5.4 Overzicht houden en opruimen
betrouwbare indicatie
post-itje
Het hoeft niet altijd zo te zijn dat de aanblik van de werkplek in detail vertelt hoe iemand zijn werk ordent. Vaak is het toch wel een redelijk betrouwbare indicatie. Opruimen klinkt ook niet zo belangrijk. Maar dat is het wel! Er gaat veel kostbare tijd verloren omdat iets tijdelijk onvindbaar is: of het nu om die ene brief gaat, dat post-itje of het lijstje met agendapunten voor de middagvergadering. Met een flinke dosis discipline kunt u dat ook zelf. U zit dan met een opgeruimd hoofd aan een opgeruimd bureau in een opgeruimde omgeving.
Er zijn organisaties die hiervoor een professionele organizer inhuren. Die helpt structuur op de werkplek en in de computer aan te brengen.
5.4.1 Het bureau
nauwelijks zichtbaar
plekje voor de rest
Op elk kantoor is wel iemand die nauwelijks zichtbaar achter een bureau met stapels papier en dossiers bluft dat hij precies weet waar alles ligt. Toch is dat maar zeer de vraag. En zelfs áls hij het weet, kan dat tijdverlies opleveren. Want als hij weet dat iets onderaan een stapel ligt, kost het tijd om eerst een plekje te vinden voor de rest, voordat hij het kan pakken. Een opgeruimde werkplek bespaart wel degelijk tijd.
5.4.2 De computer
Op uw bureau, meestal op een prominente plek, staat de computer. Dat ding neemt altijd precies evenveel ruimte in. De chaos zit dan ook van binnen. Soms is het al op de desktop te zien: allerlei mapjes, Word-bestanden en toepassingen: het hele beeldscherm staat vol. Dat kost tijd, want voor elk document is het toch weer even zoeken waar het precies staat. Door te ordenen en het overzicht te houden, is elke keer weer een paar seconden tijdwinst te boeken.
Zorg er dus voor dat uw elektronische archief op orde is en gemakkelijk te raadplegen. Misschien net zo belangrijk: ook de ergernis van ‘iets even niet kunnen vinden’ neemt af.
juiste mapje
Misschien de grootste oorzaak van tijdverlies: e-mail. Op de deleteknop drukken, blijkt een kunst die weinig medewerkers beheersen. En dus raakt de mailbox overvol. En in welk van die vijf mailtjes stond nu de uiteindelijke afspraak? Door de e-mails over verschillende mapjes te verdelen, schept u al een beetje orde in de chaos. Maak hier een terugkerende gewoonte van: beoordeel elke mail na het lezen, en sleep hem naar het juiste mapje. De inbox (en ook de outbox, die wordt nogal eens vergeten) moeten lekker leeg zijn, dat geeft overzicht.
Leren wegblijven van stress met POWER
wanorde
deal gesloten
balans
Het is nog een hele kunst om gezond aan het werk te blijven. Werken volgens het POWER-principe kan daarbij helpen. In het kort moet u aan de volgende voorwaarden voldoen:
- P: Pauzeer. Juíst als u het enorm druk heeft. Anders maakt u ongelukken, omdat u impulsief wilt reageren. Door eerst rustig om u heen te kijken, maakt u veel betere keuzes.
- O: Orden. Als u weet wat u wilt, moet, kunt en mag, is het ordenen zelf een leuke bezigheid. Door wanorde zinken uw creativiteit en energie weg in het moeras.
- W: Werk. ‘Gewoon’ uw agenda volgen en aan de slag. Hiervoor heeft u discipline en concentratie nodig. Het gaat het beste als u prettig wordt uitgedaagd in uw bezigheden en vaardigheden.
- E: Excellleer. Niets is zo deprimerend als zeer regelmatig denken dat u te weinig presteert. Als u lekker in het werk zit, is daarvan geen sprake: u doet waar u goed in bent, en u bent goed in wat u doet. Plezier in uw werk is hier het uitgangspunt. Sta stil bij alles wat u goed gelukt is (een deal gesloten, een lastig telefoontje), geniet ervan en bouw het uit.
- R: Recreëer. Doe in uw vrije tijd iets waar u uitzonderlijk veel plezier aan ontleent. Het maakt niet uit wat het is en of u daar een hele dag of slechts een half uur van geniet. Als u uw werk maar even helemaal loslaat. Dat is moeilijk als u het druk heeft, maar het tóch doen, zorgt voor balans.
Middelvinger
Er is geen vaste volgorde. In tijden van grote drukte pakt u uw POWER-hand (duim = P, enz.) en kiest u één van de vingers. Wat heeft u op dit moment het meeste nodig? En nee, dat is zeker niet altijd uw middelvinger (= Werk).
Gescheiden
huisgenoten
Probeer ook om uw zakelijke e-mailadres te reserveren voor zakelijke contacten. Natuurlijk is het handig om per mail nog even snel een cruciaal ingrediënt voor het avondeten door te krijgen, en prettig als uw huisgenoten u kunnen bereiken. Maar vaak blijft het daar niet bij.
Als intimi en bekenden van u weten dat u uw zakelijke mail altijd onmiddellijk opent, zullen ze daar zeker gebruik van maken. Houd het gescheiden, en laat zakelijke mail ook echt zakelijke mail blijven.
5.4.3 Het kantoor
digitaliseren
Niet alles past in twee bureauladen. In elke kantoorruimte staan kasten opgesteld, vaak met naslagwerken, woordenboeken en wetboeken. Maar ook rijen ordners, keurig op kleur. Die kasten moeten op plekken staan waar iedereen er gemakkelijk bij kan, en medewerkers er weinig of geen last van hebben. Zorg dat het overzichtelijk blijft. En als de kasten vol zijn, hoeft u niet direct de Zweedse meubelmaker te bellen. Schoon eerst het systeem op; er kan vast wel wat weg. Het is raadzaam om de manier waarop u op uw computer alles in mapjes heeft gerubriceerd, ook voor de papieren ordners te gebruiken. Daarnaast: misschien is dit een mooi moment om bepaalde zaken te digitaliseren?