4.2 Bekende controletechnieken

Dit artikel is eerder verschenen als Themadossier BV Rendement

Publicatiedatum: juni 2016

onderzoek

boeken- onderzoek

Een correcte belastingheffing lukt alleen als de Belastingdienst over voldoende informatie over uw financiële positie beschikt. De fiscus voert daartoe periodiek onderzoeken uit om te controleren of u uw fiscale verplichtingen nakomt. Het streven is dat eens per vijf jaar te doen, al wordt dat in de praktijk minder (zie hoofdstuk 1). De fiscus heeft verschillende controletechnieken:

verzoek om informatie (ook: vragenbrief);
waarneming ter plaatse;
boekenonderzoek;
derdenonderzoek;
melding ongebruikelijke transacties;
de chikwadraatstoets;
de guldensteekproefmethode;
vermogensvergelijking.

4.2.1 Verzoek om informatie/vragenbrief

relevant

De Belastingdienst kan u vragen om nadere informatie te verstrekken rond een aangifte of aanslag. Dit mag alleen informatie zijn die relevant zou kunnen zijn voor de belastingheffing van u of een ander. Meestal legt de fiscus het verzoek schriftelijk bij u neer, maar het kan ook telefonisch. U kunt de inspecteur in dat geval verzoeken zijn vragen alsnog op schrift te stellen. U hoeft dus niet direct antwoorden te geven op vragen die u misschien overvallen.

4.2.2 Waarneming ter plaatse

inzicht

prijs- en  tarievenlijst

De waarneming ter plaatse (WTP) is een probaat middel om inzicht te krijgen in de gang van zaken in uw bv op een bepaald moment. U kunt dit zien als het spreekwoordelijke ‘kijkje in de keuken’. De aandacht van de ambtenaar van de Belastingdienst is gericht op de volgende aspecten:

het aantal personeelsleden;
hun identiteit;
prijs- en tarievenlijsten;
voorraden en assortiment;
werkzaamheden en activiteiten;
uw administratieve organisatie.

herstellen

Een WTP kan ook zonder directe consequenties blijven. Als u zonder opzet niet voldoet aan bepaalde voorschriften of fiscale regels onbewust onjuist toepast, kan de inspecteur u daarop wijzen en in de gelegenheid stellen dit te herstellen. WTP’s vinden vaak plaats bij zogenoemde ‘contantbedrijven’, zoals horecabedrijven, coffeeshops, markten e.d.

Aankondiging en rapportage

legitimeren

Voorafgaand aan een eerste bezoek ontvangt u doorgaans een schriftelijke aankondiging, waarin staat waarop de Belastingdienst zal letten en welke gegevens u gereed moet houden. Een precieze datum en tijdstip krijgt u niet. De ambtenaar zal zich bij aankomst legitimeren. Van elke WTP wordt een rapport opgesteld, waarvan u een afschrift ontvangt. Als u het niet eens bent met de inhoud, kunt u direct reageren. De fiscus gebruikt de geconstateerde feiten immers voor de controle van uw aangiften.

Spelregels voor alle deelnemers

spelregels

loon- administratie

Niet alleen de Belastingdienst is gehouden aan een aantal spelregels bij bezoek, ook voor u gelden een aantal regels. Zo bent u verplicht alle gegevens te verstrekken die van belang kunnen zijn voor de heffing van belastingen, zowel van uzelf als van derden. Voorts moet u toegang verlenen tot alle bedrijfsgebouwen en -terreinen, voor zover nodig voor het verzamelen van gegevens. Bovendien bent u verplicht de identiteit van alle werknemers in uw loonadministratie vast te leggen. Voor de werknemers zelf geldt een identificatieplicht op de werkplek: desgevraagd moeten zij een identiteitsbewijs kunnen tonen.

4.2.3 Boekenonderzoek

dagen

Een WTP kan de voorbode zijn van een boekenonderzoek. Tijdens een boekenonderzoek vergelijkt de medewerker van de Belastingdienst de (al dan niet via een WTP) verkregen informatie of de zaken die hij heeft waargenomen met uw administratie. De spelregels zijn dezelfde als die bij de WTP. Een boekenonderzoek kan enkele dagen duren.

XML Auditfile Financieel

tijdrovend

systeem

Het verzamelen van de gegevens die de Belastingdienst nodig heeft voor een controle, is een tijdrovende bezigheid. Om dat te ondervangen ontwikkelde de Belastingdienst de Auditfile, en actueler de XML Auditfile, waarin de gevraagde gegevens zijn opgenomen. Als u er gebruik van maakt, kan de controleur vooraf de auditfile van uw administratie opvragen. U bent verplicht deze te overleggen. De controleur is overigens niet bevoegd in uw systeem te werken, u kunt de gevraagde gegevens op een usb-stick beschikbaar stellen.

De meeste moderne boekhoudpakketten in Nederland ondersteunen de Auditfile. De Belastingdienst adviseert de XML Auditfile Financieel in uw programmatuur te laten inbouwen. Dit sluit aan bij de ontwikkelingen rond Standard Business Reporting (SBR).

4.2.4 Derdenonderzoek

derden

De Belastingdienst kan ook bij derden informatie hebben verkregen over uw onderneming. Denk hierbij bijvoorbeeld aan facturen of contracten. Deze stukken moeten dan ook in uw administratie aanwezig zijn.

4.2.5 Melding ongebruikelijke transacties

witwassen

meldingsplichtig

vrije beroepen

De fiscus let scherp op het witwassen van geld en het doen van ongebruikelijke geldtransacties. Om deze criminele praktijken tegen te gaan, is er de Wet melding ongebruikelijke transacties (MOT) en het bijhorende Meldpunt Ongebruikelijke Transacties. Op grond van deze wet zijn de volgende partijen meldingsplichtig:

financiële dienstverleners, zoals banken, verzekeraars, effecten- en beleggingsinstellingen, creditcardmaatschappijen, casino’s e.d.;
handelaren in zaken van waarde, zoals autohandelaren, handelaren in kunst en antiek, schepen, juweliers, veilinghuizen e.d. (zie ook het vinkje hierna);
bepaalde vrije beroepsbeoefenaren, zoals advocaten, notarissen, accountants, fiscalisten en makelaars.

Sinds 2008 zijn alle handelaren, dus niet alleen handelaren in zaken van grote waarde, verplicht om een cliëntonderzoek uit te voeren bij de verkoop van goederen tegen contante betaling van € 15.000 of meer en het vermoeden bestaat dat de transactie samenhangt met witwassen of financiering van terrorisme.

Aan te bieden gegevens

herkomst gelden

omstandigheden

Bij de melding, die sinds mei 2011 moet worden gedaan aan de Financial Intelligence Unit-Nederland (FIU), moeten de volgende gegevens worden aangeboden:

de identiteit van de klant;
aard en nummer van het identiteitsbewijs;
aard, tijdstip en plaats van de transactie;
de omvang van de transactie;
de herkomst en de bestemming van de gelden of andere waarden die bij de transactie zijn betrokken;
de omstandigheden die de transactie ongebruikelijk maken.

Indicatoren voor ongebruikelijke transacties

indicatoren

coupons

depotstorting

Volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft) is een transactie ongebruikelijk als deze aan één van de volgende indicatoren voldoet:

contante transacties bij banken met een waarde van € 15.000 of meer, waarbij omwisseling in andere valuta of van grote naar kleine coupons plaatsvindt;
gebruik van een creditcard in verband met een transactie van € 15.000 of meer bij een aangesloten onderneming in Nederland;
contante transacties van € 15.000 of meer bij alle ondernemers, met name handelaren in zaken van grote waarde, zoals auto’s, schepen, kunst en antiek, sieraden e.d.;
depotstortingen van munten, bankbiljetten of andere waarden van € 15.000 of meer bij casino’s;
girale transacties van € 15.000 of meer bij casino’s;
contante transacties bij een grenswisselkantoor van € 2.000 of meer;
contante stortingen op een creditcardrekening van € 15.000 of meer;
transacties bij adviseurs van € 15.000 of meer in de vorm van contanten, cheques aan toonder of vergelijkbare betaalmiddelen.

FIU-Nederland

melden

De FIU-Nederland is de organisatie waar meldingsplichtige partijen ongebruikelijke transacties moeten melden. De FIU analyseert deze transacties met het doel geldstromen boven te halen die zijn te relateren aan witwassen, financiering van terrorisme of onderliggende misdrijven. Verdacht verklaarde transacties worden ter beschikking gesteld aan handhavings- en opsporingsdiensten in binnen- en buitenland.

Op www.fiu-nederland.nl kunt u kijken of u meldingsplichtig bent. Als dit het geval is, kunt u zich registreren en vervolgens inloggen op het Meldportaal.

4.2.6 De chikwadraattoets

controle-techniek

geconstrueerd

De chikwadraatstoets is een controletechniek die is gebaseerd op statistische regels waarmee bepaalde cijfers voorkomen in grotere reeksen van cijfers. Onderzoek van deze reeksen kan uitwijzen dat bepaalde cijfers of cijfercombinaties aanzienlijk vaker voorkomen dan is te verwachten. Dit kan dan tot de veronderstelling leiden dat de verzameling cijfers niet ‘toevallig’ tot stand is gekomen, maar door de belastingplichtige is geconstrueerd.

Voorkeur voor cijfers

willekeurige serie

De methode is gebaseerd op het uitgangspunt dat mensen een voorkeur hebben voor bepaalde cijfers en die cijfers onbewust gebruiken als ze een ‘willekeurige’ serie cijfers produceren. In de jurisprudentie is dit uitgangspunt aanvaard. Zo werd in meerdere uitspraken een boekhouding met opvallend veel ronde bedragen verworpen. Ook heeft de rechter de chikwadraatmethode als één van de factoren voor verwerping van de boekhouding geaccepteerd.

Frequentieverdeling

cijferpatroon

kolom

De controleambtenaar kan de chikwadraattoets toepassen als hij ‘merkwaardige zaken’ in uw administratie tegenkomt, zoals veel ‘ronde’ bedragen, vaak gebruikte identieke bedragen, een duidelijk cijferpatroon, in de administratie aangebrachte verbeteringen of het ontbreken van een seizoenspatroon. Hij maakt een zogenoemde frequentieverdeling, waarbij hij optelt hoe vaak de cijfers 0 tot en met 9 in een bepaalde kolom voorkomen. Bij grote cijferreeksen zullen op basis van de wet van de grote getallen, de aangetroffen cijfers elk 10% van de cijferpopulatie uitmaken.

Chikwadraat

waarschijnlijkheidsgraad

Als de frequentieverdeling is opgesteld, bepaalt de controleambtenaar het verschil tussen de waargenomen en de theoretische frequentie. De uitkomst daarvan heet het chi-kwadraat. In de tabel kan hij vervolgens de waarschijnlijkheidsgraad van de gevonden uitkomst aflezen. Op grond van deze uitkomst kan hij concluderen of de boekhouding is gemanipuleerd.

Op basis van statistische gegevens komen zuivere toevalstreffers slechts in 1% van de gevallen voor als het chi-kwadraat 21,67 of hoger is. In dat geval heeft de controleambtenaar 99% zekerheid dat met de cijfers is geknoeid.

4.2.7 Guldensteekproefmethode

percentage fouten

Een andere controlemethode die de fiscus in de praktijk veel toepast – vooral bij BTW-controles – is de zogenoemde ‘guldensteekproefmethode’ (hierna: steekproef). Bij de steekproef controleert de ambtenaar de facturen over een bepaald jaar steekproefsgewijs. Vervolgens gaat hij ervan uit dat het percentage fouten dat hij aantreft in de gecontroleerde facturen ook geldt voor alle overige facturen uit die periode. Omdat de fiscus vijf jaar kan naheffen, extrapoleert hij deze correctie naar het gehele naheffingstijdvak.

De Hoge Raad heeft voor zowel de loonheffingen als de BTW beslist dat de Belastingdienst de guldensteekproefmethode mag hanteren. U wordt altijd in de gelegenheid gesteld het tegendeel van een steekproefonderzoek van de Belastingdienst aan de hand van feiten te bewijzen.

4.2.8 Vermogensvergelijking

context

Een vermogensvergelijking is een bekende controletechniek in de context van de inkomsten- en vennootschapsbelasting. Het succes van de methode laat zich verklaren door het feit dat dga’s in de praktijk vaak worstelen met de scheiding tussen zakelijk en privé. En precies deze scheidslijn is cruciaal voor een correcte winstbepaling.

Berekening

kalenderjaar

Aan de hand van het vermogen aan het begin en einde van een periode, meestal het kalenderjaar, en aan de hand van het aangegeven inkomen berekent de inspecteur een bedrag dat voor privébestedingen beschikbaar is. De uitkomst van deze berekening noemt hij het brutoprivécijfer. Aan de hand van uw uitgaven bepaalt hij vervolgens het netto-privécijfer. Als dit nettoprivécijfer te laag of zelfs negatief is, kan dit erop wijzen dat u inkomen of omzet heeft verzwegen. Immers, uit welke middelen heeft u uw uitgaven anders gefinancierd?

Driejaarsperiode

nadere vragen

De vermogensvergelijking vindt meestal plaats over een periode van drie achtereenvolgende jaren. Als in één specifiek jaar een sterk afwijkend cijfer naar voren komt, zal de fiscus daarin aanleiding zien om over dat jaar nadere vragen te stellen. Stel, een ondernemer heeft over 2014 een netto-privécijfer van € 29.000, over 2015 een cijfer van € 9.000 en over 2016 € 31.000, dan valt op dat in 2015 sterk afwijkend consumptief is besteed. Dit zal aanleiding geven tot nader onderzoek.

U bent hier