1. Een auto ter beschikking stellen aan werknemers

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Salaris Rendement

Publicatiedatum: augustus 2020

Uw onderneming kan een (bestel)auto ter beschikking stellen aan de werknemers. Over veel zaken moet uw onderneming dan afspraken maken, zoals over het gebruik ervan, welke kosten rond die auto voor rekening van de werkgever komen en wat er gebeurt bij uitdiensttreding. Ook al heeft meestal maar een klein deel van de werknemers een auto van de zaak, u moet voor een fiscaal juiste afhandeling zorgen!

nodig

voorwaarden

Werknemers kunnen een (bestel)auto van de zaak ter beschikking krijgen omdat zij een auto nodig hebben voor bijvoorbeeld klantenbezoek of woon-werkverkeer of omdat dit nu eenmaal een bedongen arbeidsvoorwaarde is. De voorwaarden voor het gebruik van de auto van de zaak worden meestal vastgelegd in een gebruikersovereenkomst of een autoregeling die als bijlage bij de arbeidsovereenkomst wordt gevoegd.

Op rendement.nl/salarisdossier vindt u een modelovereenkomst en een checklist als hulpmiddel bij het opstellen van een (nieuwe) autoregeling.

fiscale spelregels

Bij een auto van de zaak is het van groot belang dat u de fiscale spelregels goed op een rijtje heeft. U kunt werknemers voor de afgelegde kilometers met de auto van de zaak in elk geval geen onbelaste reiskostenvergoeding geven. Er is namelijk sprake van vervoer vanwege de werkgever.

1.1 Wanneer is er sprake van een auto van de zaak?

Allereerst is het belangrijk om te weten wanneer er fiscaal precies sprake is van een (bestel)auto van de zaak. Dat is namelijk niet alleen het geval als u fysiek een auto ter beschikking stelt aan werknemers, maar ook als uw onderneming (nagenoeg) alle kosten van de eigen auto van de werknemer voor haar rekening neemt. De Belastingdienst ziet dit...

1.2 Eigen wagenpark of leasen

Bij de keuze om een (bestel)auto van de zaak ter beschikking te stellen aan werknemers, kan uw onderneming twee wegen inslaan: koop of lease. Kopen gaat ten koste van het ondernemingskapitaal. Leasen is een vorm van huurkoop (zie hierna) waarbij u een maandelijks bedrag aan de leasemaatschappij betaalt. Dit bedrag is een ‘normale’ zakelijke...

1.3 Gebruik van de auto

De belangrijkste zaken die u contractueel moet vastleggen zijn van financiële aard. Maar ook over het gebruik van de auto van de zaak moet u duidelijke afspraken maken met de werknemer, om discussies achteraf te voorkomen. De terbeschikkingstelling van een auto van de zaak is onderworpen aan de wettelijke bepalingen van het arbeidsrecht. Deze zijn...

1.4 Brandstofkosten

Uw onderneming kan over de verrekening van de brandstofkosten voor de auto van de zaak diverse afspraken maken met de werknemer of de leasemaatschappij. Brandstof bij fullservice contract inbegrepen Bij het gebruik van leaseauto’s betaalt uw onderneming de leasemaatschappij een vast bedrag per maand. Bij de keuze voor een fullservice leasecontract...

1.5 Parkeerkosten

Het is zinvol om in de gebruikersovereenkomst vast te leggen wie welke parkeerkosten rond de auto van de zaak voor zijn rekening neemt. Het hangt van de parkeergelegenheid af of uw onderneming deze onbelast kan vergoeden, verstrekken of ter beschikking kan stellen. Er zijn fiscaal diverse parkeersituaties mogelijk bij de auto van de zaak:...

1.6 Onderhoud en reparaties

Elke auto vraagt om regelmatig onderhoud, zoals olie verversen of bijvullen, zomer- en winterbanden, nieuwe banden en de verplichte apk-keuring. Het is de verantwoordelijkheid van de werknemer om het reguliere onderhoud tijdig te laten verrichten, conform de richtlijnen van de leasemaatschappij of zoals omschreven in het serviceboekje van de...

1.7 Schade

Een ongeluk zit in een klein hoekje. Ook parkeerschade zonder afzender is een bekend fenomeen, net als het tanken van de verkeerde brandstof. Bij een auto van de zaak moet vooraf duidelijk zijn (vastgelegd) wie verantwoordelijk is voor eventuele schade: uw onderneming of de werknemer. Als schade ontstaat terwijl de werknemer de auto van de zaak...

1.8 Boetes

Boetes voor verkeersovertredingen, zoals parkeerbonnen en snelheidsboetes, kunt u verhalen op de werknemer. Dit geldt voor álle boetes, ook bij kleine verkeersovertredingen. Verkeersboetes zijn namelijk ‘schade ontstaan door verwijtbaar handelen, opzet of roekeloos rijgedrag’ (zie paragraaf 1.7). Uw onderneming kan er uiteraard ook voor kiezen om...

1.9 Vervangende auto

Als het gebruik van de auto van de zaak tijdelijk onmogelijk is – bijvoorbeeld door onderhoud – is er afhankelijk van de afspraken vaak recht op vervangend vervoer. Meestal wordt dan een auto ingezet die qua type en prijsklasse vergelijkbaar is. Soms is afgesproken dat het recht op vervangend vervoer pas ontstaat als het onderhoud bijvoorbeeld...

1.10 Alternatieven voor de auto van de zaak

Een auto van de zaak is niet altijd de beste keuze. Heeft een auto een relatief lage cataloguswaarde en maakt de werknemer weinig zakelijke kilometers, dan is een kilometervergoeding vaak goedkoper dan het verstrekken van een auto van de zaak (zie ook paragraaf 1.10.1). Daarnaast kan uw onderneming ook kiezen voor een fiets van de zaak (zie...

U bent hier