6.3 Aanstellen vertrouwenspersoon
functieprofiel opstellen
onafhankelijk
Voor het aanstellen van een vertrouwenspersoon gaat u niet over één nacht ijs. Het zit al in de naam, de functionaris moet vertrouwen uitstralen. Niet alleen naar u toe, maar ook naar de werknemers. Het is daarom goed om een duidelijk functieprofiel op te stellen, uw kandidaat moet over een aantal belangrijke eigenschappen voorzien. Een goede vertrouwenspersoon heeft de volgende eigenschappen, hij is:
- integer en heeft het vertrouwen van werknemers;
- een goed luisteraar en kan goed zwijgen;
- empathisch, maar kan ook emotie en feiten scheiden;
- sociaal, toegankelijk, oprecht en gezaghebbend;
- heeft enige levenservaring en kan zich inleven in anderen;
- weet hoe hij moet omgaan met vertrouwelijke informatie;
- kan omgaan met weerstand en objectief naar zichzelf kijken;
- kan goed onafhankelijk functioneren;
- heeft goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
- heeft kennis van de juridische zaken in zijn werkveld;
- begrijpt de organisatiestructuur en -cultuur en heeft kennis van de individuele en groepsprocessen die op de werkvloer kunnen spelen.
Zeker als het om seksuele intimidatie gaat, is het goed als mannelijke werknemers bij een mannelijke vertrouwenspersoon terechtkunnen, terwijl vrouwen makkelijker op een vrouwelijke vertrouwenspersoon afstappen. Overweeg daarom een man en een vrouw aan te stellen.
Juiste training
gesprekstechnieken
Om al die taken naar behoren te vervullen, is het van belang dat de vertrouwenspersoon over voldoende kennis en kunde beschikt. Die kan hij opdoen door training en cursussen te volgen. Dergelijke opleidingen en trainingen behandelen verschillende onderdelen van het werk van de vertrouwenspersoon, zoals gesprekstechnieken, psychologie en kennis van juridische zaken.
LVV is het instituut voor vertrouwenspersonen
certificaat
De Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) is het instituut op het gebied van deze functie. De vereniging heeft de laatste jaren een certificeringssyteem opgezet. Daarvoor moeten leden van de LVV eerst een basiscursus volgen. Om hun certificaat te behouden, moet de vertrouwenspersoon permanente educatie volgen, met onder meer na- en bijscholing.
Indicatie
Een LVV-certificaat is niet verplicht, maar het geeft wel een goede indicatie van de kennis en kunde van de vertrouwenspersoon. Hij beschikt dankzij de scholing over een basisniveau om zijn functie in te vullen.
6.3.2 Intern aanstellen
belastend werk
Een grote organisatie zal makkelijker een eigen fulltime vertrouwenspersoon kunnen aanstellen dan een kleine organisatie. Ongeacht of de werknemer zijn taken fulltime of parttime invult, het is belangrijk dat hij daarvoor voldoende tijd krijgt van de werkgever. De belasting van de vertrouwenspersoon mag niet te hoog zijn, het is psychisch belastend werk. Daarnaast moet de medewerker eenvoudig tijd vrij kunnen maken voor ‘binnenlopende’ werknemers met problemen.
Selectie
conflicterende belangen
U kunt een soort voorselectie maken van geschikte kandidaten voor de positie van vertrouwenspersoon. Bij voorbaat vallen er namelijk een aantal kandidaten al af. Bijvoorbeeld een bedrijfsmaatschappelijk werker of personeelsfunctionaris is niet geschikt. Als iemand beide functies bekleedt, kan dat tot conflicterende belangen leiden. Dat moet u voorkomen. Neem daarom in de functieomschrijving op dat er van eventuele conflicterende belangen geen sprake mag zijn.
Download op rendement.nl/arbodossier het stappenplan ‘Aanstellen vertrouwenspersoon’, zodat u een handig hulpmiddel heeft voor de selectie en aanstelling van een vertrouwenspersoon.
6.3.3 Externe vertrouwenspersoon
geen voorkeur
Er is geen uitgesproken voorkeur voor een interne vertrouwenspersoon, zoals er bij preventiemedewerkers wel is. Omdat laagdrempelige toegang erg belangrijk is, lijkt een interne vertrouwenspersoon de voorkeur te hebben.
Tegelijkertijd moet de vertrouwenspersoon wel onafhankelijk zijn, binnen kleine organisaties is dat vaak moeilijk te verwezenlijken. In dat geval kunt u ook een externe vertrouwenspersoon aanstellen. Dan maakt u gebruik van een zelfstandige vertrouwenspersoon of van bijvoorbeeld een arbodienstverlener of brancheorganisatie. Zorg dan wel voor laagdrempelige toegang.
Laagdrempelige toegang
laagdrempelig
Kiest uw organisatie voor een externe vertrouwenspersoon, communiceer dan duidelijk met werknemers hoe zij die persoon kunnen bereiken. Maak dat zo laagdrempelig mogelijk.
Let op: de ondernemingsraad mag meepraten en -beslissen als het aankomt op het aanstellen van een vertrouwenspersoon. Het is immers een onderdeel van de RI&E.Ongeacht of u voor een interne of externe kandidaat kiest.