6.4 Archiverend van vacature naar contract
aannemen
In het proces van een sollicitatie naar een arbeidscontract verwerkt uw organisatie veel persoonsgegevens over een werknemer. Maar welke gegevens mag u van kandidaten verwerken en hoelang mag u deze gegevens bewaren? En wat als u een kandidaat niet aanneemt na de sollicitatieprocedure? Mag u zijn cv bewaren voor het geval er een andere passende functie vrijkomt?
6.4.1 Verwerking van persoonsgegevens
bewaarplicht
afwijzing
Gegevens van sollicitanten zijn ook persoonsgegevens die uw organisatie verwerkt en vallen daarom onder de bewaarplicht die uiteen wordt gezet in de AVG. Persoonsgegevens van een sollicitant mag u tot vier weken na de afwijzing van de kandidaat bewaren.
De AVG is er duidelijk over dat werkgevers persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk mogen bewaren. Op Rendement Online ziet u in de infographic Bescherm persoonsgegevens van werknemers de belangrijkste aandachtspunten.
Één jaar bewaren
toestemming
Stel dat de standaardsollicitatieprocedure in uw organisatie zes weken in beslag neemt. Dan wordt het een beetje lastig en onpraktisch om de cv’s tussentijds te verwijderen. In dit specifieke geval kunt u vooraf toestemming vragen aan de sollicitant om zijn cv langer te bewaren. Geeft een kandidaat uitdrukkelijk toestemming voor het bewaren van zijn cv, dan mag u de cv tot maximaal één jaar na de beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaren. Neemt u de kandidaat aan, dan legt u een personeelsdossier aan voor die werknemer. Voor alle gegevens die in dit dossier worden verwerkt, moet er een grondslag zijn!