5.5 Checklist voor de onderwijssector

Er is specifiek voor onderwijsinstellingen een checklist ontwikkeld voor het opstellen van een geïntegreerd jaarverslag (zie hoofdstuk 10 voor een algemene checklist). Een aantal van de onderdelen worden hieronder nader toegelicht. Bij het invullen van de checklist moet u steeds uw antwoord beargumenteren, tenzij het antwoord evident is.

5.5.1 Sector

Om te beginnen geeft u aan welke sector van toepassing is:

• primaire onderwijs (PO);
• voortgezet onderwijs (VO);
• beroepsonderwijs en volwasseneneducatie (BVE);
• hoger onderwijs (HO).

Overige verloopvragen

• segmentatie;
• schattingswijziging;
• stelselwijziging;
• consolidatie;
• fusie of afstoting.

5.5.2 Referenties naar regelgeving en toelichting

handreiking

Bij dit onderdeel vindt u referenties volgens de geldende regelgeving. Daarnaast heeft het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap specifiek voor de inrichting van het bestuursverslag de brochure ‘Handreiking bestuursverslag’ uitgebracht. De indeling van deze checklist is gelijk aan de hoofdstukindeling van de handreiking. U vindt de handreiking op de site van de Rijksoverheid (zie pagina 92).

5.5.3 Bestuursverslag

Het bestuursverslag bestaat uit de volgende onderdelen:

• voorwoord;
• verplichte thema’s vanuit wet- en regelgeving;
• visie en besturing;
• risicomanagement;
• bedrijfsvoering;
• toekomstige ontwikkelingen.

Deze onderdelen worden hierna aan de hand van voorbeelden nader toegelicht.

Voorwoord

In het voorwoord geeft het bestuur in maximaal anderhalf A4’tje een samenvatting van de belangrijkste punten die in het bestuursverslag worden uitgewerkt.

Verplichte thema’s vanuit wet- en regelgeving

beleggingen

bedrijfs-
opleidingen

toezichthouder

code voor goed bestuur

meerjarenplan

De onderwijsinstelling doet elk jaar (voor de publieke middelen) verslag van haar beleid op het gebied van beleggingen en leningen, de uitvoering van het beleid in de praktijk, de uitstaande beleggingen en leningen, de aangetrokken leningen en afgesloten derivatenovereenkomsten. Dit geldt voor alle sectoren. Daarnaast gelden er specifieke regels voor:

• Sector HO (hbo en wo). De onderwijsinstelling neemt in het bestuursverslag de relevante thema’s uit de ‘Notitie Helderheid in de bekostiging van het hoger onderwijs’ (zie pagina 92) op. Dit geldt zowel voor gesubsidieerde als voor niet-bekostigde activiteiten. Ook rapporteert de onderwijsinstelling over onder meer kwaliteitsafspraken, onderwijskundige publiek-private arrangementen, experimenten met flexibel hoger onderwijs en vergoedingen aan en de declaraties van de individuele bestuurders.
• Sector MBO. Naast relevante thema’s uit de ‘Notitie Helderheid in bekostiging BVE’ is de onderwijsinstelling verplicht om informatie te verstrekken over keuzedelen aan de kwalificatie van de opleiding, levenlang leren, bedrijfsopleidingen en over wijzigingen in het opleidingsaanbod met betrekking tot het arbeidsmarktperspectief en de doelmatige verzorging van een opleiding (zie pagina 92).
• Sector PO en VO. De onderwijsinstelling rapporteert over de doelen waarvoor middelen zijn ingezet en de resultaten die daarmee zijn behaald op de thema’s strategisch personeelsbeleid, passend onderwijs, allocatie van middelen, vmbo-techniek en toetsing en examinering. Ook legt de onderwijsinstelling verantwoording af over prestatieboxgelden, huisvesting en wachtgelden. Het bestuursverslag bevat ook een verslag van de interne toezichthouder die verantwoording aflegt over:
  • het toezien op de naleving door het bestuur van wettelijke verplichtingen, de code voor goed bestuur en eventuele afwijkingen van die code;
  • het toezien op de rechtmatige verwerving en de doelmatige en rechtmatige bestemming en aanwending van de middelen verkregen op grond van deze wet;
  • het goedkeuren van de begroting, het jaarverslag en het strategisch meerjarenplan van de school;
  • het aanwijzen van een accountant die verslag uitbrengt aan de toezichthouder of het toezichthoudend orgaan.

Visie en besturing

organisatiestructuur

gedragscode

Het bestuur geeft in het verslag inzicht in de doelstellingen van de organisatie en haar beleid. De volgende punten komen in ieder geval aan bod:

• visie: missie en kernactiviteiten;
• besturing: organisatiestructuur, zaken met een politieke of maatschappelijke impact, samenwerkingsverbanden en activiteiten op niveau van organisatorische eenheden (leerlingenaantallen per onderwijssector of eenheid);
• naleving branchecode: ontwikkelingen op het gebied van bestuur, vermelding van de code goed bestuur (en andere gedragscodes) die gehanteerd wordt, vermelding van de afwijkingen van deze code en een toelichting daarop;
• verslag toezichthoudend orgaan;
• omgeving: verantwoording aan alle belanghebbenden. Denk hierbij aan de wijze van omgang en communicatie met bijvoorbeeld ouders, gemeente(n) enzovoort.

Risicomanagement

De onderwijsinstelling staat in het bestuursverslag ook stil bij de belangrijkste risico’s en onzekerheden waarmee de onderwijsinstelling wordt geconfronteerd. De volgende aandachtsgebieden zijn in ieder geval van belang: de strategie, operationele activiteiten, de financiële positie, verslaggeving en de wet- en regelgeving.

Bedrijfsvoering

investering

In het bestuursverslag besteedt de onderwijsinstelling ook aandacht aan:

• bedrijfsvoering. Denk hierbij aan de volgende zaken:
  • personeel;
  • samenwerkingsverbanden;
  • ontwikkelingen als gevolg van interne en externe kwaliteitszorg;
  • ontwikkelingen in de financiële positie inclusief toelichting;
  • toelichting op het resultaat en wat daaraan heeft bijgedragen;
  • analyse van de uitkomsten van de exploitatie in relatie tot de begroting;
  • toestand op balansdatum (solvabiliteit en liquiditeit);
  • kasstromen en financieringsbehoefte inclusief toelichting op investeringsbeleid;
• onderwijsprestaties en onderwijskundige zaken;
• duurzaamheid: algemene maatschappelijke aspecten, milieu-, sociale en economische aspecten.

Toekomstige ontwikkelingen

Wat zeker niet mag ontbreken in het bestuursverslag zijn toekomstige ontwikkelingen op het gebied van:

• onderwijs;
• huisvesting (inclusief het investeringsbeleid);
• ICT;
• leerlingen of studenten;
• personeel;
• onderwijskwaliteit;
• onderzoek.

continuïteit

meerjaren-begroting

risico-
beheersing

Organisaties rapporteren niet alleen over het handelen in het verleden, maar moeten ook aandacht besteden aan de continuïteit van de organisatie in de toekomst. Om die reden geven onderwijsinstellingen in het jaarverslag ook invulling aan de continuïteitsparagraaf volgens de in de bijlage van de Regeling jaarverslaggeving onderwijs voorgeschreven gegevensset. Verplichte onderdelen zijn:

• Toekomstparagraaf onderdeel A1: personele bezetting in fulltime-equivalent (fte) en leerlinggegevens (aantal leerlingen of studenten);
• Toekomstparagraaf A1 en A2: majeure investeringen of volledige doordecentralisatie van de huisvesting;
• Toekomstparagraaf onderdeel A2: de meerjarenbegroting bestaat uit de volgende posten:
  • balans plus toelichting over verwachte ontwikkelingen met betrekking tot de financieringsstructuur, voorgenomen investeringen en projecten, het huisvestingsbeleid en verwachte mutaties in reserves;
  • staat of raming van baten en lasten plus toelichting over onder meer verwachte aantallen leerlingen, personeelsbezetting en geldstroomactiviteiten.
• Toekomstparagraaf onderdeel B1: rapportage over interne risicobeheersings- en controlesysteem;
• Toekomstparagraaf onderdeel B2: beschrijving van de belangrijkste risico’s en onzekerheden;
• Overige rapportages B3: verslag van de toezichthouder.

5.5.4 Overige gegevens

jaarrekening

toelichtingen

topinkomens

pensioenen

consolidatie

kasstroom-overzicht

eigen 
vermogen

samenwerking

detachering

personeelslasten

door-
betalingen

Daarnaast rapporteren onderwijsinstellingen ook over onderstaande zaken. De belangrijkste aandachtspunten zijn:

• overig: check of het jaarverslag niet materieel tegenstrijdig is met de jaarrekening;
• financiële kengetallen: solvabiliteit, liquiditeit (current ratio), rentabiliteit, inclusief vergelijkende cijfers;
• verplichte toelichtingen en modellen:
  • gegevens van de rechtspersoon;
  • begrotingscijfers en vergelijkende cijfers;
  • verslag van beleid en uitvoering over beleggingen en leningen;
  • toelichting accountantslasten;
  • Model E: gegevens van verbonden lichamen;
  • Model F: aangeven of er sprake is van bovenmatige bezoldigingen en ontslagvergoedingen op grond van de Wet normering topinkomens (WNT). Kijk voor uitleg op topinkomens.nl;
  • Model G: specificatie van de door de minister van OCW en de minister van Economische Zaken verstrekte subsidies, maar ook niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen en belangrijke ontwikkelingen na balansdatum;
• grondslagen en algemene aspecten:
  • toelichting grondslagen per post;
  • toelichting pensioenen en de dekkingsgraad van het pensioenfonds;
  • toelichting bestemmingsreserves en fondsen;
  • toelichting grondslagen voor consolidatie;
  • toelichting over verwerking van de onderhoudskosten;
• overige gegevens: controleverklaring;
• kasstroomoverzicht:
  • mutatie sluit volgens het kasstroomoverzicht aan bij de mutatie in de liquide middelen volgens de balans;
  • saldo baten en lasten als uitgangspunt nemen;
  • het kasstroomoverzicht sluit aan bij mutaties in de liquide middelen;
  • toelichting grondslagen voor het kasstroomoverzicht;
• materiële vaste activa:
  • gebouwen en terreinen;
  • inventaris en apparatuur;
  • andere vaste bedrijfsmiddelen;
  • in uitvoering en vooruitbetalingen;
  • niet aan het proces dienstbare materiele vaste activa;
• financiële vaste activa: aandelen (opnemen tegen marktwaarde) en gekochte obligaties;
• vorderingen en schulden (toelichting): vorderingen aan verbonden partijen apart presenteren;
• eigen vermogen: toelichting over het verloop van iedere post van het eigen vermogen en toelichting over de bestemming van iedere bestemmingsreserve of fonds. Zorg voor de onderverdeling privaat en publiek;
• voorzieningen: personeelsvoorzieningen, de voorziening verlieslatende contracten en overige voorzieningen;
• langlopende schulden: toelichting over rentepercentage, looptijd, voorwaarden en gestelde zekerheden;
• niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen;
• rijksbijdragen; hieronder vallen ook doorbetalingen en inkomsten ontvangen van samenwerkingsverbanden;
• overige baten; materiële baten apart presenteren:
  • verhuur;
  • detachering personeel;
  • schenking;
  • sponsoring;
  • ouderbijdragen;
  • overige;
• personeelslasten:
  • brutolonen en salarissen;
  • sociale lasten;
  • pensioenpremies;
  • toelichting aantal fte’s;
• overige instellingslasten en doorbetaling samenwerkingsverbanden; denk aan de accountantshonoraria. Sinds 2017 zijn ook doorbetalingen aan schoolbesturen hieraan toegevoegd.

Aandachtspunten OCW: check of de accountant heeft vastgesteld of het jaarverslag aan alle wettelijke bepalingen voldoet, geen materiële tegenstrijdigheden met de jaarrekening bevat, de meerjarenbegroting is goedgekeurd door de toezichthouder en de continuïteitsparagraaf juist en volledig is. Check ook de controleverklaring!