3.2. Inhoud
Wat staat er in uw sponsorplan? Over het algemeen bestaat het document uit drie hoofdstukken. In de rest van deze paragraaf volgt een korte beschrijving van deze hoofdstukken. Een verdere uitwerking volgt in paragraaf 3.3, 3.4 en 3.5.
3.2.1 Sponsormogelijkheden
In het eerste hoofdstuk van het sponsorplan staan de werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd door de sponsorcommissie (zie kader) gedetailleerd beschreven.
Eén van de onderdelen van het eerste hoofdstuk is een beschrijving van de organisatie. In het tweede hoofdstuk wordt ingegaan op de verschillende mogelijkheden die uw organisatie aan sponsors kan bieden. Daarbij wordt ook een opsomming van de targets vermeld die de sponsorcommissie de komende jaren aan de inkomstenkant beoogt.
Algemene zaken
In het derde hoofdstuk staan verschillende algemene zaken beschreven die van belang zijn voor de leden van de sponsorcommissie om hun werk zo goed mogelijk te kunnen doen. Denk daarbij aan een doelgroepanalyse, een concurrentieanalyse, juridische en fiscale aspecten van sponsoring, handvatten met betrekking tot het maken en beheren van een databank, communicatie- en pr-zaken.
Bijlagen
Tot slot neemt u een aantal praktische bijlagen op, zoals een actieplan voor sponsorwerving, een voorbeeldsponsorbrief die de organisatie in het verleden gebruikt heeft en een model van de (verschillende soorten) sponsorovereenkomst(en) die uw organisatie gebruikt.
De zoektocht naar de juiste naam
De werkzaamheden met betrekking tot sponsoring worden binnen uw stichting of vereniging gedaan door een vast groepje mensen. Zij vormen de sponsoringcommissie.
Stel: u kiest voor een commissie van vier personen. Vervolgens bedenkt u de functienamen. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor ‘voorzitter’, ‘penningmeester’, ‘secretaris’ en ‘gewoon lid’, gespiegeld aan het algemene bestuur. Maar ‘lid 1’, ‘lid 2’, ‘lid 3’ en ‘lid 4’ is ook goed. Waar het om gaat is dat u vaste werkzaamheden koppelt aan iedere functie en deze vervolgens weergeeft in een kalender van januari tot en met december. Op deze manier kunnen er nu en straks geen misverstanden bestaan over welk lid wat wanneer moet doen. Als meneer X die ‘lid 4’ was plotseling wegvalt uit de commissie, dan ziet zijn vervanger, mevrouw Y, in het sponsorplan direct wat er van haar verwacht wordt.
3.2.2 Evaluatie
Als het sponsorplan klaar is, staan het sponsorbeleid en de te verrichten werkzaamheden op papier. De grote lijnen staan dan vast. U moet er wel voor zorgen dat er dynamiek in het sponsorplan blijft. Tot de taken van één van de commissieleden behoort daarom een jaarlijkse evaluatie van bepaalde elementen in het plan. Hij kan dan de volgende zaken nagaan:
- zijn de targets nog reëel?;
- zijn de bedragen die u vraagt voor uw sponsorpakketten nog reëel?;
- zijn er nieuwe sponsormogelijkheden bedacht?;
- zijn de bijlagen nog up-to-date?;
- voldoet het standaardgedeelte van de begeleidende brief aan potentiële sponsors nog?