8.1 Fraude met geld
kastekort
afstortingen
Fraude met geld kunt u op veel manieren herkennen (zie hoofdstuk 5). Denk aan kastekorten, uitstaande leningen en te late afstortingen bij de bank. Nog gevaarlijker is misschien een situatie waarin nooit een kastekort ontstaat. Dat is niet reëel en kan betekenen dat een fraudeur de zaak naar zijn hand zet. De meest geoefende fraudeurs, weten het verhaal zo te manipuleren dat ze zo min mogelijk aanwijzingen achterlaten. In dit hoofdstuk neemt u een kijkje in de creatieve geest van geldfraudeurs.
Samenwerken met een ‘schatje’
korting
Een veelvoorkomende vorm van financiële fraude is het zogenoemde ‘sweethearting’. Dit fenomeen houdt in dat werknemers in de detailhandel vrienden, familie en bekenden artikelen laten stelen of ongeoorloofd korting geven.
Observeren
recherche-bureau
Een ‘sweetheart’ is dus niet zo’n schatje en springt u of de leidinggevende hopelijk in het oog. Zorgt de komst van een werknemer ervoor dat de diefstalcijfers de pan uitrijzen of dat de kassa regelmatig niet klopt? Overweeg dan om een recherchebureau in te schakelen om de mogelijke fraudeur te observeren (zie hoofdstuk 7).
8.1.1 Voorbeelden van financiële fraude
retourbonnen
omkoping
Waar moet u bij fraude met geld zoal aan denken? Een aantal voorbeelden ter illustratie:
- late afstortingen bij de bank;
- greep uit de kassa, bijvoorbeeld rechtgetrokken door fictieve retourbonnen of – op hoger niveau in de onderneming – door fictieve bestellingen te plaatsen;
- manipuleren van totaaltellingen, kasstaten of kasboeken;
- declaratiefraude: fictieve bonnen declareren, privé-uitgaven laten vergoeden door de onderneming, bonnen kopieren en aan collega’s geven, bonnen manipuleren;
- bonussen van leveranciers incasseren op slapende of eigen rekening, een vorm van omkoping;
- factuurvervalsing: een inkoper krijgt korting van een leverancier en laat de winst op zijn eigen bankrekening storten.
8.1.2 Aanwijzingen
Helaas komt geldfraude in de beste ondernemingen voor. Let dus op de signalen! Maar als er iets niet klopt, wil dat niet meteen zeggen dat er een fraudeur achter zit. Het betekent gewoon dat u dit moet uitzoeken of laten uitzoeken door een externe deskundige.
8.1.3 Achter de kassa
manipuleren
Kassafraude komt veel voor, juist in deze economisch onzekere tijden. Het is verleidelijk voor werknemers om al dat geld dagelijks door de vingers te laten gaan. En met de kassa valt redelijk gemakkelijk te manipuleren.
verkeerd aanslaan
Het is essentieel dat u werkprocessen structureert op een manier dat werknemers automatisch controlemomenten tegenkomen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat personeelskorting alleen via de salarisadministratie kan lopen en niet direct via de kassa.
Kassaprocedure
strenge kassaprocedures
Werknemers kunnen bedragen opzettelijk verkeerd aanslaan om het verdwijnen van geld te verbergen, per ongeluk (expres) de kassalade open laten staan of onterecht kortingen aan vrienden en familie uitdelen. Dat laatste doen ze onder het mom van ‘beschadigde artikelen’ of ‘personeelskorting’. Als de werkdag er dan op zit, kunnen ze de korting onderling verdelen. Maar wat doet u er aan? U kunt al veel bereiken door strenge kassaprocedures op te stellen en te laten ondertekenen door werknemers.
8.1.4 Branche
risicoanalyse
Afhankelijk van de branche waarin u actief bent, moet u in meer of mindere mate aandacht aan mogelijke geldfraude schenken. Het spreekt voor zich dat bijvoorbeeld een bank of winkel hier gevoeliger voor is dan een loodgietersbedrijf. Maar toch moet u er dan nog op bedacht zijn. Als u een risicoanalyse heeft gemaakt (zie hoofdstuk 3), weet u waar de zwakke plekken binnen uw onderneming zitten en past u uw mate van controle hierop aan.
Waterdicht
extra controle
Denk echter nooit dat u een waterdicht systeem heeft gecreëerd. Fraudeurs vinden altijd weer een omweg of een open deurtje. Het blijft dus een kwestie van controleren, terugkoppelen en bedacht zijn op de signalen. Heeft u het vermoeden dat er ergens iets gaande is, dan kunt u extra controles uitvoeren of eventueel een extern aangetrokken forensisch accountant inschakelen.