3.3 Fraudefunctionaris
Om fraude in de hand te houden, is het handig als één persoon zich binnen de onderneming bezighoudt met fraudepreventie. Dat kan een speciaal daarvoor aangenomen fraudefunctionaris zijn. Maar dat hoeft niet per se. Zeker in kleinere ondernemingen is het geen dagtaak. Het is logisch dat een financiële medewerker fraudepreventie in zijn takenpakket heeft, bijvoorbeeld de controller of het hoofd van de administratie.
Belangrijk is dat in elk geval iemand verantwoordelijk is voor fraudepreventie en dat deze werknemer op de hoogte is van de te nemen maatregelen. Waar liggen grenzen, hoe verhouden deze zich tot de cultuur en hoe kan controle een positieve invloed hebben?
Juist in kleinere ondernemingen steekt fraude regelmatig de kop op, omdat functiescheiding (zie hoofdstuk 4) moeilijk te realiseren is en de gedachte overheerst dat er onderling vertrouwen moet zijn.
Extern bureau inschakelen
Ontbreekt het u aan tijd of deskundigheid of is de situatie in uw onderneming complex, dan kunt u overwegen om een externe deskundige in de arm te nemen die uw onderneming doorlicht. Misschien vindt u dat een externe deskundige te kostbaar is en dit niet in verhouding staat tot het pak printerpapier dat hier en daar verdwijnt. Besef dan goed dat het niet alleen gaat om dat pak printerpapier, maar om de totale inrichting van de werkprocessen en de mate van integriteit die de ondernemingscultuur kenmerkt.
Hulp zoeken buiten de deur
Fraude onderzoeken vergt een bepaalde deskundigheid die niet elke onderneming in huis heeft (zie hoofdstuk 7). Daarbij kan het leiden tot emotionele scènes tussen collega’s, waardoor het moeilijk is de situatie objectief af te handelen.
Voordelen
Externe deskundigheid inschakelen biedt in beide gevallen uitkomst. Het brengt wel kosten met zich mee. Het heeft echter grote voordelen:
- Een extern onderzoeksbureau kan gemakkelijker objectief blijven dan een interne fraudefunctionaris, die in feite zijn collega onderzoekt.
- Een professioneel bureau heeft veel kennis en ervaring in huis en leert dagelijks bij door het contact met verschillende klanten en fraudescenario’s.
Kosten
Als u ervoor kiest om fraude te ‘gedogen’ vanwege de kosten van eventuele preventie, werkt dat ook door in de ondernemingscultuur. Onderhuids zullen namelijk ook andere gevolgen voelbaar zijn, omdat het invloed heeft op de werkhouding van werknemers. Dit kan leiden tot indirecte kosten, door bijvoorbeeld de verzuring van zakenrelaties, demotivatie van het personeel en schade aan de reputatie van uw onderneming.