9.2 Excel
hulpmiddelen
Excel heeft budgetteren er een stuk makkelijker op gemaakt. In Excel staan diverse hulpmiddelen tot uw beschikking om allerlei taken te kunnen uitvoeren.
Formules en voorwaardelijke opmaak
rekenmodel
Een rekenmodel waarin u met formules – eventueel in combinatie met voorwaardelijke opmaak – duidelijk maakt hoe de gebudgetteerde getallen zich verhouden tot de werkelijke cijfers, levert belangrijke informatie op. U kunt snel zien of u uit de pas loopt en welke gevolgen veranderingen hebben. Excel helpt u daarbij:
- Met relatief simpele formules om ‘wat als’-analyses te maken – denk aan de ALS-functie, eventueel gecombineerd met filters – of het weergeven van de procentuele afwijking van de gerealiseerde getallen ten opzichte van de budgetcijfers, is al snel duidelijk waar uw aandacht zich op zou moeten richten.
- Voorwaardelijke opmaak van de werkelijke cijfers ten opzichte van de budgetten kan bijvoorbeeld direct laten zien waar u achter- of juist voorloopt.
Makkelijker voorspellen
Excel-functies
Als u uw budget moet gaan bepalen, is het handig om te weten wat er in voorgaande perioden is gebeurd. Ook zijn er allerlei omgevingsvariabelen waar u rekening mee moet houden, zoals verwachte of gewenste groei, of veranderende marktsituaties. Natuurlijk kijkt u niet alleen naar eerder geboekte resultaten. U moet bij budgetteren ook naar voren kijken. Wat zijn de verwachte kosten en opbrengsten en waarom denkt u dat? Om realistische budgetvoorstellen te doen, kunt u bijvoorbeeld de volgende Excel-functies gebruiken om uit de cijfers die u heeft de juiste informatie te halen:
- trendlijnen in grafieken;
- doorrekenen in tabellen met een of twee variabelen;
- draaitabellen of -grafieken.
regelmatige controle
Hoe uw budget ook tot stand komt, als het eenmaal is vastgesteld, is het belangrijk dat u die getallen naast de omzet kunt leggen die daadwerkelijk is gerealiseerd en naast de kosten die u gemaakt heeft.
Afwijkingen zien
koppeling
kosten- ontwikkeling
Eén keer controleren is niet genoeg: u moet regelmatig controleren of u niet te veel van het budget afwijkt. Ook moet u tussentijds corrigeren. Werk de werkelijke waarden in het model dan bij, anders kunt u het budget niet goed bewaken. Enkele tips daarbij:
- Als u altijd over de meest actuele cijfers wilt beschikken, koppel dan uw tabellen en grafieken dynamisch aan de rekenbladen met de werkelijke cijfers. Doe dat op de locatie waar u die cijfers invoert en bijhoudt. Veranderingen in de cijfers zijn dan meteen zichtbaar in uw grafieken en tabellen.
- Als u de gegevens rechtstreeks koppelt, houd er dan rekening mee dat er bij het openen van uw grafieken of tabellen wijzigingen (kunnen) zijn opgetreden. De lijn van de kostenontwikkeling kan er bijvoorbeeld heel anders uitzien doordat de gedane uitgaven inmiddels zijn ingevoerd. Bekijk uw spreadsheets dus altijd eerst zorgvuldig voor u ze gebruikt voor een presentatie of rapportage.
Controleer altijd vóór de presentatie of uw cijfers in het (gekoppelde) model kloppen met wat u erover zegt of schrijft. Is een stijging inmiddels een daling geworden, corrigeer dat dan ook in de begeleidende teksten.
Alert blijven
bijstellen
Budgetcijfers en formules daaromheen om de budgetten in een onderneming te bewaken, zijn nodig om bedrijfsdoelstellingen na te kunnen streven, en om in de gaten te houden waar en hoe eventueel afwijkingen ontstaan. U wilt natuurlijk wel weten wat het gevolg is van een achterblijvende omzet op de gebudgetteerde bedragen. Dan kan het nodig zijn om het budget tussendoor bij te stellen.
onrealistische budgetcijfers
Als u uw budgetmodel in Excel goed heeft opgebouwd, zou dat in principe geen probleem moeten opleveren. Let op het volgende als u Exceltechnieken en -functies gebruikt:
- Formules die budgetten procentueel koppelen aan prognoses, of aan gerealiseerde omzetten. Bijvoorbeeld: ‘We verwachten een groei van 10%, dus stijgt ook het budget met 10%.’ Niet alleen kunnen daardoor allerlei uitkomsten – lees: budgetcijfers – nogal onverwacht meeveranderen, ook kunnen onrealistische budgetcijfers ontstaan.
- Houd de formules van uw grafieken en tabellen simpel, zodat u bij wijzigingen direct kunt zien waarop ze van invloed zijn.
- Gebruik eventueel Foutcontrole (inclusief pijlen) in de tab ‘Formules’, groep ‘Formules controleren’, om te zien welke cijfers elkaar nodig hebben in een berekening.
Modellen en formules hergebruiken
evalueren
Budgetmodellen hoeven niet elk jaar of elke periode opnieuw te worden bedacht. Heel vaak zijn eerdere budget-rekenbladen en de formules daarin goed te hergebruiken. Daarbij is het wel verstandig om de budgettering te evalueren. Houd in ieder geval de volgende punten in de gaten: Is de situatie in uw onderneming veranderd? Hebben externe omstandigheden invloed op uw budget? Als zulke invloeden in formules zijn verwerkt – denk aan groeipercentages en inflatie – zult u die allemaal moeten doorlopen en waar nodig aanpassen.
Opmaken onder voorwaarden
instelling
In een model is het fraai om door middel van opmaak te laten zien of aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Aan de kleur en opvulling van de cellen ziet u dan of de omzet hoger is dan verwacht, of de kosten het budget hebben overschreden en in welke maanden er verlies is geleden. U stelt voorwaardelijke opmaak in via menu Opmaak of in het lint op tab ‘Start’, groep ‘Stijlen’. De regels die u moet formuleren, luiden bijvoorbeeld: Celwaarde in C2 is groter dan B2, of kleiner dan 0. U kunt de instelling voor een hele reeks vooraf geselecteerde cellen in één keer regelen, maar houd er dan wel rekening mee dat de celverwijzingen relatief zijn.