9.3 Universal Business Language (UBL)
nadeel
acties
In plaats van het opsturen van een papieren factuur, kiezen steeds meer bedrijven ervoor om facturen digitaal ter beschikking te stellen. In veel gevallen gebeurt dit nog in pdf-formaat. Het nadeel van pdf is echter dat de informatie niet direct toegankelijk is en dus niet beschikbaar voor geautomatiseerde verwerking. Er bestaan mogelijkheden om pdf-facturen om te zetten in een te verwerken formaat (scan en herken), maar dat vergt dan toch weer een of meerdere extra acties. Daarom heeft de verwerking van digitale facturen op basis van Universal Business Language (UBL), de UBL-standaard, een grote vlucht genomen.
9.3.1 Doelstellingen UBL
UBL heeft in eerste aanleg niet direct met SBR te maken. UBL is een andere standaard dan XBRL en is al ruim tien jaar beschikbaar als format voor elektronisch factureren.
doelstellingen
De doelstellingen van UBL komen wel redelijk overeen met SBR, namelijk:
- standaardisatie;
- digitale geautomatiseerde verwerking;
- betere kwaliteit van gegevens;
- efficiënte processen;
- vermindering van kosten.
9.3.2 E-factureren met UBL
internationaal
E-factureren gebeurt dan ook vaak met UBL, dat door zowel de overheid als leveranciers van boekhoud- en andere standaardsoftwaresystemen wordt ondersteund. De UBL (versie 2.1) is inmiddels internationaal omarmd en officieel aangenomen als internationale ISO/IEC standaard.
Via UBL een factuur sturen die aan alle vereisten voldoet, gebeurt nu al in veel Europese landen omdat ook daar UBL als ‘de facto’-standaard werd gezien.
Voordelen van e-factureren in UBL-formaat
voordeel
Het voordeel van het sturen van facturen in UBL-formaat is dat het heel duidelijk is welke factuurvelden aangeleverd worden en wat de inhoud en betekenis van deze velden zijn. Zo is altijd duidelijk in welk veld het klantnummer staat, in welk veld het factuurbedrag moet komen en in welk veld de in rekening gebrachte BTW moet staan. Op basis hiervan wordt dan een boekingsvoorstel gedaan. Dankzij het gebruik van een UBL-format, dat nu dus de ISO/IEC-standaardstatus heeft gekregen en daarmee ook internationaal het standaardformat is, kunnen facturen probleemloos en efficiënter uitgewisseld worden.
De pdf-factuur blijft van waarde
leesbaar
De oude pdf-factuur blijft van waarde naast de UBL-factuur, omdat het een leesbaar boekingsdocument is voor administrateurs. In de praktijk wordt daarom vaak een factuurset uitgewisseld, bestaande uit een factuur in UBL-formaat en een factuur in pdf-formaat.
9.3.3 Nederlandse (Rijks)overheid en UBL
De Nederlandse overheid wil sinds 1 januari 2017 alleen nog maar UBL-facturen van haar leveranciers ontvangen. Uw onderneming kan e-facturen volgens de overheid als UBL-bericht aanbieden door gebruik te maken van:
- ERP/accountingpakketten uit het netwerk Simplerinvoicing. Facturen uit deze systemen kunnen direct worden ingelezen in de financiële administratie van de overheidsorganisatie waaraan u uw factuur adresseert;
- Digipoort, de digitale brievenbus van de overheid;
- Logius, het leveranciersportaal van de overheid.
9.3.4 UBL en RGS
basis
De reden dat we UBL in dit dossier noemen, is dat als u UBL combineert met RGS, u een belangrijke basis legt voor een volledig geautomatiseerde verwerking van een (inkoop)factuur. Als in het UBL-factuurbericht wordt meegegeven welke RGS-referentiecode van toepassing is op de geleverde dienst of het geleverde goed, kan de factuur volledig geautomatiseerd worden verwerkt in de administratie. Dit gebeurt namelijk door het koppelen van de RGS-referentiecode aan een grootboekrekening (eventueel in combinatie met de gegevens van de betreffende leverancier). Hiermee kunt u een aanzienlijke besparing realiseren op de administratieve verwerking van dit soort gegevensstromen.