looncontrole mag de controleambtenaar alle gegevens uitvragen bij uw onderneming die naar zijn mening voor de berekening van uw loonheffingen en dus voor de controle relevant zijn. Dat verzoek kan zich beperken tot de loongegevens, maar kan net zo goed de hele financiële administratie betreffen. U moet inzage in die gegevens toestaan, net als het maken van kopieën ervan. U hoeft de inspecteur echter geen gegevens te verstrekken waar hij niet om heeft gevraagd.
in principe geen probleem
Het verstrekken van de verzochte gegevens moet in principe geen probleem zijn omdat u zich aan de fiscale bewaartermijn heeft te houden (zie ook paragraaf 4.3). Deze bewaarplicht maakt het voor de Belastingdienst mogelijk om enkele jaren later nog na te heffen (zie ook paragraaf 6.2), eventueel naar aanleiding van een looncontrole.
verantwoordelijke
Ook de eventuele ingeschakelde externe salarisverwerker of het salarisservicebureau waarmee uw onderneming werkt, heeft zich aan de fiscale bewaarplicht te houden. Uw onderneming blijft echter ook dan de uiteindelijk verantwoordelijke voor het voldoen aan de bewaarplicht, aangezien het om uw salarisadministratie gaat.
Toegankelijk
binnen redelijke termijn
Uw bewaarplicht geldt zowel voor het papieren deel van uw salarisadministratie – denk aan beschikkingen, verklaringen, facturen en agenda’s – als voor het deel dat u elektronisch voert. Voor de looncontrole is het niet voldoende dat u over alle benodigde gegevens beschikt, maar moet u deze gegevens ook binnen een redelijke termijn toegankelijk en controleerbaar maken.
Gegevens niet in originele vorm bewaren
voorwaarde
Uw onderneming moet de gegevens uit de (salaris)administratie in principe in hun originele vorm bewaren. Dat mag echter ook in een andere vorm (zoals een papieren factuur scannen naar pdf-bestand), op voorwaarde dat u:
- alle gegevens kunt omzetten;
- de gegevens inhoudelijk juist kunt omzetten;
- de omgezette gegevens binnen een redelijke termijn kunt reproduceren en controleerbaar maken.
in samengevatte vorm
Als hieraan wordt voldaan, mag u de originele bestanden meestal verwijderen. Overigens is het niet toegestaan om – zonder toestemming van de fiscus – computerbestanden af te drukken en de digitale bestanden te verwijderen.
U mag digitale bestanden in samengevatte vorm (verdicht) bewaren, bijvoorbeeld opname van de maandelijkse loonbetalingen als een totaalbedrag in het grootboek. Voorwaarde hierbij is wel dat u de oorspronkelijke gedetailleerde gegevens tijdens de bewaartermijn binnen een redelijke termijn beschikbaar kunt hebben voor controle.
inzage geven
Verder moet uw (salaris)administratie op orde zijn en moet u de controleambtenaar inzage geven in de opzet en werking van uw administratie. Dat draagt er immers aan bij dat de inspecteur de looncontrole binnen een redelijke termijn kan afhandelen.
Beschikking
onredelijk veel gegevens
U hoeft overigens niet tot in het oneindige verstrekking van en inzage in uw gegevens toe te staan, want de inspecteur mag niet zomaar van alles uitvragen. Als u vindt dat de belastinginspecteur onredelijk veel gegevens van uw onderneming uitvraagt of gegevens die volgens u niet van belang zijn voor de looncontrole, kunt u hem om een zogenoemde informatiebeschikking vragen. Hier kunt u dan vervolgens bezwaar tegen aantekenen.
Beschikking biedt werkgevers bescherming
officiële vastlegging
In een informatiebeschikking legt de controleambtenaar vast welke bescheiden hij wil inzien of welke informatie hij wil ontvangen. Het is als het ware de officiële vastlegging in een beschikking van het verzoek van de inspecteur om bepaalde gegevens.
De informatiebeschikking is in het leven geroepen om werkgevers te beschermen tegen onredelijke informatieverzoeken van de Belastingdienst. Tegen deze beschikking staat namelijk het maken van bezwaar en beroep open, wat bij een regulier informatieverzoek van de inspecteur niet het geval is.
automatisch
U kunt niet alleen zelf de controleambtenaar om een informatiebeschikking vragen als u bezwaar wilt maken tegen zijn verzoek om gegevens. U ontvangt zo’n beschikking automatisch als u niet aan uw verplichting voldoet om hem de opgevraagde gegevens aan te leveren. Hiertegen kunt u dan dus bezwaar en vervolgens beroep instellen.
Als echter blijkt dat u onterecht niet aan uw verplichting tot informatieverstrekking voor de controle voldoet, volgt omkering van de bewijslast.
Omkering van de bewijslast houdt in dat u moet bewijzen – en dus niet slechts aannemelijk hoeft te maken! – dat wat de belastinginspecteur stelt niet waar is, in plaats van dat de inspecteur moet bewijzen dat zijn ingenomen standpunt juist is. Dat maakt het voor u een stuk lastiger!
Belastingrechter
vervalt uw verplichting
U bent ook verplicht om de opgevraagde informatie te verstrekken als u bijvoorbeeld een bezwaar heeft ingediend tegen een naheffingsaanslag. De Belastingdienst kan namelijk in de bezwaarfase nog een looncontrole instellen als dat nodig is om feiten te verzamelen.
afwijken
Zodra u echter beroep aantekent tegen de uitspraak op het bezwaarschrift, vervalt de bevoegdheid tot uitvraag van de fiscus en dus uw verplichting om de gegevens aan te leveren. In dat geval neemt de belastingrechter de regie over en bepaalt hij of en wanneer er gegevens worden uitgewisseld, conform het fiscale procesrecht. Dit brengt u tijdens deze fase van de fiscale procedure in de noodzakelijke gelijke positie. Een eventuele dan nog ingestelde looncontrole wordt uitgevoerd in opdracht van de rechter. De fiscus mag in deze fase wel via een derdenonderzoek informatie over uw onderneming inwinnen.
Verschoning
Soms kan uw onderneming zich beroepen op het verschoningsrecht en afwijken van de verplichting om de door de controleambtenaar opgevraagde gegevens te verstrekken. U kunt bijvoorbeeld verstrekking van de van uw belastingadviseur ontvangen adviesbrieven achterwege laten. U kunt ook een beroep doen op het verschoningsrecht voor wat is vastgelegd door advocaten, artsen en notarissen.
Ook meewerken aan regulier informatieverzoek
Zoals in hoofdstuk 1 al is aangegeven, kan de Belastingdienst uw onderneming ook om informatie verzoeken zonder daarvoor een looncontrole in te stellen, bijvoorbeeld via een vragenbrief over een loonaangifte.
informatiebeschikking
U bent verplicht aan zo’n informatieverzoek te voldoen. Als u dat niet of niet volledig doet, ontvangt u na afloop van de gegeven aanlevertermijn een informatiebeschikking van de fiscus. Als u dan nog niet (voldoende) meewerkt, kunt u een correctieverplichting en naheffingsaanslag opgelegd krijgen als u volgens de fiscus te weinig loonheffingen heeft betaald. En ook in dat geval vindt omkering van de bewijslast plaats.