3.4 Hoofdstuk 2 van uw sponsorplan
In het tweede hoofdstuk met de titel ‘De sponsormogelijkheden’ kunt u bijvoorbeeld de volgende categorieën sponsors opnemen:
- hoofdsponsors;
- subsponsors;
- minder belangrijke sponsors, die bijvoorbeeld ieder € 100 doneren. Dergelijke sponsors hebben vaak benamingen als ‘de Club van 100’;
- tips;
- sponsorbrief;
- sponsorvoorstel;
- targets 2017-2021.
3.4.1 Omschrijving sponsormogelijkheden
Kern van dit hoofdstuk van het sponsorplan is de concrete omschrijving van de sponsormogelijkheden die u aanbiedt. Stel dat u de bovengenoemde kopjes exact zou overnemen, dan heeft u gekozen voor drie verschillende pakketten:
- een pakket met verschillende prestaties voor de hoofdsponsors;
- idem voor de subsponsors;
- idem voor de leden van de Club van 100.
Onder de bijbehorende kopjes omschrijft u exact welke prestaties deel uitmaken van het pakket en wat het totale pakket kost. Vermeld ook wat de looptijd is van een contract in de betreffende sponsorcategorie.
Tips zijn altijd welkom
Onder het kopje ‘Tips’ beschrijft u enkele algemene tips met betrekking tot sponsormogelijkheden en aantallen sponsors, bestemd voor uw opvolgers. Bijvoorbeeld:
- Zorg voor een heldere, beklijvende en dus niet al te uitgebreide lijst van sponsormogelijkheden. Huidige en potentiële sponsors en andere betrokkenen moeten niet in een situatie komen dat zij met betrekking tot sponsoring door de bomen het bos niet meer kunnen zien.
- Eén belangrijke (grote) sponsor is te weinig vanwege het afhankelijkheidsrisico, maar vijf is te veel omdat de sponsorcommissie haar tegenprestaties dan niet optimaal kan realiseren. Twee à drie ‘hoofdsponsors’ is ideaal.
- Het moet mogelijk zijn om stapsgewijs te groeien als sponsor. Tussen de Club van 100 en hoofdsponsor moet daarom een tussenstap van subsponsor mogelijk zijn.
- De afhankelijkheid van sponsoring voor de vereniging als geheel moet beperkt blijven. De totale inkomsten uit sponsoring mogen nooit meer bedragen dan 35% van de gehele begroting.
3.4.2 Sponsorbrief
Na de tips volgen paragrafen met informatie over de sponsorbrief en het sponsorvoorstel. Als u bedrijven schriftelijk benadert, stuurt u een sponsorbrief met het sponsorvoorstel. De sponsorbrief is deels algemeen en te hergebruiken en deels op maat. In het algemene stuk komt bondig naar voren wie u bent en waarom u sponsors zoekt.
Op maat
In het stuk op maat meldt u waarom er in uw ogen een ‘match’ is tussen u en het aangeschreven bedrijf. Probeer bij het schrijven van dit stuk op maat zo veel mogelijk op de stoel van de aan te schrijven persoon te zitten. Zorg voor een prettig leesbare opmaak van de sponsorbrief, zonder spel- en stijlfouten.
Laat uw brief altijd door minimaal twee mensen controleren op zaken als leesbaarheid, opmaak, duidelijkheid, stijlfouten en spelfouten.
Gebruik maximaal twee A4-tjes en sluit af met een concrete follow-upafspraak, bijvoorbeeld: ‘Ik neem volgende week dinsdagmiddag telefonisch contact met u op’.
3.4.3 Sponsorvoorstel
Het sponsorvoorstel is een brochure met de sponsorpakketten en een lijst met aanvullende informatie. Kies voor een verzorgde maar niet al te dure uitstraling, dus eigen briefpapier, een mooie omslag en enkele echte foto’s.
Aanvullende informatie
fiscaal
De aanvullende informatie kan bijvoorbeeld bestaan uit een voorwoord van de voorzitter van de sponsorcommissie, een korte aanbeveling door een comité van aanbeveling, cijfers en feiten over de vereniging, een opsomming van de sponsordoelen en een korte samenvatting van hoe de sponsorcommissie werkt en communiceert met sponsors en achterban. Verder kunt u kort aandacht besteden aan specifieke aspecten van sponsoring op juridisch, fiscaal en communicatief gebied en de kansen en risico’s van sponsoring.
De aanvullende informatie uit het sponsorvoorstel kunt u grotendeels rechtstreeks overnemen uit hoofdstuk 3 van uw sponsorplan.
Op een subtiele en bondige manier maakt u duidelijk dat de mogelijke sponsor te maken heeft met een professionele partner. Het sponsorvoorstel moet u zo maken dat dit jaarlijks tegen geringe kosten is aan te passen en te vermenigvuldigen, liefst volledig in eigen beheer.
3.4.4 Doelen
In de laatste paragraaf van hoofdstuk 2 van uw sponsorplan worden de doelen per jaar vermeld, voor de komende jaren. In het voorbeeld (zie het kader hieronder) wordt ieder jaar gemikt op een kleine groei van het aantal sponsors. Sponsorbedragen worden ieder jaar ten minste gecorrigeerd met het oog op inflatie.