8.1 Administratieve tips

Het bijhouden van een goede administratie en het voldoen aan alle administratieve verplichtingen kan het risico van aansprakelijkstelling beperken voor uw onderneming.

Administratie

aansprakelijkheidsschuld

De Belastingdienst stelt de aansprakelijkheidsschuld meestal vast aan de hand van de administratie van de onderaannemer of uitlener die in gebreke blijft qua loonheffingen. Maar de fiscus kan hierbij ook de administratie van uw onderneming gebruiken, als u de aannemer of inlener een schakel hoger bent. Als uit geen van de administraties eenduidig het betreffende loonbedrag is vast te stellen, maakt de Belastingdienst hier een schatting van en berekent zo de bijbehorende loonheffingen. Dat zal waarschijnlijk niet in uw voordeel uitpakken!

Anoniementarief

Als de onderaannemer of uitlener niet over een goede administratie beschikt, kan de Belastingdienst de loonheffingen ook nog eens volgens het anoniementarief vaststellen.

gegevens niet volledig

De Belastingdienst past het anoniementarief bijvoorbeeld toe als de identiteit van de arbeidskracht(en) niet goed is vastgesteld, hun gegevens niet volledig in de loonadministratie van de onderaannemer of uitlener zijn opgenomen of als er geen stukken aanwezig zijn waaruit blijkt dat de arbeidskracht(en) in Nederland mogen werken (in het geval van buitenlanders).

nummer KvK

Voor het aantonen van de identiteit van de arbeidskracht(en) ter matiging van het anoniementarief kunt u de volgende gegevens gebruiken:

• naw-gegevens;
• geboortedatum;
• burgerservicenummer (BSN);
• nationaliteit;
• soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur;
• aanwezigheid van A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning of notificatie (indien van toepassing);
• specificatie van gewerkte uren;
• naw-gegevens van de onderaannemer of uitlener (of doorlener) en zijn nummer van inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK).

geen kopie bewaren

overzicht

Voor het kunnen overleggen van de hiervoor genoemde gegevens mag u geen kopie identiteitsbewijs van de betreffende werknemers van de onderaannemer of het ingeleende personeel in uw administratie bewaren. Dit is volgens de privacyregels namelijk geen doel om die vastlegging te rechtvaardigen (bij buitenlandse arbeidskrachten kan dit anders zijn, zie verderop). U mag de gegevens wel overnemen van het identiteitsbewijs. Of u kunt de onderaannemer of uitlener vragen naar een overzicht van de arbeidskrachten, aangevuld met hun BSN.

Identificatie

controleren

neem mee in de afspraken

Als uw onderneming personeel inleent, moet u weten wie er bij u aan de slag gaat. Datzelfde geldt voor de werknemers die uw onderaannemer voor de betreffende opdracht bij u inzet. Daarom moet u de identiteit van deze arbeidskrachten controleren aan de hand van een origineel en geldig identiteitsbewijs (zie ook paragraaf 5.2). Als u dat niet doet, riskeert u een boete van de Nederlandse Arbeidsinspectie. U vindt een handige checklist voor de identificatie van personeel op rendement.nl/salarisdossier.

is niet toegestaan

Let op dat uw identificatieplicht in dit geval niet de bewaarplicht omvat! Het vastleggen van een kopie van het identiteitsbewijs van de ingezette werknemers van de onderaannemer of het ingeleende personeel in uw administratie is niet toegestaan (zie ook paragraaf 5.2). U moet wel de persoonsgegevens waaruit de identiteit blijkt in de administratie vastleggen.

Voor een uitzendkracht met een nationaliteit van buiten de EER, Zwitserland of Turkije moet u overigens wel een kopie van het identiteitsbewijs in de administratie bewaren.

Beloning

welke informatie

Wat bij het werken met een uitzendbureau verder belangrijk is, is om vast te leggen welke informatie u de uitlener heeft doorgegeven. Het ingeleende personeel moet namelijk net zo veel verdienen als de werknemers van uw organisatie met dezelfde werkzaamheden (en uiteraard minstens het wettelijk minimumloon). Het uitzendbureau moet hiervoor natuurlijk weten wat uw werknemers verdienen, en u bent verantwoordelijk voor het doorgeven van die informatie.

Zorg dat u de uitlener informeert over de volgende zaken rond de werknemers in uw organisatie:

• brutoloon;
• ATV/ADV;
• toeslagen voor overwerk of onregelmatige uren;
• loonsverhogingen;
• onkostenvergoedingen;
• periodieken.

Leg schriftelijk vast welke informatie u aan de uitlener heeft doorgegeven, zodat u dit – indien nodig – kunt aantonen aan de Nederlandse Arbeidsinspectie. Neem deze zaken ook mee in de afspraken met het uitzendbureau over het uurtarief voor het ingeleende personeel.

Facturen

kunnen indicatie zijn

De factuur die uw onderneming van de onderaannemer of uitlener (of doorlener) ontvangt, moet aan bepaalde eisen voldoen. Onduidelijke of onjuiste facturen kunnen een indicatie zijn dat de onderaannemer of uitlener zich niet aan de (administratieve) regels houdt, wat een risico voor uw organisatie kan betekenen. Wees hierop alert.

Een factuur moet onder andere deze gegevens bevatten:

• uw naw-gegevens;
• de naw-gegevens van de onderaannemer of uitlener;
• zijn nummer van (inschrijving bij) de Kamer van Koophandel (KvK);
• zijn BTW-nummer;
• de factuurdatum;
• het factuurnummer;
• het in rekening gebrachte bedrag exclusief BTW;
• het van toepassing zijnde BTW-tarief;
• het BTW-bedrag.