6.3 Hoe bewaart u de gegevens?
inventarisatie
Na de inventarisatie van wat bewaard moet blijven en hoelang, is het tijd voor het organiseren van het archiveren. Met andere woorden, hoe bewaart u de gegevens en wat is hiervoor nodig? Begin met het bepalen van het archiveringsbeleid. Daarna krijgen zaken als rollen en verantwoordelijkheden, processen en IT-systemen invulling.
6.3.1 Archiveringsbeleid
weggooien
Een goed archief valt of staat met een archiveringsbeleid. Hierin moet u zeker ook principes vastleggen, zoals ‘weggooien, tenzij’, oftewel dat alles direct wordt weggegooid, tenzij daar een goede reden voor is.
6.3.2 Het archiveringsproces van gegevens
metadata
Om het bewaren van de juiste gegevens op de juiste manier en voor de juiste periode te garanderen, is een helder proces nodig. Een basisprincipe is dat archiveren start bij de bron. Dit heeft ermee te maken dat bepaalde informatie over de gegevens die u creëert en opslaat, nodig is om ze later terug te kunnen vinden in het archief. In vaktermen wordt dit metadata genoemd (zie paragraaf 5.4).
Als u bij het aanmaken van een arbeidsovereenkomst niet de juiste metadata meegeeft – zoals wie de eigenaar van het document is of waar de overeenkomst over gaat – is het lastig om de overeenkomst op de langere termijn beheersbaar te bewaren.
6.3.3 De archiefapplicatie
duurzaam
Uiteindelijk is het archief de plaats waar gegevens voor een langere periode onveranderbaar en duurzaam worden opgeslagen. In het geval van digitale opslag wordt hiervoor vaak een archiefapplicatie ingezet, die losstaat van de operationele systemen zoals het salarissoftwarepakket.
Verplaatsen en verwijderen
contract
duplicatie
De gegevens van bijvoorbeeld werknemers worden na verwerking en na afloop van het contract verplaatst naar de archiefapplicatie. De volgende stap is het verwijderen van de gegevens uit het salarissoftwarepakket, de bijbehorende back-ups en andere gelinkte systemen. Door dit te doen, voorkomt u duplicatie van informatie in uw organisatie. In het geval van fysieke gegevensopslag gelden dezelfde principes. Bij archivering is het belangrijk om alle andere kopieën van de bewaarde documenten te verwijderen.