6.2 De impact van bewaren

nodig

In de vorige hoofdstukken is uitgebreid ingegaan op het inventariseren en weggooien van alle gegevens die niet meer nodig zijn, of waarvoor het wettelijk vereist is om deze te vernietigen.

Wat overblijft wordt bewaard. Voor al deze gegevens moet u nagaan wat de wettelijke bewaartermijn is, en als die er niet is, moet u zelf een bewaartermijn bepalen, zodat duidelijk is wanneer u de betreffende documenten moet wegooien.

6.2.1 Bewaartermijnen

data­minimalisatie

Zoals u in hoofdstuk 3 kon lezen, gelden er voor verschillende categorieën van documenten verschillende minimale en maximale bewaartermijnen. Als de minimale bewaartermijn bereikt is, kunt u documenten weggooien. Dit zorgt voor dataminimalisatie en een overzichtelijk archief. Als de maximale bewaartermijn is bereikt, moet u de documenten weggooien en mag u ze dus niet langer bewaren.

6.2.2 Operationele processen

Als de bewaartermijnen eenmaal zijn vastgesteld, kan de balans worden opgemaakt met de verschillenden afdelingen in uw organisatie. De bewaartermijnen kunnen verstrekkende gevolgen hebben voor de werking van belangrijke processen binnen de organisatie.

cv

uitzondering

Zo mag uw organisatie cv’s van sollicitanten niet meer dan vier weken na de beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaren. Dat betekent dat de HR-afdeling en iedereen die de cv’s heeft ontvangen deze moet verwijderen. Hierop bestaat gelukkig wel een uitzondering. U leest hier meer over in paragraaf 6.4.