9.2 Plan van aanpak
werkbaar
Het plan van aanpak is uw houvast voor de uitvoering van het arbobeleid in uw organisatie. Het geeft alle concrete maatregelen weer en er staat in wie welke maatregelen wanneer uitvoert. Probeer het plan zo kort en bondig mogelijk te houden – of kies voor een schematische vorm – om het document leesbaar en werkbaar te houden.
9.2.1 Inhoud plan van aanpak
samenhang
De Arbowet stelt een aantal voorwaarden aan de inhoud van het plan van aanpak. Volgens artikel 5 lid 3 moet het plan van aanpak ten minste bevatten:
- de maatregelen die uw organisatie gaat nemen en de samenhang tussen deze maatregelen;
- de termijn waarbinnen uw organisatie deze maatregelen gaat nemen (tijdpad).
Zorg dat uw plan van aanpak haalbaar is. Een inspecteur gaat op dit punt letten! Bij de toetsing let de deskundige op de financiële, technische en operationele haalbaarheid, maar ook op eventuele weerstand bij werknemers.
Onderwerpen
haalbaarheid
verzuimbeleid
De actiepunten in het plan van aanpak moet u zodanig beschrijven dat een deskundige ze kan toetsen op haalbaarheid. Neem in ieder geval de volgende onderwerpen op:
- de verdeling van bevoegd- en verantwoordelijkheden;
- de plannen voor voorlichting over arbo;
- de volgorde waarin u de risico’s gaat aanpakken;
- het te voeren arbobeleid;
- het te voeren verzuimbeleid;
- een tijdpad;
- de prioritering van de risico’s;
- het overleg met de werknemers of de medezeggenschap;
- de afspraken over de evaluatie;
- de arbodoelstellingen;
- de middelen die ter beschikking staan;
- de activiteiten van uitvoerenden (bedrijfshulpverleners en preventiemedewerkers).
9.2.2 Oplossingen voor risico’s
deadline
gedragswijzigend
Vaak zitten mogelijke oplossingen al in uw achterhoofd tijdens de inventarisatie- en de evaluatiefase. Het is nu zaak deze ideeën te vertalen naar haalbare oplossingen, compleet met deadline en uitvoerder. De maatregelen zijn grofweg in de volgende drie categorieën in te delen:
- organisatorisch: maatregelen zoals het aanpassen van werktijden;
- technisch: maatregelen die het werken veiliger maken;
- gedragswijzigend: maatregelen die het gedrag van werknemers beïnvloeden, zoals het geven van werkinstructies.
Als u het lastig vindt om goede maatregelen te bedenken, kunt u de voorbeeld-RI&E van uw branche gebruiken. Deze RI&E’s sluiten aan op de activiteiten en de situatie in uw branche of bedrijfstak en geven u een overzicht van passende maatregelen per risico.
Maatregelen bij de bron aanpakken
gevaarlijk
urgentie
Maatregelen nemen aan de bron heeft altijd de voorkeur. Volgens de arbeidshygiënische strategie (zie ook paragraaf 8.3) uit de Arbowet is de meest veilige manier om gevaren te voorkomen het wegnemen van de oorzaak (bron) van dat gevaar. U vervangt bijvoorbeeld een gevaarlijke machine door een veilige machine. Lukt dat niet of blijft er nog een restrisico over, dan treft u collectieve maatregelen, zoals het afschermen van gevaarlijke delen van een machine. Qua individuele bescherming kunt u denken aan het afwisselen van taken, waardoor werknemers minder lang een risicovolle taak uitvoeren. Als dit ook niet afdoende is, verstrekt u PBM’s, zoals een helm of veiligheidsbril.
9.2.3 Haalbaarheid
levertijd
Bij het plan van aanpak let u niet alleen op urgentie, maar ook op de haalbaarheid en hoeveel werknemers aan een risico blootstaan. Vergelijk 28 werknemers die bekneld kunnen raken in een gevaarlijke machine met 93 werknemers die kunnen uitglijden op een vochtige ondergrond. Vervangt u dan eerst de machine door een veiliger maar duurder exemplaar met lange levertijd? Of schaft u eerst relatief goedkope antislipmatten aan? U houdt dan rekening met het effect van een maatregel, de eisen in de wetgeving, het draagvlak, de kosten en de omvang van de blootgestelde groep.
rapportage
Staar u niet blind op ideale oplossingen, maar kom in actie. Zorg dat u aan Inspectie SZW kunt uitleggen waarom u voor een bepaalde oplossing heeft gekozen.
9.2.4 Up-to-date houden
Een jaarlijkse schriftelijk rapportage is niet meer nodig, maar het is wel slim om regelmatig te bekijken hoe het met de voorgenomen maatregelen staat. Voor meer draagvlak bespreekt u dit ook met de werknemers. U bent wel verplicht om de RI&E en het plan van aanpak up-to-date te houden. Verandert het aantal werknemers of de aard van het werk, dan moet u dit meteen doorvoeren. Een inspecteur moet een beeld krijgen van de acties die u op dit moment neemt om de arbeidsomstandigheden te verbeteren.
U staat er niet alleen voor
ondernemingsraad
Het opstellen van een plan van aanpak doet u niet alleen. U heeft te maken met verschillende partijen zoals de ondernemingsraad, bedrijfshulpverleners, de preventiemedewerker en eventueel de arbodienst of een arbodeskundige. Ook moet de werkgever alle werknemers op de hoogte brengen van het bestaan van het plan en moet hij ervoor zorgen dat ze het kunnen inzien. Vergeet niet dat de eindverantwoordelijkheid voor de RI&E en het plan van aanpak altijd bij de werkgever ligt.