1.3 Opstellen van debiteurenbeleid

Het risico dat een klant niet betaalt, is nooit 100% uit te sluiten. Uw onderneming kan het risico wel verkleinen door een duidelijk debiteurenbeleid te formuleren.

doel debiteurenbeheer

Het uiteindelijke doel van het debiteurenbeheer is tweeledig:

Het betalingsgedrag van klanten kan sterk verschillen. Naast de klanten die standaard op tijd betalen, blijft er altijd een groep notoire wanbetalers bestaan. Met een systematische aanpak laat uw onderneming zien dat er niet met haar valt te sollen en dat ze werk maakt van het debiteurenbeleid. De klanten van uw onderneming weten zo precies waar zij aan toe zijn.

1.3.1 Risico’s inventariseren

problemen

Als eerste stap van een gestroomlijnd debiteurenbeleid zet u voor uw onderneming alle mogelijke problemen en risico’s betreffende de debiteuren op een rijtje. Denk aan een indeling in risicocategorieën (bijvoorbeeld gebaseerd op de betaalhistorie) en de bestedingslimieten (gebaseerd op bijvoorbeeld de informatie van kredietbureaus).

Betalingsherinnering

uitvoerbaar

Het is relatief eenvoudig om beleid te formuleren rond betalingsherinneringen, maar wat doet u als een klant opeens over de door uw onderneming ingestelde bestedingslimiet heengaat? Hoe gaat u het gesprek dan aan? Het debiteurenbeleid is niet alleen een kwestie van formuleren, het moet in de praktijk uitvoerbaar zijn. Het uitstippelen van debiteurenbeleid betekent niet dat uw onderneming geen enkel risico meer loopt. Dankzij goed debiteurenbeleid heeft uw onderneming wel invloed op de hoogte van die risico’s. En niet onbelangrijk: u zit er bovenop wanneer er sprake is van een betalingsachterstand.

1.3.2 Einddoel debiteurenbeleid

factuur op tijd betalen

individuele gevallen

Het einddoel van het debiteurenbeleid is voor elke onderneming hetzelfde: zorgen dat de klant de factuur op tijd betaalt. De manier waarop uw onderneming dit vormgeeft, is afhankelijk van de bedrijfscultuur, de omvang van uw onderneming, de branche en het afzetkanaal. Het debiteurenbeleid dat u voert, moet hoe dan ook bij uw onderneming passen. Soms past een coulant beleid bij traag betalende klanten beter bij uw onderneming dan een hardere aanpak. Sowieso is het verstandig om een bandbreedte aan te houden om bij individuele gevallen af te kunnen wijken van het beleid. De werknemers van uw onderneming moeten de ruimte hebben voor een eigen afweging. Een oplossingsgerichte aanpak kan bij de klanten goodwill kweken waardoor ze sneller geneigd zullen zijn te betalen.

1.3.3 Wettelijke regels

normale omgangsnormen

Bij het bepalen van het debiteurenbeleid van uw onderneming bent u gebonden aan de wettelijke regels. In de volgende hoofdstukken komen deze regels uitgebreid aan de orde. Een regel die is vervat in de wet maar eigenlijk gewoon een kwestie van normale omgangsnormen is, is dat een debiteur die in verzuim is een schriftelijke aanmaning krijgt. Hij is in verzuim door bijvoorbeeld het verstrijken van de overeengekomen betalingstermijn of door het ontvangen van een ingebrekestelling waarna de betaling vervolgens uitblijft. De aanmaning moet voldoen aan de wettelijke richtlijnen.

Incassotraject

consumenten

Sinds 1 juli 2012 is de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten van toepassing (Wet Incassokosten). In deze wet zijn het incassotraject en de hoogte van de incassokosten geregeld (zie uitgebreider hoofdstuk 7). Als uw onderneming zaken doet met consumenten, is deze wet bindend. Met zakelijke klanten kan uw onderneming andere afspraken vastleggen in de algemene voorwaarden of in de overeenkomst. Dit is één van de maatregelen van het kabinet om op tijd betalen af te dwingen.