5.2 Loonstaat

vóór eerste betaling

U moet voor de nieuwe werknemer een loonstaat aanleggen, en wel vóór de eerste loonbetaling. In de loonstaat vult u zijn gegevens in die voor de loonheffingen van belang zijn. De loonstaten vormen feitelijk het hart van uw loonadministratie, omdat zij het bruto-nettotraject van het salaris van de werknemer weergeven.

Meerdere

afhankelijk van de situatie

Afhankelijk van de situatie volstaat één loonstaat of moet u er meerdere voor de werknemer aanleggen:

• Heeft hij meerdere dienstbetrekkingen – en dus meerdere inkomstenverhoudingen – dan moet u voor elke dienstbetrekking een loonstaat aanleggen.
• Bij meerdere inkomstenverhoudingen in één dienstbetrekking mag u de IKV’s alleen in één loonstaat boeken als hiervoor dezelfde percentages aan premies werknemersverzekeringen gelden.

Gegevens

niet verplicht

aftrekposten

Op de loonstaat vult u algemene gegevens in – persoonlijke gegevens van de werknemer en uw organisatie en gegevens voor de tabeltoepassing – en specifieke loonheffingengegevens. De Belastingdienst heeft een model-loonstaat beschikbaar – te downloaden via de website belastingdienst.nl – maar u bent niet verplicht om dit te gebruiken. Het model verdeelt de specifieke gegevens rond de loonbetalingen aan de werknemer over de volgende kolommen:

• kolom 1: Loontijdvak;
• kolom 2: Nummer inkomstenverhouding;
• kolom 3: Loon in geld;
• kolom 4: Loon anders dan in geld;
• kolom 5: Fooien en uitkeringen uit fondsen;
• kolom 7: Aftrekposten voor alle heffingen;
• kolom 8: Loon voor de werknemersverzekeringen;
• kolom 12: Loon voor de Zorgverzekeringswet;
• kolom 14: Loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen;
• kolom 15: Ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen;
• kolom 16: Ingehouden bijdrage ZVW;
• kolom 17: Uitbetaald bedrag (kolom 3 - 7 - 15 - 16);
• kolom 18: Verrekende arbeidskorting;
• kolom 19: Levensloopverlofkorting.

In de loop der jaren zijn de kolommen 6, 9, 10, 11 en 13 komen te vervallen.