10.1 Internet
misbruik
Veel werknemers, maar vooral jonge werknemers, weten online hun weg gemakkelijk te vinden. Als uw onderneming hier geen grens trekt, kan het uitlopen op dagelijks uren zoeken naar koopjes op Marktplaats, facebooken of andere vormen van misbruik. Het beleid kan echter ook te streng zijn, en door overmatige controle werknemers demotiveren en een gevoel van wantrouwen geven. Zonder meer internet voor privédoeleinden verbieden en blokkades bij bepaalde sites opwerpen, is zeker niet zaligmakend. Werknemers trekken meer dan eens de conclusie: ‘Wat de werkgever kan, kan ik ook.’ Met als resultaat dat ze bijvoorbeeld niet nog even doorwerken om een klus af te maken, maar stipt om vijf uur alles uit hun handen laten vallen.
Maatregelen werken niet altijd
Uit onderzoek is gebleken dat maatregelen tegen het privégebruik van internet onder werktijd niet altijd werken. Werknemers die onder werktijd bijvoorbeeld online winkelen, worden hier wel van weerhouden door bijvoorbeeld een dreigement van ontslag. Dreigen om het internetverkeer te gaan monitoren blijkt ook te helpen.
Ongewenst
Maar dit alles heeft geen uitwerking op werknemers die privémails versturen of hun sociale media bijwerken. Deze werknemers blijken dit niet te zien als ongewenst gedrag. U moet dan ook duidelijk zijn over wat er wel en niet is toegestaan, en wat de consequenties zijn.
10.1.1 Productiviteit
internetpauze
De gedachte dat de boog altijd strak gespannen moet staan, is achterhaald. Onderzoeken wijzen uit dat af en toe een internetpauze (of een algehele beeldschermpauze) juist goed is voor de productiviteit. Het stimuleert de creativiteit en motivatie als werknemers deels hun eigen tijd kunnen indelen. Om te voorkomen dat werknemers te ver gaan en te veel tijd aan privézaken besteden, kunt u internetgedragsregels opstellen. Hierin kan best staan dat internetten voor privédoeleinden mag, als het werk er maar niet onder lijdt.
10.1.2 Gedragsregels
Om ongepast internetgebruik aan te pakken, is een gedragscode een goed middel. Hierin geeft u aan dat sommige praktijken echt niet kunnen. Denk aan:
- pornografisch materiaal rondsturen;
- racistische praktijken;
- copyrightschending;
- seksuele intimidatie;
- spammen.
overtreden
Zet in de gedragscode ook uiteen hoe controle hierop zal plaatsvinden, maar ook wat eventuele maatregelen zijn bij het overtreden van de gedragsregels.
Ondernemingsraad
ondertekenen
De opgestelde gedragscode moet u voorleggen aan de ondernemingsraad. De werknemers moeten uiteraard ook weten wat ze kunnen verwachten op dit punt. Het is verstandig om werknemers deze gedragscode te laten ondertekenen of om de code op te nemen in de arbeidsovereenkomst.
Als een gedragscode of protocol ontbreekt, wordt het heel moeilijk om werknemers te controleren en werknemers te ontslaan die internet schromelijk misbruiken.
10.1.3 Internetgebruik controleren
melden
privacy
Om paal en perk te stellen, is controle op het internetgebruik nodig. Dat mag echter niet zomaar. U moet als werkgever de controle melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) of de instemming van de ondernemingsraad hebben (zie ook paragraaf 6.3). Verder moeten de maatregelen in redelijke verhouding staan tot de belangen van de werknemer. Onnodige inbreuk op de privacy van de werknemer is volgens de privacywetgeving niet toegestaan.
Zorg ervoor dat degene die de controle uitvoert zo veel mogelijk afblijft van privémails. Zakelijke mails van de werknemer mag de direct leidinggevende in principe gewoon lezen en controleren.
Doelen zwart-op-wit
controle
bedrijfs- geheimen
In de e-mail- en internetgedragscode legt u de doelstellingen van de controle vast, zoals:
- systeembeveiliging;
- voorkomen van virussen;
- beschermen van bedrijfsgeheimen;
- voorkomen van negatieve publiciteit;
- tegengaan van seksuele intimidatie;
- controle op de naleving van afspraken over gebruik van e-mail en internet.