5.3 Voorbereidingen

taakopdracht

onderhandelingsmarge

Hoe beter u budgetbesprekingen voorbereidt, hoe beter uw resultaten zullen zijn. Daarbij kunt u de volgende stappen doorlopen, waarover u hierna meer kunt lezen:

• Hoe speel ik in op de ondernemingstrategie en wat is mijn taakopdracht?
• Hoe is de situatie?
• Welke ontwikkelingen verwacht ik?
• Welke onderhandelingsmarge heb ik of kan ik maken?
• Hoe vertaal ik mijn business in cijfers?
• Hoe kan ik mijn inzicht in mijn kosten verbeteren?

5.3.1 Strategie en taakopdracht

Belangrijk is dat u kunt overbrengen wat uw waarde is in het realiseren van de strategie van de onderneming. Als uw rol in de strategie slechts ondersteunend is, vraagt u middelen voor het uitvoeren van uw taakopdracht.

kostenpost

Leg ook een logisch verband met de activiteiten en de middelen die daarvoor nodig zijn. Communiceer dit tijdig aan de directie. Voorkom dat uw afdeling slechts een kostenpost is. Probeer dan ook uw strategische rol te vergroten of uw taakopdracht te verbreden.

5.3.2 Situatieanalyse

Het helpt als u de huidige situatie van uw afdeling goed in beeld heeft. Daarvoor stelt u de volgende vragen:

• Wat is ons huidig kostenniveau?
• Waarom heeft het die hoogte?
• Wat is onze output?
• Waarom heeft deze dit niveau?
• Waar liggen onze sterkten en zwakten?

5.3.3 Ontwikkelingen

prognose

Omdat u dichter bij de bedrijfsvoering zit dan de directie, heeft u een informatievoorsprong; u kunt ontwikkelingen binnen uw afdeling beter inschatten. Dat betekent dat u dus betere prognoses kunt maken.

5.3.4 Onderhandelingsmarge

Het helpt als u weet wat uw onderhandelingsmarge is en als u deze ruimte – al dan niet met medeweten van de directie – kunt behouden in de onderhandelingen. In de praktijk blijken er heel wat marges te zijn.

Voorbeelden

extra budget

gunstig

budgetruimte

basisversie

Hieronder vindt u enkele voorbeelden op een rijtje:

• Extra budget vanwege strategie. Het uitvoeren van een nieuwe strategie kost veel tijd en geld. Meestal komt het extra geld dat hiervoor beschikbaar is bij bestaande afdelingen terecht, die hiermee dus hun budget kunnen verhogen of behouden. Zorg dat uw afdeling in aanmerking komt voor strategische taken.
• Gunstige vergelijking. Als uw afdeling gunstig afsteekt ten opzichte van vergelijkbare eenheden binnen uw onderneming of bij concurrenten (bijvoorbeeld rayons of winkelfilialen), staat u sterker in de onderhandelingen. Zorg dat u de cijfers heeft waaruit dit blijkt.
• Lucht in budget. Inkopen of activiteiten die lange tijd niet onderzocht zijn, kunnen best lucht bevatten. Ze zouden lager kunnen, omdat er bijvoorbeeld goedkopere leveranciers zijn. Zet in de onderhandelingen kennis hiervan in, als u zeker weet dat u kostenbesparingen kunt realiseren.
• Meevallers. Omdat u dichter op de bedrijfsvoering zit, weet u eerder en beter of er meevallers aan komen. Als deze niet in het budget verwerkt worden, ontstaat meer budgetruimte voor uw afdeling.
• Tegenvallers verwachten. Niet alle tegenvallers waarmee rekening gehouden wordt, doen zich werkelijk voor. Zorg dat zo veel mogelijk verwachte tegenvallers in het budget terechtkomen. Zo ontstaat er gedurende het jaar mogelijk meer budgetruimte voor u.
• Basisversie. Van elk product en elke dienst bestaan een basisversie en uitgebreidere varianten. Als het echt moet, is de basisversie vaak al voldoende. Verwerk de uitgebreide versie in het budget en bekijk in het kwartaal of de basisversie volstaat.

Projecten vertragen

baten

Projecten lopen soms vertraging op door onvoorziene omstandigheden of gewoon omdat het beter uitkomt. Er is geen sprake van een kostenbesparing, maar wel een kostenverschuiving en dat kan ook de directie goed uitkomen. Zo ontstaat er op korte termijn budgetruimte. Nadeel is natuurlijk dat de baten van het project ook later binnenkomen.

Alternatieven

intern

Voor veel activiteiten bestaan alternatieven. Als ze uitbesteed worden, komen ze in het budget. Door ze intern uit te voeren, ontstaat nieuwe budgetruimte. De directie kan de onderhandelingsruimte ook terugbrengen tot nul. Voor veel activiteiten bestaan immers externe dienstverleners, die de klus wel willen overnemen voor een scherpe prijs. Drijf de directie dus niet tot het uiterste!

5.3.5 Business in cijfers vertalen

plannen

kostenreductie

Veel mensen zijn goed in hun vak, maar ze worstelen met de vertaling van hun business in aantallen en in bedragen. De kans dat goede plannen verkeerd over het voetlicht komen, is dan groot. U kunt er zeker van zijn dat de directie bedreven is in het hanteren van cijfers.