5.2 Voorwaarden

specifieke voorwaarden

met nettoloon verrekenen

De gerichte vrijstelling van het noodzakelijkheidscriterium geldt dus alleen voor de genoemde categorieën hulpmiddelen. U moet de betreffende vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling uiteraard als eindheffingsloon aanwijzen, aangezien dat de standaardvoorwaarde bij een gerichte vrijstelling is. Verder gelden de volgende specifieke voorwaarden:

• De werkgever moet de hulpmiddelen in het kader van de bedrijfsvoering redelijkerwijs noodzakelijk vinden voor de werknemer. Hierbij zullen steeds de specifieke omstandigheden bepalend zijn. Als u werknemers een eigen bijdrage laat betalen voor een voorziening – bijvoorbeeld vanwege de keuze voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening – doet dit overigens niets af aan de eventuele noodzakelijkheid ervan. U moet deze bijdrage dan met het nettoloon van de betreffende werknemers verrekenen.
• Uw onderneming moet de kosten van het middel dragen en mag deze niet doorberekenen aan de werknemer.
• De werknemer moet de voorziening teruggeven of de restwaarde ervan vergoeden aan uw onderneming zodra u de voorziening niet langer noodzakelijk vindt voor het uitvoeren van de werkzaamheden.

Nodig

een stuk makkelijker

Het valt natuurlijk te verdedigen dat veel werkzaamheden ook zonder bepaalde voorzieningen gedaan zouden kunnen worden. Met andere woorden: de voorzieningen zijn niet zozeer noodzakelijk, maar maken het werk vooral een stuk makkelijker. Dit maakt voor het noodzakelijkheidscriterium echter niet uit, zolang u maar hard kunt maken dat de werknemer de betreffende voorziening zonder meer nodig heeft voor het behoorlijk kunnen uitoefenen van zijn werk.

niet ter discussie

Denk bijvoorbeeld aan een vertegenwoordiger die met een blocnote en pen de bestellingen van al zijn klanten opneemt. Dit is uiteraard mogelijk, maar met een pda (een zakcomputer) of tablet zouden de bestellingen direct in het bedrijfssysteem worden verwerkt. De onbelaste verstrekking hiervan zal dus niet ter discussie staan.

Zakelijkheid

mate van gebruik

Het noodzakelijkheidscriterium lijkt op het vroeger gebruikte zakelijkheidscriterium. Dat laatste is verbonden met het behoorlijk kunnen vervullen van de dienstbetrekking en hier speelt de mate van gebruik een rol. Het noodzakelijkheidsvereiste gaat aan de ene kant een stap verder aangezien iets wat zakelijk is, niet per se ook noodzakelijk hoeft te zijn. Aan de andere kant heeft dit criterium voor vereenvoudiging gezorgd, omdat het bijhouden en aantonen van de mate van (zakelijk) gebruik niet langer nodig is.

Oordeel

bepalend

grote verantwoordelijkheid

Bij het noodzakelijkheidscriterium is het oordeel van de werkgever in eerste instantie bepalend. Het gaat er dus niet om wat de werknemer als voordeel ervaart of wellicht als zodanig zou moeten ervaren, maar of u de bedoeling heeft om met de betreffende vergoeding of verstrekking de werknemer te voorzien van de hulpmiddelen die hij voor zijn werk nodig heeft. Hierdoor hebben werkgevers niet alleen een behoorlijke vrijheid, maar ook een grote verantwoordelijkheid. U wordt immers geacht te kunnen bepalen of in de specifieke situatie van uw onderneming een bepaalde voorziening noodzakelijk is voor de werknemers of niet.

redelijkheidstoets

Het oordeel van de werkgever over wat voor de werknemers noodzakelijke voorzieningen zijn, wordt ingeperkt door de redelijkheidstoets. Zo zal een redelijke werkgever geen navigatiesysteem verstrekken aan een receptioniste, maar wel aan een buitendienstmedewerker.

Indicatoren

daadwerkelijk gebruikt

De duidelijkste indicatie van de noodzakelijkheid van een voorziening is uiteraard het eerdergenoemde feit dat de werknemer deze daadwerkelijk bij de uitvoering van zijn werk gebruikt.

meer expertise

Een andere indicatie is dat de werkgever de kosten ervan voor zijn rekening neemt – omdat hij de voorziening blijkbaar nodig vindt – en beslist over de (vorm van de) voorziening of aan welke randvoorwaarden deze moet voldoen. Dat laatste betekent overigens niet dat werknemers er geen zeggenschap in mogen hebben. Denk aan de situatie dat de werknemer – binnen het gegeven dat een pda of tablet noodzakelijk is – zelf een merk of kleur kan uitkiezen. Of dat de werknemer meer expertise heeft dan de werkgever en dus beter een keuze over de aan te schaffen voorziening kan maken. Dit staat de noodzakelijkheid ervan dan niet in de weg.

Loon

privévoordeel

Als niet aan genoemde voorwaarden is voldaan – bijvoorbeeld bij een software-installatie die niet noodzakelijk is voor de dienstbetrekking – is er sprake van een privévoordeel voor de werknemer. Het kan hierbij ook om een gedeelte van de voorziening gaan. Als de voorziening niet onder het noodzakelijkheidscriterium valt, kan deze mogelijk nog wel als zakelijk hulpmiddel gericht worden vrijgesteld (zie paragraaf 4.2.4). Is dat ook niet mogelijk, dan is er sprake van loon. Dit kunt u of bij de werknemer of als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte verwerken.

Uitruilen

strookt niet

Bij een cafetariasysteem – waaronder een keuzebudget – krijgen werknemers de vrijheid om zelf te bepalen welke vergoedingen en verstrekkingen zij het liefste ontvangen (zie ook hoofdstuk 10). Dit strookt niet met de gedachte achter het noodzakelijkheidscriterium, waarbij juist de werkgever de bepalende partij is. Daarom geldt deze gerichte vrijstelling niet voor voorzieningen die via een cafetariasysteem aan werknemers worden vergoed of verstrekt door het uitruilen van een loonbestanddeel of besteding van keuzebudget.