2.3 Sluitende rittenregistratie
Via een rittenregistratie kan worden bewezen dat de werknemer de auto van de zaak jaarlijks voor maximaal vijfhonderd privékilometers gebruikt. Die rittenregistratie moet dan wel sluitend en controleerbaar zijn.
Als u de bijtelling wegens privégebruik voor de auto van de zaak achterwege laat op basis van een sluitende rittenregistratie, neemt uw onderneming de verantwoordelijkheid voor eventueel onrechtmatig privégebruik. Naheffingen komen hierdoor voor uw rekening.
Gegevens
sluitend
Een rittenregistratie is sluitend als deze de volgende informatie bevat:
- autogegevens: het merk, type en kenteken van de auto en de periode waarin de auto ter beschikking staat (opname van begin- en einddatum van beschikkingsperiode);
- ritgegevens (een rit is de enkelereisafstand tussen twee adressen): datum, ritnummer (per dag te nummeren), begin- en eindstand kilometerteller, vertrek- en bezoekadres, de (afwijkende) route als het niet om de gebruikelijke route gaat, het doel van de rit (privé of zakelijk) en eventuele privé-omrijdkilometers (bij een gemengde rit).
meerdere gebruikers
Als de auto van de zaak meerdere gebruikers heeft, moet in de rittenregistratie ook worden opgenomen wie welke rit heeft gemaakt. Op Rendement Online vindt u een handige tool voor rittenadministratie personenauto’s.
U kunt de juistheid van een rittenregistratie controleren aan de hand van bijvoorbeeld de kantooragenda’s, digitale routeplanners, garagenota’s en opgelopen verkeersboetes. Bewaar deze gegevens bij uw loonadministratie, als ondersteunend bewijs richting de Belastingdienst.
Geautomatiseerd
schriftelijke rapportage
ondersteunend bewijs
De rittenregistratie mag onder voorwaarden ook geautomatiseerd gebeuren via een rittenregistratiesysteem. Zo’n rittenregistratiesysteem legt automatisch per rit diverse gegevens vast waarvan een schriftelijke rapportage mogelijk is. De bestuurder hoeft alleen zelf aan te geven of de rit zakelijk of privé is. Op Rendement Online vindt u een marktanalyse rittenregistratiesystemen.
Keurmerk
De leveranciers van deze systemen hebben in overleg met de Belastingdienst het Keurmerk RitRegistratieSystemen ontwikkeld. Bij gebruik van zo’n gecertificeerd systeem staat de output van de registratie voor de fiscus niet meer ter discussie: de rittenregistratie wordt geacht sluitend te zijn. Wel kan de Belastingdienst aan de hand van de rapportage controleren of een rit zakelijk of privé was. Hierdoor is het bewaren van ondersteunend bewijs (zie hiervoor) nog van belang.
Op de website keurmerkritregistratiesystemen.nl vindt u informatie over het keurmerk dat leveranciers van rittenregistratiesystemen en Belastingdienst hebben ingesteld.