9.4 XBRL Global Ledger
grootboek
Financiële systemen slaan transactionele gegevens op in gegevensverzamelingen, de zogenoemde grootboeken. Deze gegevens worden gebruikt om te consolideren en te elimineren. De gegevens moeten vaak op geaggregeerd niveau opgenomen worden in diverse rapportages. In dit proces gaan de gedetailleerde gegevens vaak verloren. Daarmee gaat ook de link tussen de gerapporteerde gegevens en de onderliggende details vaak verloren. XBRL Global Ledger (XBRL GL) is binnen de XBRL-familie de standaard, die beschrijft op welke gestructureerde wijze deze gegevens kunnen worden opgeslagen, onafhankelijk van het financiële pakket dat binnen een organisatie wordt gebruikt.
XBRL wordt meestal gebruikt om de eenduidige overdracht van gegevens te faciliteren van plaats tot plaats en organisatie tot organisatie. Vaak gebeurt dat op een geaggregeerd niveau, geschikt voor het onderbouwen van vele beslissingen.
communicatie
XBRL is dus handig in de communicate van de onderneming naar bijvoorbeeld de toezichthouder, van overheidsinstelling naar de centrale overheidsinstelling, van de dochteronderneming naar het ‘hoofdkwartier’, van de leverancier naar de klant. Deze geaggregeerde gegevens zijn vaak voldoende om de ontvangende partijen tevreden te stellen.
9.4.1 XBRL Global Ledger en de details
standaard
Financiële en ERP-systemen registreren alle detailgegevens die nodig zijn om de uitvoering van de transacties te ondersteunen. Vele transacties hebben een financiële impact, die wordt vastgelegd in een financieel systeem waarin de financiële mutaties als journaalposten worden vastgelegd. De transacties in het grootboek zelf worden vaak geaggregeerd in rapportages. In dit proces kunnen gegevens verloren gaan, zeker als de gegevens in de bronregistratie worden verwijderd. Om dit probleem op te lossen, moet er een standaardmanier zijn om de detailgegevens vast te leggen, op te slaan, te communiceren en te aggregeren. Er moet een standaard beschikbaar zijn om alle operationele gegevens en datadefinities in een financieel of ERP-systeem op te slaan. XBRL GL is de standaard waarmee dit mogelijk is.
consolideren
XBRL GL kan:
- ondersteuning bieden bij het (eventueel geautomatiseerd) controleren van een grootboek;
- ondersteuning bieden bij het consolideren van gegevens in een complexe omgeving;
- gedetailleerde informatie leveren in situaties waarin dit gewenst is;
- ondersteuning bieden bij het uitwisselen van financiële gegevens tussen verschillende financiële pakketten
details
kosten- besparing
XBRL Global Ledger – ‘Global Ledger’ en niet ‘General Ledger’ om aan te geven dat alle soorten transactiegegevens worden ondersteund – beschrijft een gestructureerde, breed toepasbare en systeemonafhankelijke manier om alle transactiegegevens vast te leggen van elk financieel systeem. XBRL Global Ledger maakt het mogelijk dat deze transacties worden samengevoegd of geaggregeerd voor een breed scala aan rapportages, met behoud van de mogelijkheid om informatie op te vragen tot in de details.
9.4.2 XBRL Global Ledger en kostenbesparing
De potentiële kostenbesparingen en verbeterde inzichten die XBRL-Global Ledger kan bieden zijn aanzienlijk. Hoewel XBRL Global Ledger al heel lang een onderdeel van de XBRL-standaard is, krijgt het meer aandacht door de opkomst van ‘Big Data’-technologieën, die het mogelijk maken om grote hoeveelheden gegevens van verschillende aard te verwerken (zie paragraaf 9.4.3). XBRL Global Ledger heeft een tijdlang in de belangstelling gestaan als mogelijke vervanger van de XML-Auditfile. De complexiteit van XBRL Global Ledger en de mogelijke overload die de standaard met zich meebrengt, heeft de interesse wat geminimaliseerd. XBRL Global Ledger blijft echter een standaard om mee te nemen in de besluitvorming voor omgevingen waar men de behoefte heeft om gegevens op (financieel) transactieniveau uit te wisselen tussen verschillende systemen.
9.4.3 Big Data
informatiebron
bedrijfs- strategie
Er is bijna geen onderneming meer die geen gegevens verzamelt. Dat kan variëren van simpele NAW-gegevens van personeel of klanten tot financiële data om omzetprognoses mee te kunnen vaststellen. Al deze gegevens vormen een waardevolle informatiebron voor ondernemingen. Door deze grote hoeveelheden informatie op een creatieve manier te benaderen, krijgt u nieuwe inzichten in het reilen en zeilen van uw onderneming. Dit betekent ook dat ondernemingen het gebruik van hun Big Data moeten integreren in de bedrijfsstrategie, want data zijn dan niet langer iets wat alleen in een CRM-systeem staat.
Hoe definieert u Big Data?
Big Data wordt geïdentificeerd aan de hand van drie V’s:
- Volume: steeds meer informatie;
- Velocity (snelheid): de informatie wordt steeds sneller gegenereerd en verzameld, gebruik van informatie verschuift steeds meer naar realtime gebruik van data of gebruik in steeds kortere intervallen.
- Variation (variatie): het type informatie wisselt. Het kan gaan om gestructureerde data uit databases, maar de grote groei zit vooral in de ongestructureerde losse data zoals muisklikken, twitterberichten, scans, beelden en geluiden.
budget
maatwerk
Alleen met een doordachte opzet kunt u helder krijgen waarom Big Data van belang is voor uw onderneming. U moet daarvoor bepalen welke data exact nodig zijn. Ook moet u een kostenafweging maken. Welk budget is nodig om een bepaald Big Data-ontwerp aan te schaffen? Is dat budget wel beschikbaar? Weeg de kosten tegen de baten af: is de aanschaf van Big Data-architectuur de investering waard? Het budget hangt nauw samen met de afweging voor welke oplossing u kiest: kiest u voor een standaard- of een maatwerkoplossing? Een standaardoplossing is in aanschaf waarschijnlijk goedkoper, eenvoudiger in te passen in de ICT-infrastructuur en goedkoper in onderhoud. Op de langere termijn is een maatwerkoplossing misschien toch beter geschikt, omdat deze oplossing volledig op de onderneming wordt aangepast. Bij het opstellen van het plan en deze specifieke onderdelen kunt u het beste direct de ICT-afdeling betrekken. Vergeet ook de juridische kant niet: denk aan de Wet bescherming persoongegevens en gebruik eventueel de principes die de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) heeft opgesteld (zie kader).
Maak gebruik van de OESO-principes
Maak bij uw Big Data-plan eventueel gebruik van de OESO-principes om een goede basis voor bescherming van data en privacy te garanderen:
- Collection Limitation, niet in het wilde weg verzamelen maar rechtmatig verkrijgen, eventueel met kennis en instemming van de betrokkene;
- Data Quality, probeer de juistheid van data te garanderen;
- Purpose Specification, maak duidelijk waarvoor de gegevens worden gebruikt;
- Use Limitation, gebruik de data alleen voor het verzameldoel;
- Security Safeguards, garandeer de veiligheid van uw data;
- Openness, maak bekend welke data u verzamelt en wat u ermee doet;
- Individual Participation, houd het dataproces transparant en laagdrempelig;
- Accountabillity, meestal is de ‘data-controller’ verantwoordelijk voor het naleven van deze principes.