U bent hier

Vrijwilligers
…
8. Administratieve gegevens 8.2 De werkkostenregeling
Voor Vrijwilligers

8.2 De werkkostenregeling

Laatst gewijzigd: mei 2021

werkkosten­­regeling

In de nabije toekomst moet u gebruikmaken van de werkkostenregeling (WKR). Tot voor kort zou de werkkostenvergoeding per 1 januari 2014 verplicht worden, maar inmiddels ziet het er naar uit dat deze datum wordt verschoven van 2014 naar 2015 of 2016. Evengoed is het dus verstandig om u alvast te verdiepen in de regeling en u voor te bereiden als u de WKR nog niet gebruikt.

vergoedingen

De nieuwe regeling voor vergoedingen en verstrekkingen vergt de nodige aanpassingen in de salarisadministratie, maar ook in de financiële administratie. U heeft hoofdzakelijk met de WKR te maken als u naast vrijwilligers ook werknemers heeft binnen uw organisatie. En ook met de uitbetaling van onkostenvergoedingen aan de vrijwilligers krijgt u hier mee te maken. De overheid heeft geen specifieke voorwaarden gesteld aan de (her)inrichting van de financiële administratie. Het enige criterium is dat ‘uit de administratie’ moet blijken hoe de regels van de WKR in uw organisatie zijn toegepast.

8.2.1 Categorieën

gerichte vrijstellingen intermediaire kosten

vrije ruimte

Bij de WKR moet u onderscheid maken tussen ‘gerichte vrijstellingen’, ‘intermediaire kosten’ en kosten die ten laste van het forfait geboekt moeten worden. Ook verstrekkingen die als ‘nihil gewaardeerd’ mogen worden, kunt u apart boeken. Via een Excel-overzicht kunt u een correcte weergave van de uitwerking van de WKR maken door de verschillende vergoedingen en verstrekkingen in de juiste categorie in te delen. Maar deze vergoedingen moeten wel periodiek met de loonsom vergeleken worden om vast te stellen of u al eindheffing moet betalen, omdat de vrije ruimte van 1,5% (2013) van de fiscale loonsom overschreden is.

Het grote nadeel van het apart bijhouden van de WKR is dat u dan eigenlijk twee administraties moet voeren. Of uw organisatie nu wel of geen WKR-heffing moet betalen, de onderbouwing van de loonaangifte moet duidelijk zijn.

8.2.2 Drie methoden

loonheffing

Rekening houden met de WKR in de financiële administratie van uw organisatie kunt u op verschillende manieren doen:

  • Door het hernummeren van de grootboekrekeningen, zodat alle vier hiervoor genoemde rubrieken administratief bij elkaar komen te staan. Hiermee krijgt u in één oogopslag overzicht van de hoogte van de verschillende rubrieken. Vooral van de kosten, waarover – bij overschrijding van het forfait – 80% loonheffing betaald moet worden.

  • Rubricering door middel van subnummers. U geeft bijvoorbeeld de kosten die geboekt worden als gerichte vrijstelling het subnummer 1, de verstrekkingen die als nihil gewaardeerd mogen worden subnummer 2, enzovoorts.
  • In de subadministratie duidelijk maken welke kosten onder welke rubriek van de WKR vallen. In de subadministratie maakt u als het ware vier kostenplaatsen aan. U boekt intermediaire kosten op kostenplaats 1, de forfaitaire kosten op kostenplaats 2, et cetera.

    •