6.3 Voorwaarden aanpassen
update
Als u een paar jaar geleden een gedegen set algemene voorwaarden heeft laten maken, heeft u er daarna mogelijk niet meer naar omgekeken. En zolang alles soepel functioneert, zult u waarschijnlijk ook geen behoefte voelen om verbeteringen aan te brengen. Toch is een update van de voorwaarden – maar ook uw overeenkomsten – van tijd tot tijd nodig.
Wat is nu nog overmacht en onvoorzien?
Veel omstandigheden die vóór 2020 nog niet te voorzien waren, zijn dat nu wel. Als u nu een overeenkomst sluit, moet u ook rekening houden met de mogelijkheid van een pandemie en alle daarmee samenhangende maatregelen.
nieuwe contracten
overmacht
Oude contracten kunnen in principe ongemoeid blijven. Bij nieuwe contracten moet u bedacht zijn op voorheen ‘ondenkbare’ crisissituaties. Dat kan ook door niets op te schrijven en de wet te volgen, als het maar een bewuste keuze is. De wet bepaalt dat u geen verwijt kan worden gemaakt van tekortkomingen die het gevolg zijn van overmacht. Het moet dan gaan om een oorzaak buiten uw schuld, die ook niet voor uw risico komt. In dat geval heeft u het recht om de overeenkomst te ontbinden.
Als u toch iets over onvoorziene situaties in een overeenkomst opneemt, zorg dan altijd voor een duidelijke beschrijving van de toepasselijke situaties én de gevolgen.
Formaliteiten
aanvullende overeenkomst
Een beklonken overeenkomst kunt u niet zomaar wijzigen. U moet dan enkele formaliteiten in acht nemen. Het tussentijds wijzigen van algemene voorwaarden – die al van toepassing zijn op de overeenkomst – wordt namelijk gezien als een aanvullende overeenkomst. Deze aanvullende overeenkomst moet u eerst laten accepteren door de andere partij.
6.3.1 Eenzijdig wijzigen
wijzigings-beding
Het komt geregeld voor dat een onderneming in de algemene voorwaarden opneemt dat zij deze eenzijdig mag wijzigen. Heeft u in uw huidige algemene voorwaarden nog niet zo’n wijzigingsbeding staan, dan doet u er goed aan om voor nieuwe overeenkomsten algemene voorwaarden toe te passen die wél een dergelijk beding bevatten. Anders kunt u de algemene voorwaarden van lopende overeenkomsten niet wijzigen, tenzij uw klant daar expliciet mee instemt.
De tekst van een wijzigingsbeding hoeft niet ingewikkeld te zijn. U kunt opnemen: ‘Wij kunnen deze algemene voorwaarden tussentijds eenzijdig wijzigen of aanvullen, bijvoorbeeld in geval van wetswijzigingen. In zo’n geval zullen wij u tijdig informeren over de wijzigingen.’
6.3.2 Wijzigingen in het nadeel van klant
neutrale aanpassing
Vaak zal het gaan om wijzigingen die niet in het nadeel zijn van uw klant, maar om neutrale aanpassingen die bijvoorbeeld het gevolg zijn van wetswijzigingen. Zo hebben een tijdje terug Jan en alleman hun voorwaarden moeten aanpassen door de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
nadeel
Maar u mag op basis van het wijzigingsbeding ook aanpassingen doorvoeren in uw algemene voorwaarden die in het nadeel zijn van uw zakelijke klanten. Stel dat u de rente over openstaande facturen wil verhogen of de standaardlevertijd van uw producten wat wil verlengen, dan is dat mogelijk.
Overeenkomst beëindigen
beëindigen
Dit kan zelfs als uw klanten consumenten zijn, maar zij hebben bij wezenlijke veranderingen in hun nadeel vervolgens wel het recht de overeenkomst te beëindigen. Uw zakelijke klanten hebben die mogelijkheid niet.
billijkheid
Natuurlijk zit er wel een juridische grens aan dergelijke wijzigingen. Die wordt bereikt als een nieuwe voorwaarde zodanig onrechtvaardig is dat toepassing daarvan op grond van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is. In dat geval mag de zakelijke klant de voorwaarde vernietigen.
Maak het uw klant niet al te moeilijk
risico’s inschatten
Heeft u een wijzigingsbeding in uw algemene voorwaarden opgenomen? En staat er bijvoorbeeld verderop dat de wederpartij die wijzigingen kan terugvinden in een landelijk dagblad, dan is zo’n beding onredelijk bezwarend voor de wederpartij. Die kan op deze manier niet meer de risico’s van het contract inschatten. Daarnaast mag u als gebruiker van algemene voorwaarden ook niet van uw wederpartij verwachten dat zij op zo’n actieve manier de landelijke pers in de gaten houdt. Voor een wederpartij die te maken heeft met meerdere algemene voorwaarden waar deze bepaling in voorkomt, is het zo goed als onmogelijk om te controleren of de voorwaarden van één van de contractpartijen misschien zijn gewijzigd.
Klantvriendelijk
zachte landing
online
datum
Dat u de juridische mogelijkheid heeft uw klanten nadelige wijzigingen op te leggen, betekent nog niet dat het ook slim is om dat te doen. Als u de goede relatie met uw klanten wilt behouden, is het verstandig te zorgen voor een zachte landing van de wijzigingen. U kunt dat doen door uw klanten een brief te sturen. Dit kan op papier, maar bij een onlineovereenkomst natuurlijk ook via de mail. In de brief meldt u dat de algemene voorwaarden gewijzigd zijn, én dat de nieuwe voorwaarden van toepassing zijn op zowel bestaande als nieuwe overeenkomsten vanaf een door u gekozen datum. Licht ook kort toe waarom de wijziging nodig is.