3.5 Hoofdstuk 3 van uw sponsorplan
In het derde hoofdstuk met de titel ‘Ondersteunende informatie’ kunt u de volgende kopjes opnemen:
- doelgroepanalyse;
- concurrentieanalyse;
- juridisch en fiscaal;
- sponsor-database; media-aangelegenheden;
- communicatie met de leden en het bedrijfsleven.
3.5.1 Doelgroepanalyse
Met het oog op het samenstellen of aanpassen van sponsorpakketten is een doelgroepanalyse van belang. Het gaat hier om de doelgroepen van personen die een sponsor kan bereiken door de sponsoring van uw organisatie. De verschillende doelgroepen worden kort besproken, kwantitatief en kwalitatief, aflopend van meest naar minst belangrijk.
Kern van de club
U begint bijvoorbeeld met de omschrijving van de doelgroep ‘De kern van de club’: ‘De kern van de club’ kan bij een vereniging bestaan uit ongeveer veertig mensen die zeer nauw betrokken zijn bij de vereniging. Het gaat hier om:
- kaderleden;
- ex-kaderleden;
- professioneel personeel;
- redactieleden;
- medewerkers van het clubblad en hun directe omgeving.
Multiplier
De waarde van de vijf groepen voor potentiële sponsors kan inzichtelijk worden gemaakt door een zogenoemde ‘multiplier’ te koppelen aan elk van de vijf doelgroepen. Hoe hoger de multiplier (letterlijk: ‘een getal waarmee wordt vermenigvuldigd’) bij een bepaalde doelgroep, hoe belangrijker leden van deze doelgroep voor sponsors zijn.
Voorbeeld werken met multipliers
Stel: groep één krijgt multiplier 10, groep drie krijgt multiplier 1 en groep vijf krijgt multiplier 0,1. Iemand uit groep één is dan voor een sponsor tien keer zo veel waard als iemand uit groep drie; iemand uit groep drie is op zijn beurt weer tien keer zo veel waard als iemand uit groep vijf. Veertig leden uit groep 1 zijn met multiplier ‘400’ waard; veertig leden uit groep vijf zijn met multiplier slechts ‘4’ waard. Met behulp van deze systematiek kunt u de waarde van sponsorpakketten beter bepalen en uitleggen aan sponsors.
3.5.2 Concurrentieanalyse
Om gericht sponsors te kunnen werven is het ook van belang om een korte concurrentieanalyse op te nemen in het sponsorplan.
Wie zijn uw concurrenten op de sponsormarkt en waarom? Kunt u achterhalen wat zij aanbieden en wat zij in ruil daarvoor vragen aan bedrijven? Zo kunt u uw concurrenten een stap voor zijn en blijven.
3.5.3 Juridische en fiscale aspecten
De juridische en fiscale aspecten van sponsoring omvatten te veel om hier te behandelen. Alles wat u moet weten over de juridische kant van sponsoring vindt u terug in hoofdstuk 5 en 7 van dit dossier. De fiscale aspecten komen in hoofdstuk 9 aan bod.
3.5.4 Sponsordatabase
Tijdens uw wervende activiteiten en het uitvoeren van sponsorovereenkomsten krijgt u te maken met vele verschillende organisaties en mensen. Voor een soepele gang van zaken is het hebben én bijhouden van een goede database daarom van onschatbare waarde.
Records
Van iedere potentiële sponsor die u benadert, dient een record te worden ingevoerd in de database. Daarin staan de NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats) van het bedrijf, de naam en functie van de contactpersoon en een verslag van de diverse contactmomenten, inclusief de afgesproken vervolgacties. Dit is dus een soort chronologisch logboek.
Voer niet alleen de gegevens van de huidige sponsors in, maar ook die van sponsors die wel door uw organisatie benaderd zijn maar op dit moment geen interesse hebben. Misschien willen zij op een later tijdstip alsnog instappen.
3.5.5 Communicatie met leden en bedrijfsleven
In het sponsorplan omschrijft u vervolgens hoe u uw eigen achterban en potentiële sponsors inlicht over sponsoring. U kunt bijvoorbeeld eenmaal per jaar via het clubblad aandacht besteden aan de actuele sponsormogelijkheden.
Netwerk
U doet er goed aan leden op bij de sponsoring te betrekken, omdat ieder lid een eigen relatienetwerk heeft, met nieuwe potentiële, nog onbekende sponsors voor uw vereniging. Wijs de leden er wel goed op dat men niet op eigen houtje gaat werven. De sponsorcommissie moet altijd de regie houden. Zowel richting leden als richting potentiële sponsors moeten de doelen die met sponsoring worden beoogd, concreet en helder worden geformuleerd.
Sponsordoelen kunnen bijvoorbeeld de aanschaf van trainingsballen zijn, een trainingskamp of de organisatie van een evenement. Dit kan in een paar zinnen, maar het is wel essentieel om optimaal begrip te kweken bij betrokken groepen.
3.5.6 Media-aangelegenheden
De allerlaatste paragraaf in dit voorbeeldsponsorplan behandelt media-aangelegenheden. Stuur regelmatig persberichten naar alle relevante media, inclusief media uit de hoek van de betreffende sponsor. Doe dit laatste wel in overleg met uw sponsor. U doet dit uiteraard op het moment dat er een nieuwe hoofdsponsor is aangetrokken, maar wees ook proactief op andere ‘mediagenieke’ momenten.