3.3 Hoofdstuk 1 van het sponsorplan

organisatie

In het eerste hoofdstuk met de titel ‘De werkzaamheden van de sponsorcommissie’ kunt u de volgende kopjes opnemen:

• sponsors benaderen;
• sponsors behouden;
• sponsors begeleiden;
• overige werkzaamheden;
• organisatie en kalender.

3.3.1 Vier onderwerpen

benaderen

De werkzaamheden zijn grofweg in vier onderwerpen te verdelen:

• nieuwe sponsors benaderen;
• bestaande sponsors behouden;
• uitvoering sponsorovereenkomsten;
• overige werkzaamheden.

• Het werk dat komt kijken bij de punten 1 tot en met 3 komt uitvoerig aan bod in de komende hoofdstukken van dit dossier.

Vergaderingen

sponsorbehoud

Deze verdeling kan ook dienen als leidraad voor vergaderingen van de sponsorcommissie. Deze werkzaamheden met betrekking tot sponsorwerving, sponsorbehoud en de uitvoering van sponsorovereenkomsten vormen de hoofdmoot van het werk van de sponsorcommissie (zie ook paragraaf 2.6).

Overige werkzaamheden

databank

jaarverslag

Maar daarnaast moet de commissie de ‘overige werkzaamheden’ ook niet uit het oog verliezen. Er moet administratief werk worden gedaan, de databank met (potentiële) sponsors moet actueel blijven. Ook fiscale en financiële zaken moeten (eventueel) worden geregeld. Zo moet de commissie een financieel en inhoudelijk jaarverslag maken.

Verder moet de sponsorcommissie het contact met de achterban niet verwaarlozen en moet de personele bezetting van de sponsorcommissie worden bekeken: blijft iedereen lid of moet er vers bloed komen?

3.3.2 Organisatie en kalender

De ruggengraat van het sponsorplan neemt u op onder het kopje ‘Organisatie en kalender’. In het kader ziet u een fragment van een ruggengraat uit het sponsorplan van een tennisvereniging. Dit voorbeeld is slechts een klein onderdeel van de ruggengraat, maar geeft u een idee hoe dit onderdeel eruit kan zien in het sponsorplan.

Taken

ruggengraat

In een ruggengraat worden de taken van de sponsorcommissie per lid omschreven, gevolgd door enkele werkzaamheden die standaard verricht worden per maand. Let op: de ruggengraat is dus maar een deel van de tekst onder het kopje ‘organisatie en kalender’ uit het sponsorplan.