3.2 Fraudeprotocol
Wat gebeurt er bij een indicatie van fraude, wie gaat op onderzoek uit en waar liggen de grenzen? U kunt deze punten opnemen in een fraudeprotocol. Hierin geeft u aan wanneer iets fraude heet en welke stappen onherroepelijk volgen bij het constateren van fraude.
3.2.1 Grenzen vaststellen
In het algemeen kunt u stellen dat mensen frauderen als ze aan de haal gaan met geld of goederen waar ze geen recht op hebben. Het helpt in elk geval om voorbeelden te geven, zodat werknemers weten waar de grenzen liggen. Denk bijvoorbeeld aan collega’s die onnodige kostenposten opvoeren, of goederen afschrijven die nog in goede staat verkeren, voor andere collega’s uitklokken of onterecht zaken declareren.
Tekst in uw fraudeprotocol
U kunt de volgende tekst opnemen in uw fraudeprotocol:
‘[naam van uw onderneming] vindt het zeer belangrijk om fraude te voorkomen en aan te pakken als het zich voordoet. Elke vorm van fraude is onaanvaardbaar. Als het naar buiten komt, kan het flinke gevolgen hebben voor de beeldvorming van contacten en (toekomstige) klanten. Bovendien lokt niet adequaat reageren op fraude nieuwe gevallen van fraude uit. [naam van uw onderneming] voert een speciaal beleid bij constatering van mogelijke fraude.
Fraude komt in verschillende gedaanten voor. De basis ervan is echter steeds dezelfde: mensen eigenen zich geld of goederen toe waar ze geen recht op hebben en tasten daardoor de rechten van anderen aan. Ze doen dat door bijvoorbeeld meer overuren op te voeren dan ze hebben gemaakt, door kostenposten op te voeren terwijl die kosten niet zijn gemaakt of gevoelige informatie door te geven aan derden. Daardoor benadelen ze [naam van uw onderneming] in de uitvoering van haar werkzaamheden.’
3.2.2 Procedure
In het protocol beschrijft u ook de procedure die volgt bij vaststelling van fraude. Meestal begint het met een onderzoek en de beslissing of strafrechtelijke vervolging nodig is. Onrechtmatig verkregen geld of goederen kunt u terugvorderen. Leg ook vast welke sancties uw onderneming de werknemer op kan leggen en wanneer. Ontslag op staande voet kan een uiterste maatregel zijn (zie hoofdstuk 11).
Voor sommige beroepen (bijvoorbeeld accountants) geldt dat het fraudeprotocol altijd op de website van de onderneming moet staan. Alleen interne verspreiding is niet voldoende.
Tekst over procedure in uw fraudeprotocol
In het fraudeprotocol neemt u de procedure als volgt op:
‘Wat wij doen bij fraude: als er onregelmatigheden worden geconstateerd, zal de zaak eerst intern worden onderzocht. Bij een vermoeden van fraude worden maatregelen genomen. Er zal in elk geval aangifte worden gedaan, zodat de zaak strafrechtelijk kan worden onderzocht en vervolgd. Er zal een ontslagprocedure worden gestart als blijkt dat de fraude is gepleegd door een werknemer van [naam van uw onderneming]. Daarnaast zal [naam van uw onderneming] het verduisterde bedrag vermeerderd met gemaakte kosten verhalen op de frauderende partij. Indien noodzakelijk, zal beslag worden gelegd op de (onroerende) goederen van de frauderende partij.
Het fraudeprotocol wordt gepubliceerd op het intranet van [naam van uw onderneming]. Ook krijgen alle werknemers het protocol per post. Het fraudeprotocol zal daarnaast worden gepubliceerd op de internetsite van [naam van uw onderneming].’