4.5 Het wijzigen van eerder ingeladen databronnen

source

Als een pad naar een bron is gewijzigd, kunt u dit eenvoudig oplossen. Klik onder het menu-item Home op Data Source Settings. Kies de bron waarvan u het pad wilt wijzigen en klik op Change Source. Deze wijziging wordt dan doorgevoerd voor alle query’s die gebruikmaken van deze bron.

4.5.1 Tabel toevoegen op basis van eigen invoer

Onder het menu-item Home vindt u de knop Enter Data waarmee zelfs een tabel kunt aanmaken en voorzien van eigen data. U kunt data ook rechtstreeks vanuit Excel kopiëren en plakken. Als u na het aanmaken van de tabel wijzigingen wilt doorvoeren, klikt u bij de Applied Steps op het tandwieltje dat zichtbaar is bij de stap Source. U krijgt dan het scherm te zien waarmee u de waarden in de tabel kunt aanpassen.

4.5.2 Een eigen formule toevoegen als kolom

geavanceerd

Met de knop Custom Column (1) die u vindt onder het menu-item Add Column kunt u zelf een formule invullen. Dit doet u in het lege scherm (2) voor de meer geavanceerde bewerkingen die niet meer uit te voeren zijn via de beschikbare bewerkingsknoppen. U kunt dan alle beschikbare Power Query M-functies gebruiken.

vergelijking

In de Power Query Editor kunt u met de knop Conditional Column (onder het menu-item Conditional Column) een simpele als...dan-regel opstellen op basis van één vergelijking. Wilt u een EN-statement gebruiken, dan bent u genoodzaakt om hier een eigen formule voor te schrijven. Een voorbeeld is het maken van een ingewikkeldere berekening met als…dan, zoals u ziet in het voorbeeld hierboven.

4.5.3 Het ongedaan maken van draaitabelstructuren

draaitabelstructuur

In sommige gevallen krijgt u data aangeleverd die in Power BI moeilijk te gebruiken zijn omdat de structuur een draaitabel is. Ziet u dat de kolommenstructuur dynamisch kan groeien omdat voor elke categorie (jaar/maand/type) een aparte kolom is opgenomen? Dan is er sprake van een draaitabelstructuur. Een voorbeeld is dat voor elk jaar een aparte kolom is toegevoegd in de tabel voor de omzet per bedrijf.

Voorbeeld

Stel u krijgt de structuur op de vorge pagina als draaitabel aangeleverd in Power en u wilt de draaitabel ongedaan maken. Het probleem met bovenstaande structuur is dat het veel moeilijker is om totalen en gemiddelden uit te rekenen die jaaroverschrijdend zijn.

DAX-formule

U zou dan een DAX-formule moeten gebruiken die de totalen voor de kolom 2019 + 2020 + 2021 bij elkaar optelt. Dat betekent dat u dan direct de formule zou moeten aanpassen als er een nieuw jaar aanbreekt. Beheerstechnisch is dit een minder wenselijke situatie.

Unpivot Columns

jaar

Het is dus zaak dat u de structuur van deze tabel zodanig aanpast dat er één kolom is die de categorie bevat en één kolom die alle waarden bevat. In dit geval moet u dus een kolom ‘Jaar’ aanmaken en een kolom ‘Omzet’. Met de functie Unpivot Columns krijgt u deze transformatie voor elkaar.

Drie stappen

transform

In dit scenario gaan we ervan uit dat er slechts één kolom is die niet mee hoeft in de Unpivot-actie: dit is de kolom Bedrijf (1). Als alle overige kolommen altijd omgezet moeten worden, kunt u klikken op Transform (2). Klik vervolgens onder Unpivot Columns op het pijltje ernaast en selecteer Unpivot Other Columns (3). Als er een nieuwe kolom bij komt, zal deze automatisch meegaan in de Unpivot-actie.

hernoem

Hernoem de kolom Attribute naar Jaar en de kolom Value naar Omzet. Om kolommen te hernoemen, dubbelklikt u op de kolomnamen. Hieronder ziet u het resultaat.

gunstiger

U ziet dat er nu veel meer regels zijn: drie keer zo veel (elke kolom wordt omgezet naar een rij). Toch is deze opzet voor het datamodel gunstiger. De techniek achter Power BI is in staat om de data op een slimme en efficiënte wijze te comprimeren. Als er drie keer meer rijen ontstaan, betekent dit dus niet dat de datagrootte drie keer zo groot wordt.

Datavisualisatie

draaitabel

U bent nu klaar om de data te gaan visualiseren. U kunt bijvoorbeeld een draaitabel maken (zie paragraaf 7.4). De sub- en rijtotalen worden dan getoond in de draaitabel zonder dat u hiervoor een extra formule hoeft te schrijven. Als u probeert deze draaitabel te maken op basis van de oude structuur, zult u zien dat het veel moeilijker is om dit in Power BI te realiseren. Het is dus beter om de Unpivot-functie aan te zetten dan de draaitabelstructuur te behouden.

4.5.4 Tabellen samenvoegen

merge

In Power Query Editor is het ook mogelijk om tabellen fysiek samen te voegen tot één tabel. U heeft hiervoor twee technieken: Merge Queries en Append Queries.

geauto-
matiseerd

Gebruik de optie Get Data − Folder om geautomatiseerd tabellen samen te voegen op basis van bestanden die in één mapje staan. U hoeft u dan niet handmatig in de Power Query Editor een nieuwe tabel samen te voegen. Dit wordt door Power BI automatisch gedaan tijdens het vernieuwen van de data.