6.2 Aanleveren factuur
De Rijksoverheid verwacht dus dat u e-facturen aanlevert. In het contract kan de Rijksoverheid eisen stellen over de wijze waarop u de factuur moet aanleveren.
directe koppeling
Zijn er geen afspraken gemaakt met de overheid, dan zijn er verschillende manieren waarop u een e-factuur kunt aanleveren:
- het e-factuurportaal van de Rijksoverheid (zie paragraaf 6.2.1);
- directe koppeling met Digipoort (zie paragraaf 6.2.2);
- e-factuur indienen via uw softwarepakket (zie paragraaf 6.2.3);
- e-factureren via een dienstverlener (zie paragraaf 6.2.4).
Apart nummer voor overheidsinstellingenHEADER_BREAK
identificatienummer
Omdat niet elke overheidsinstelling een KvK-nummer heeft, wordt elke overheidsinstelling uniek herkend aan de hand van een ander identificatienummer, het zogenoemde Overheid Identificatie Nummer (OIN).
RouterenHEADER_BREAK
Voor bedrijven die willen e-factureren aan een overheidsinstantie wordt als onderdeel van het bericht het OIN van die overheidsinstantie opgenomen. Digipoort gebruikt dit OIN om het bericht naar de desbetreffende overheidsorganisatie te routeren. U kunt dit OIN-nummer opvragen bij de instantie waaraan u wilt e-factureren.
6.2.1 E-factuurportaal van de RijksoverheidHEADER_BREAK
webportaal
De overheid heeft een apart leveranciersportaal voor e-facturatie. Logius zorgt voor dit portaal. U kunt eenvoudig inloggen bij het webportaal, de factuur invoeren en dan direct verzenden. De e-factuur wordt via Digipoort verzonden naar de overheid.
RegistrerenHEADER_BREAK
Om gebruik te maken van het e-factuurportaal moet u zich eerst registreren (zie ‘zelfregistratie e-factuurportaal’ op de website van Logius). Logius controleert de ingevoerde gegevens en stuurt u na akkoord de inloggegevens. U kunt dan aan de slag met het aanmaken en versturen van facturen.
Geschikt HEADER_BREAK
niet veel facturen
Deze methode is niet geschikt voor alle ondernemingen. Het online portaal kunt u het beste gebruiken als u niet veel facturen verstuurt en ze hoofdzakelijk naar de overheid gaan. Daarnaast moet u het niet erg vinden om de facturen handmatig in te voeren. Het voordeel is dat u geen extra kosten hoeft te maken voor het versturen van een e-factuur.
6.2.2 Directe koppeling DigipoortHEADER_BREAK
software
Digipoort is het elektronische postkantoor van de overheid. Uw onderneming moet in dat geval zelf beschikken over software om een factuur te maken in het gewenste formaat. Deze factuur stuurt u dan naar Digipoort. Dit systeem ontvangt het bericht, verzorgt de controle en bevestigt desgewenst de ontvangst van het bericht.
GebruikenHEADER_BREAK
automatiseren
Het versturen van facturen via een directe koppeling met Digipoort is geschikt voor uw onderneming als u:
- het e-facturatieproces volledig wilt automatiseren;
- een rechtstreekse verbinding met Digipoort wilt;
- grotere volumes facturen verstuurt.
BrievenbusHEADER_BREAK
standaardformaat
Er is dus één brievenbus voor elektronische facturen aan de overheid: Digipoort. Deze brievenbus wordt beheerd door Logius. Digipoort is bedoeld voor ondernemingen en overheden. U stuurt uw facturen elektronisch naar Digipoort volgens een standaardformaat dat door alle overheden gelezen kan worden (zie het kader).
Standaardformaat voor gebruik DigipoortHEADER_BREAK
speciale standaard
Uw software moet geschikt zijn om de facturen goed te kunnen genereren conform de gebruikte standaard van de overheid. De overheid gebruikt UBL-OHNL en SETU-OHNL. De eerste standaard is bedoeld voor het inkopen van producten, diensten en werken. Het gaat hierbij om een verbijzondering van de internationale UBL-standaard. Er is een speciale standaard voor het inhuren van tijdelijk personeel (SETU-OHNL). Dit is een verbijzondering van de internationale HRXML-standaard. Deze standaarden zorgen ervoor dat de verzender van de factuur en de ontvanger dezelfde taal spreken.
KoppelingHEADER_BREAK
verdere afhandeling
Digipoort controleert of de e-facturen werkelijk afkomstig zijn van uw onderneming en of ze verwerkt kunnen worden. Vervolgens stuurt Digipoort de e-facturen door naar het juiste ministerie voor verdere afhandeling. Voor de koppeling met Digipoort zijn standaardafspraken gemaakt die zijn vastgelegd in zogenoemde koppelvlakspecificaties.
De koppelvlakspecificaties zijn belangrijk voor de leverancier van uw boekhoudpakket. Deze laatste moet namelijk zorgen dat er vanuit uw boekhoudsysteem een koppeling tot stand wordt gebracht met Digipoort.
CertificaatHEADER_BREAK
ondertekening
beveiligde verbinding
Voor veilige communicatie met Digipoort wordt gebruikgemaakt van een digitaal certificaat, te weten een PKIoverheid services certificaat. Dit certificaat is nodig voor de ondertekening van elektronische facturen. Na het ondertekenen kan een bericht niet meer onopgemerkt gewijzigd worden. De volgende stap is het opzetten van een beveiligde verbinding. Tussen uw computer en Digipoort wordt met het genoemde certificaat een beveiligde verbinding opgezet, waardoor uw bericht veilig wordt getransporteerd.
Hoe werkt de beveiliging van PKIoverheid? HEADER_BREAK
sleutelpaar
niet onbeperkt houdbaar
PKIoverheid staat voor Public Key Infrastructure voor de overheid en is voor het beveiligen van elektronische overheidsdiensten. PKI werkt met sleutelparen: geheime en publieke sleutels. Sleutels zijn getallen of tekenreeksen. De in PKI gebruikte algoritmen combineren die sleutels op wiskundige wijze met de inhoud van het bericht. Ondertekening en versleuteling worden verricht met sleutels die worden uitgegeven door certificaatuitgevers (CSP’s).
GeldigheidHEADER_BREAK
De certificaten zijn niet onbeperkt houdbaar. U kunt maar een beperkt aantal jaren van de certificaten gebruikmaken. Is het PKIoverheid services certificaat verlopen, dan moet u een nieuwe aanvragen.
Het is verstandig om ruim voor het einde van de geldigheidsduur van het certificaat een nieuwe aan te vragen. De aanvraagprocedure heeft namelijk wel de nodige doorlooptijd.
Processen
communiceren
Het PKIoverheid services certificaat heeft uw onderneming nodig om rechtsgeldig te kunnen communiceren met de overheid via Digipoort. Er zijn twee processen waarvoor uw onderneming een certificaat nodig heeft bij de communicatie via Digipoort, te weten:
- Om het bericht dat uitgewisseld wordt te ondertekenen. Een certificaat is feitelijk het digitale identiteitsbewijs van de afzender van een elektronisch bericht. Daarmee weet de ontvanger van het bericht van wie het afkomstig is. Het gaat dan om de eerdergenoemde authenticatie (identiteit en integriteit).
- Om tussen uw computer en Digipoort een beveiligde verbinding op te zetten, waardoor uw bericht veilig wordt getransporteerd.
Als u elektronisch gaat factureren aan de rijksoverheid via Digipoort moet u er dus alert op zijn dat u beschikt over een PKIoverheid services certificaat.
Het PKIoverheid services certificaat kunt u ook gebruiken voor het uitwisselen van andere elektronische berichten via Digipoort, zoals de BTW-aangifte en statistieken voor het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS).
AanbiedersHEADER_BREAK
kosten
Aan het verkrijgen van een PKIoverheid services certificaat zijn wel kosten verbonden. Ze worden uitgegeven door enkele commerciële aanbieders. Verder moet u altijd goed afstemmen of uw softwareleverancier met een dergelijk certificaat overweg kan.
Van de volgende partijen is bekend dat ze certificaten verstrekken:
- Cleverbase (www.cleverbase.com);
- Digidentity (www.digidentity.nl);
- KPN (www.certificaat.kpn.com);
- QuoVadis (www.quovadisglobal.nl).
StappenHEADER_BREAK
voorbereidingsfase
inbouwen
Om uw onderneming aan te sluiten op Digipoort moet u de volgende stappen doorlopen:
- U start met de voorbereidingen voor het aansluiten op Digipoort (voorbereidingsfase). In deze fase zorgt u voor alle benodigde informatie, bepaalt u de impact voor uw onderneming en regelt u de benodigde technische capaciteit. Het is verstandig om ook een aansluitplan te maken.
- De infrastructuur van uw netwerk moet facturen naar Digipoort kunnen sturen. U moet zorgen voor een goede beveiligde verbinding (HTTPS) en netwerkconnectiviteit.
- Zorg voor de koppeling tussen uw onderneming en de brievenbus van de overheid (Digipoort). Voor het versturen van e-facturen aan de overheid moet u beschikken over het zogenoemde WUS-koppelvlak. In deze stap worden de certificaten aangevraagd en het koppelvlak ingericht. Het gaat hierbij dus om het inbouwen van de techniek in uw administratiesoftware.
- Uw financiële software moet zodanig zijn ingericht dat u facturen kunt maken, die voldoen aan de gebruikte standaard (zie kader aan het begin van deze paragraaf).
- Het aansluiten van uw onderneming op Digipoort. Via een aanvraagformulier geeft u vooraf enkele bedrijfsgegevens door aan Logius. U hoeft verder geen aparte activiteiten uit te voeren om met Digipoort aan de gang te kunnen. Vanzelfsprekend moeten het certificaat, uw software en de aansluiting op Digipoort vooraf geregeld zijn. Na het testen van de verbinding kunt u aan de slag met Digipoort.
6.2.3 E-factuur indienen via uw softwarepakketHEADER_BREAK
eenvoudig
E-facturatie raakt steeds meer ingeburgerd. Met de meeste boekhoud- en facturatiesoftware in Nederland kunt u vrij eenvoudig e-factureren. Voor het e-factureren met de Rijksoverheid gelden echter andere standaarden.
SimplerinvoicingHEADER_BREAK
UBL
Controleer of uw leverancier samenwerkt met Simplerinvoicing, zodat u ook kunt e-factureren met de overheid. Simplerinvoicing maakt gebruik van de UBL-standaard. Deze standaard zorgt ervoor dat alle gegevens op een gestructureerde manier op de factuur staan.
Simplerinvoicing is een netwerk van dienstverleners met koppelingen tussen verzenders en ontvangers van e-facturen. Hierdoor kunt u ook e-factureren met de overheid, omdat ze zijn aangesloten op Digipoort.
GebruikenHEADER_BREAK
andere partijen
Het gebruik van een eigen softwarepakket en Simplerinvoicing is ook geschikt voor uw onderneming als u:
- het factuurproces volledig geautomatiseerd wilt ondersteunen;
- ook aan andere partijen e-facturen wilt sturen;
- kleine en grote factuurvolumes verstuurt.
6.2.4 E-factureren via een dienstverlenerHEADER_BREAK
Heeft uw onderneming zelf geen mogelijkheid om zich rechtstreeks aan te sluiten op Digipoort, dan kunt u dat ook doen via een dienstverlener. In de meeste gevallen maakt u dan gebruik van een Billing Service Provider (BSP).
IntermediairHEADER_BREAK
interface
In dat geval levert u via uw eigen softwarepakket de factuur af bij de Billing Service Provider. Of u kunt de factuur opmaken via een door de Billing Service Provider aangeboden interface. De Billing Service Provider levert de factuur dan aan bij de overheid via Digipoort. Eventuele kosten komen voor rekening van uw onderneming.
Mocht u op zoek zijn naar een geschikte intermediair of leverancier met een directe aansluiting op Digipoort, dan vindt u daarvan een overzicht op de website van Logius.