6.4 Acties bij de verschillende fases
uitdagingen
Iedere fase brengt vanuit het verandermanagement nieuwe uitdagingen met zich mee. Vanuit uw rol als verandermanager zou u in de verschillende fases de volgende stappen moeten nemen.
6.4.1 Schok en ontkenning
aankondiging
Als u uw boodschap verteld heeft, ontstaat er een schok. Die schok gaat verschillende kanten op: van expliciete ontkenning tot bagatelliseren en diskwalificeren. Het is daarom van belang dat u uw boodschap neutraal en feitelijk vertelt. In deze fase hebben werknemers er geen boodschap aan hoe mooi de toekomst zal zijn of hoe vreselijk het verleden was. Bij een aankondiging van een verandering zijn de werknemers in eerste instantie vooral gericht op wat het voor hen persoonlijk zal betekenen. En in emotie zit weinig logica.
Naast het rustig herhalen van de boodschap, moet u in deze fase open en eerlijk communiceren dat er geen andere uitweg meer is. Het duurt even voordat de boodschap bij mensen écht binnenkomt.
6.4.2 Boosheid
uitlaatklep
In de fase van boosheid reageren werknemers onredelijk, soms zelfs ‘op de man’. De neiging bestaat dan om te verdedigen of agressief terug te reageren. Hoe logisch beide reacties ook zijn (er worden in hun beleving immers zekerheden afgepakt), daardoor zullen emoties juist escaleren. In deze fase is het van belang dat u werknemers de uitlaatklep geeft die ze nodig hebben. Voer in deze fase veel gesprekken (liefst een-op-een), vat de reactie samen en toon begrip voor de gevoelens die heersen. Zwak niets af en maak niets mooier dan het is.
Als u hier consequent in bent, zult u merken dat de heftigheid van de emoties afneemt en dat een team in rustiger vaarwater belandt.
6.4.3 Onderhandelen
rationeel
klakkeloos
Als de boosheid gezakt is, komt er meer ruimte voor rationele argumenten. Het is een prettige fase, aangezien er weer in rust met elkaar gesproken kan worden. Werknemers kloppen bij u aan omdat ze van gedachten willen wisselen of ideeën hebben. Soms zit er iets bij wat u zou kunnen gebruiken, maar vaak zijn het ideeën die geen hout snijden. Werknemers zijn immers nog steeds bezig de verandering af te wenden en grijpen daarvoor aan wat voor hun voeten komt. Probeer de ideeën serieus te nemen, maar neem niets klakkeloos over. Bedank de inbrenger voor het meedenken en vraag hem zijn redenering door te trekken. Wijs rustig en neutraal op eventuele hiaten in de redenering. Herhaal vervolgens de veranderboodschap en vraag om medewerking.
Wees u ervan bewust dat deze fase ‘het oog van de storm’ is; het is een rustpunt dat vóór de volgende emotionele fase uitloopt.
6.4.4 Depressie
luisterende houding
In deze fase komt de veranderboodschap pas echt binnen. Werknemers merken dat ze niet onder de verandering uit kunnen komen. De betrokkenheid en inzet zijn laag. In deze fase kan zelfs tijdelijk het ziekteverzuim toenemen. De depressiefase kan zich ook kenmerken door gevoelens van hulpeloosheid en slachtoffergedrag. In een rol als verandermanager is het van belang om een luisterende houding aan te nemen. Wijs emoties niet af en toon begrip, maar laat ook voorzichtig ‘de andere kant’ zien en geef een redelijk perspectief. Beloof geen gouden bergen, maar geef aan dat werknemers de situatie ten goede kunnen keren als ze initiatief tonen.
Laat werknemers zien dat ze zelf invloed hebben op hun omgeving, bijvoorbeeld door te oefenen met een nieuwe werkwijze of een nieuw systeem.
6.4.5 Acceptatie
evenwicht
En dan is iedereen gelukkig! Of toch niet? In de acceptatiefase is de veranderboodschap ‘ingewerkt’ bij werknemers. Ze kunnen er op een redelijke manier naar kijken en rationeel over communiceren. Dit is wel een wankel evenwicht; verwacht nog geen enorm enthousiasme of uit de pan rijzende productiviteit.
Voor veranderingen en ontwikkelingen kan goed georganiseerde coaching ondersteuning bieden. Een handig stappenplan hiervoor vindt u op rendement.nl/hrdossier.
Positief
In deze fase moet uw feedback vooral positief zijn en gericht op de inspanningen van werknemers. Stuur natuurlijk wel bij als er toch nog op de oude voet gewerkt wordt, maar zorg ervoor dat uw organisatie in ieder geval niet gaat straffen.
Kwispelend aan het front
geweldig
Wat als sommige werknemers de verandering juist geweldig vinden en niet kunnen wachten tot ze ermee aan de slag kunnen? Deze ‘early adopters’ kunt u vooral in de depressiefase en de acceptatiefase goed inzetten. Zij laten hun collega’s zien hoe de toekomst eruitziet en trekken met hun enthousiasme anderen mee. Wel moeten zij niet zó ver op de troepen vooruitlopen dat werknemers die zich langzamer voegen er moedeloos van worden.