5.5 Methoden voor kostenonderzoek
verbeteringen
U verschijnt beter voorbereid aan de budgetonderhandelingstafel en u kunt beter een taakopdracht uitvoeren als u onderzoek doet naar het waarom van de kosten en naar verbeteringen. Hierna leest u meer over drie mogelijke manieren om dit aan te pakken.
5.5.1 Alternatieven zoeken
uitstraling
Er zijn altijd meerdere mogelijkheden om een gewenst effect te bereiken. Belangrijk is dat u weet wat u wilt of moet bereiken. Alternatieven verschillen wel in uitstraling en kosten. In onderhandelingen kunt u de directie een keus bieden.
Voorbeeld administratiekantoor
Administratieve diensten kunnen op veel plaatsen verricht worden. Elke optie heeft haar eigen plussen en minnen en haar eigen gevolgen voor de kosten.
| Mogelijkheden | Kosten en nut |
|---|---|
| Kantoor kopen | Grote investering, die financiering vereist. Groot risico bij tegenvallende omzet, want hoge vaste kosten. |
| Kantoor huren | Geen investering, maar vaste maandelijkse last. Risico bij tegenvallende omzet. |
| Eigen studeerkamer | Weinig uitstraling richting klanten. Geen kosten. |
| Alleen bij klant werken | Komt klantvriendelijk over. Geen kosten. Veel reistijd. |
5.5.2 Tijdsbesteding van medewerkers
tijdsbesteding
Om de tijdsbesteding van werknemers te verbeteren, heeft u inzicht in hun tijdsbesteding nodig. Hiervoor staan vier methoden tot uw beschikking, die elk hun eigen voordelen hebben: tijdschrijven, multimomentopname, werknemers interviewen en het schatten van tijdsbesteding.
Tijdschrijven
begeleiding
In ondernemingen die hun uren verkopen aan hun klanten, is tijdschrijven noodzakelijk en ook gebruikelijk. In andere ondernemingen is er minder ervaring mee en vergt het een goede begeleiding. Tijdschrijven voor een kostenonderzoek hoeft niet continu te gebeuren. Een steekproef van tien dagen is meestal voldoende. In een logboek noteert de werknemer zijn werkelijke tijdsbesteding in bijvoorbeeld een spreadsheet.
reden
In het logboek kunt u vijf kolommen hanteren:
transparantie
De uitkomsten kunt u vervolgens vergelijken met die van collega’s. Het is ook mogelijk de uitkomsten voor te leggen aan de leidinggevende of aan de interne ‘klant’ van de werknemer. Zulke transparantie verhoogt de kwaliteit van de gegevens.
De reden of oorzaak van de activiteit zijn meestal de wensen van klanten, collega’s of de leidinggevende, of een onverwacht voorval. Het doel van vastlegging is te kunnen analyseren of de activiteit te vermijden is.
Multimomentopname (MMO)
Als werknemers geen vaste werkplek hebben of steeds wisselende werkzaamheden verrichten, is tijdschrijven niet zinvol. Steekproeven met MMO bieden dan uitkomst. Bij een MMO stelt u gedurende enkele dagen en met een vaste frequentie de activiteiten van de werknemer vast. Zo ontstaat een representatief beeld van de tijdsbesteding.
Noteer of turf op een lijst in korte intervallen de activiteiten per werknemer. Bijvoorbeeld door elke tien minuten een rondje te lopen, waarin de activiteiten van alle werknemers worden genoteerd. Hiervan kunt u een overzicht maken met percentages van bestede tijd per activiteit.
Werknemers interviewen
doorvragen
Een alternatief voor het tijdschrijflogboek is het interviewen van de werknemers. Hierbij kunt u meteen doorvragen naar oorzaken en verbetermogelijkheden.
fouten herstellen
suggesties
Het interview bestaat uit drie soorten vragen:
- Vragen over tijdsbesteding. Hoeveel tijd besteedt u aan ...? Hoeveel verkoopfacturen boekt u in die tijd?
- Vragen over het waarom van de activiteiten. Wie of wat is de opdrachtgever van deze activiteit? Hoe vaak komt het voor en hoeveel tijd kost het om fouten (van anderen) te herstellen? Hoe vaak gebeurt het en hoeveel tijd gaat verloren aan het verhelpen van onduidelijkheden (vragen van klanten, vragen van collega’s)?
- Vragen naar suggesties voor verbeteringen. Heeft u ideeën over hoe u korter kunt doen over ...? Hoe kunnen vragen van klanten over onduidelijkheden voorkomen worden? Hoe is, volgens u, leegloop te voorkomen?
Schatten van tijdsbesteding
U kunt ook een schatting maken. Controleer de betrouwbaarheid daarvan door de uitkomst voor te leggen aan de leidinggevende en aan interne ‘klanten’ van de werknemer.
5.5.3 Indirecte kosten lokaliseren
beleidskeuze
Om indirecte kosten (tijdgebruik en onkosten die niet direct aan de omzet bijdragen) te kunnen verlagen, spoort u de veroorzakers (de ‘cost drivers’) op. Vaak zijn de cost drivers een gevolg van het beleid van de onderneming. Het is dus verstandig om bij beleidskeuzes rekening te houden met de gevolgen van dat beleid voor cost drivers en dus voor de kosten op langere termijn. Als er zich een bezuinigingsnoodzaak aandient, loont het om ook de cost drivers te onderzoeken.
Hoe bepaalt u de kostenveroorzakers? Dit kan door interviews te houden met betrokkenen, door te observeren, via tijdschrijven of met bedrijfsstatistiek.
Cost drivers
drie typen
serviceniveau
inkooporders
klachten
Er zijn maar drie typen cost drivers: aantallen, tijdsduur en moeilijkheidsgraad. Welke u hieruit kiest, is een afweging van de gewenste nauwkeurigheid en de meetkosten. Er zijn dus veel mogelijkheden om flexibel met budget om te gaan, als u uw aanpassingen goed kunt verantwoorden en ze aansluiten bij de strategie. Mogelijke cost drivers zijn:
- het aantal klanten (ingewikkeldere administratie);
- serviceniveau voor klanten, garantieregeling, terugnameregeling, snelle levering, hoge leveringsgraad;
- het aantal leveranciers;
- het aantal componenten in het product;
- het aantal inkooporders, eigenschappen van het product, bijvoorbeeld de kwetsbaarheid;
- het aantal nieuwe producten, vanwege de kosten voor de marktintroductie;
- het aantal klachten van interne en externe klanten;
- het aantal producten of aantal diensten (langere doorlooptijd, meer verkooptijd), het aantal productgroepen en breedte van productgroepen;
- de moeilijkheidsgraad van de afzonderlijke diensten, vanwege inwerken en kwaliteitscontrole.