11.2. scrum
sprint
Om meer flexibel te werk te gaan bij projecten, kunt u de principes van scrum inzetten. Scrum is een flexibele manier van omgaan met projecten. De kern is dat u in sprints werkt – een tijdsperiode van een halve dag tot maximaal twee weken – zodat u tussentijds kunt toetsen.
Op rendement.nl/managementdossier vindt u handige tools die u inzicht geven over hoe u projecten kunt organiseren en uitvoeren, en meer informatie over hoe u scrum kunt inzetten bij uw projecten.
11.2.1 Scrum
raamwerk
De veelgebruikte watervalmethode leverde onvoldoende resultaat op. De deadlines werden vaak niet gehaald, waardoor budget en tijd werden overschreden. Volgens de Amerikaanse ingenieur Jeff Sutherland moest het anders: flexibeler, wendbaarder. Hij bedacht het scrum raamwerk: een agile manier van projectmanagement binnen de ICT.
Rugby scrum
samenwerking
flow
meeting
De term scrum komt uit de rugbysport. Bij een technische overtreding geeft de scheidsrechter een scrum, een spelhervatting. Tijdens de scrum stellen acht spelers per team zich op. Ze duwen de schouders tegen elkaar en proberen balbezit te krijgen en de bal naar achteren weg te werken. Dit vraagt om een heel goede samenwerking tussen de spelers van hetzelfde team. Het is een moment waarop het team intensief met elkaar samenwerkt en flexibel reageert op veranderingen. Dat is precies de gedachte achter scrum. Het gaat in scrum niet alleen om het raamwerk, maar met name om de intensieve samenwerking binnen het team, met als doel het creëren van flow. Iemand raakt in de flow als hij doelgericht kan werken en alles op rolletjes loopt.
Samenwerking in scrum
Het team komt bijeen in verschillende meetings, allemaal met een ander doel. Dat zorgt ervoor dat het team niet alleen bezig is met het opleveren van de producten, maar ook met de onderlinge samenwerking. Het scrum board (een soort planbord) maakt inzichtelijk wie aan welke taak werkt, in hoeverre deze taak is afgerond en wat de prioriteit is van de verschillende taken.
11.2.2 De verschillende teamrollen
In scrum zijn verschillende rollen omschreven, met ieder een eigen specifieke taak, voor een goed verloop van de meetings en de sprints.
Bij scrum zijn de verantwoordelijkheden van de traditionele projectleider verdeeld over twee rollen: de productowner en de scrummaster. De productowner houdt zich bezig met de waarde van het product en de scrummaster faciliteert, coacht en past de scrumprincipes correct toe.
De productowner
waarde
schakel
backlog
De productowner heeft een belangrijke rol in het optimaliseren van de waarde van de producten die het team oplevert. Met waarde wordt bedoeld: het opgeleverde werk van het team heeft waarde voor de stakeholders. Zaken die geen waarde hebben, daar gaat het team ook niet mee aan de slag. De productowner beheert dit proces. De productowner is de schakel tussen de stakeholders en het scrumteam (de teamleden). Hij krijgt inbreng van de stakeholders en daarmee bepaalt hij de visie op het eindproduct: aan welke randvoorwaarden moet het product onder andere voldoen? De productowner is verantwoordelijk voor het invullen van de backlog. Daarop staan alle taken (stappen) die het team moet uitwerken om tot het eindproduct te komen. De productowner bepaalt de prioriteiten en zorgt voor een goede omschrijving van de taken (gebaseerd op de verwachtingen van het eindproduct).
Tussenproducten
De verschillende taken die het team afrondt tijdens de sprints worden tussenproducten genoemd. De stakeholders geven feedback op de tussenproducten. Aan de hand daarvan bepaalt de productowner welke taken prioriteit hebben en waarmee het sprintteam als eerste aan de slag moet.
Het werkt het beste als de productowner één persoon is en hij mandaat van het team krijgt om besluiten te nemen. Daarnaast is het van belang dat de werknemers in de organisatie weten wat zijn functie is.
De scrummaster
coaching
De scrummaster is de procesbewaker en verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het team tot een zelforganiserend team dat gebruikt maakt van de scrum-methode. Hij ondersteunt het team door het begeleiden van verschillende meetings. De scrummaster doet zelf inhoudelijk niet mee, maar let goed op of het team zich aan de doelstelling van de bespreking houdt. Hij spreekt het team daarop aan en helpt het team om zich hierin te verbeteren. De scrummaster heeft een belangrijke rol bij de stimulering van teamontwikkeling. Hierin staat coaching centraal: bij het ontstaan van een zelforganiserend team, maar ook in conflictsituaties. Voorbeelden van situaties waarbij coaching nodig is, zijn een moeizame onderlinge samenwerking, demotivatie bij teamleden, lastige communicatie of zaken van praktische aard. Een goede scrummaster is op een gegeven moment niet meer nodig, want die heeft het team opgeleid tot een team dat het zelf aankan.
Het idee van scrum is dat het team zich enkel bezighoudt met intensief samenwerken en het opleveren van het (tussen)product. De scrummaster zorg ervoor dat het team dit kan doen door sturing te geven aan het proces en door obstakels weg te nemen die het team tegenkomt.
Het scrum- of sprintteam
realistisch
Het scrum- of sprintteam gaat over het ‘hoe’ (de productowner over het ‘wat’ en ‘waarom’ en de scrummaster over de processen en de samenwerking). Het team werkt tijdens de sprints aan de taken die horen bij het opleveren van de tussenproducten. Dit bepaalt het team in overleg met de productowner. Het team wil een realistische planning waarin wel voldoende te doen is. Het sprintteam werkt zelforganiserend, het bepaalt zelf hoe het de taken invult. De teamleden zorgen er met elkaar voor dat alle taken aan het einde van de sprint zijn afgerond. Iedereen levert zijn bijdrage op basis van zijn kennis, vaardigheden en beschikbare tijd.
Het ideale team bestaat uit vijf tot negen leden met verschillende achtergronden en kennis, die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de resultaten.
Stakeholders
verwachting
Stakeholders zijn geen onderdeel van het scrumteam, want zij werken niet mee aan het product. Maar ze zijn wel belangrijk. Een stakeholder is een persoon of een groep die invloed heeft op het ‘product’ of er een belang bij heeft. Zij geven feedback over de opgeleverde producten en bepalen wat waarde heeft. Zo wil een fabrikant van telefoons graag dat het product past bij de verwachtingen van de klant. Zo bepalen het team en de productowner of zij met de juiste dingen bezig zijn en waarop ze eventueel moeten bijsturen.