9.3 Spelregels

structuur

Excel biedt u de vrijheid om een model geheel in te richten naar uw eigen wensen. Voor het samenstellen van een goed model kunt u het beste duidelijke spelregels afspreken. Deze gelden dan voor alle modellen die in gebruik zijn binnen uw onderneming. Ze bepalen de regels, de vormgeving en de inhoud van ieder te bouwen model. De regels zijn bedoeld om structuur en eenduidigheid aan te brengen in het model. Dit lijkt vaak overbodig, maar het niet toepassen van deze regels – en (vooral) het niet doordenken van het doel van het model – leidt vaak tot enorme spreadsheets.

Denkpatronen

handleiding

Excel kent geen hiërarchie in denken: u moet deze zelf bepalen en toepassen. Hierbij zijn hoofd- en zijlijnen van gelijke aard. Als u in eigen beheer een budgettoepassing ontwikkelt, moet u die zelf schrijven of er moet iemand beschikbaar zijn die vragen van gebruikers kan oplossen. Een ander nadeel is dat veel wegen naar Rome leiden. Vaak is het moeilijk om consequent te blijven in het bouwen van een model. Probeer bij het ontwerpen hierop te anticiperen. En als de bouwer van de eigen toepassing vertrekt, is er misschien niemand meer die actualisaties kan uitvoeren. Zorg dus altijd voor een handleiding!

Consequent blijven

groeperen

Deel werkbladen consequent in naar functie, maak bladen voor invoer, controle, berekeningen, uitkomsten, variabelen, teksten en documentatie. Ook een zinvolle naam van bladen is een vereiste. Probeer waar mogelijk uw gegevens te groeperen. Denk ook na over de structuur van uw model.

• Wat is de volgorde van de bladen?
• Met welk blad wil ik dat Excel gaat beginnen?
• Welk kleurpatroon ga ik gebruiken?
• Welke bladen kunnen worden verborgen?
• Waar zet ik welke beveiliging op?

Functionaliteit

overzichtelijk

Let op de verschillende functionaliteiten van de bladen. Plaats berekeningen in een blad dat alleen is bestemd voor berekeningen en probeer berekeningen in een uitvoerblad te voorkomen. Bladen voor variabelen bevatten vaak geen berekeningen, tenzij deze noodzakelijk zijn voor de bepaling van de variabelen. Controlebladen bevatten bij voorkeur alleen logische berekeningen. Zo blijft het overzichtelijk.

Documentatie

Documenteer uw model. Goede documentatie omvat een omschrijving van hoe het model werkt en een verdediging van de door u gemaakte keuzes. Documentatie kan in de Excelspreadsheet gebeuren, maar ook in een apart document.

Gebruiksvriendelijk

Denk aan iedere gebruiker, ook als u dat zelf bent. Vermoei de gebruiker niet met voor hem oninteressante berekeningen. Een model werkt het beste als een gebruiker alleen variabelen kan invullen of kiezen en tegelijkertijd de resultaten kan aanschouwen.

bereik

Maak gebruik van geldige bereiken. Een automatisch door Excel te bepalen bereik wordt gescheiden door (minimaal) een lege rij onder en boven het bereik en een lege kolom links en rechts van het bereik. Autofilters bijvoorbeeld werken op basis van deze definitie van een bereik.

Compact

rekenintensief

Maak het model zo compact mogelijk. Realiseer u dat modellen behoorlijk rekenintensief kunnen zijn. Wordt een model te traag, dan is het werken ermee demotiverend. Onnodige elementen moet u uit het model verwijderen.

Matrixfunctionaliteit

vensters

Houd rekening met het gebruik van matrixfuncties en -formules. Deze zijn handig om compacte berekeningen te maken en essentieel bij het maken van vensters, maar ze vergen wel veel geheugen. Werkt een model te traag, kijk dan of u matrixfuncties of -formules kunt omzetten naar een gewone berekening of vensters kunt laten vervallen of verkleinen.

Versiebeheer

Maak in de ontwikkelingsperiode verscheidene versies van het model. Als u tijdens de ontwikkeling van het model tevreden bent over het resultaat van een onderdeel, sla het dan op onder een andere naam. Werkt een volgend onderdeel niet goed, dan kunt u terugvallen op de eerdere versie.

Bescherming

Bescherm de gebruiker, ook als u dat zelf bent. Gebruik validaties en besturingselementen, verberg bladen, rijen en kolommen enzovoort. Op die manier kunnen ongewenste en onbedoelde wijzigingen uw model niet vernietigen.