8.1 Administratie bijhouden
Welke gegevens legt u nu vast in uw administratie? Dat hangt uiteraard helemaal af van waar de vrijwilliger zich mee bezighoudt. Van de vrijwilliger die een keer per jaar de aankondiging van uw jaarlijkse rommelmarkt in zijn wijk bezorgt, heeft u eigenlijk alleen naam en telefoonnummer nodig. Van de vrijwillige brandweerman die voor elke uitruk een onkostenvergoeding krijgt en eens in de paar weken bereikbare brandweerdienst heeft, moet u beduidend meer gegevens gebruiken.
functie
Welke functie de vrijwilliger ook heeft, het is verstandig om in ieder geval de volgende zaken in uw administratie op te nemen:
- naam;
- adresgegevens;
- telefoonnummers (ook van de mobiele telefoon);
- e-mailadres;
- functie(s) (een vrijwilliger kan meer dan één functie bekleden);
- zijn beschikbaarheid.
8.1.1 Onkostenvergoeding
bankgegevens
bonnetjes
Daarnaast kunt u aanvullende gegevens opnemen, voor zover deze van toepassing zijn op uw vrijwilliger. Ontvangt de vrijwilliger een onkostenvergoeding, dan heeft u zijn bankgegevens nodig. Ook moet u de hoogte van de vergoeding in uw administratie vastleggen en de kopieën van bonnetjes bewaren. Verder kunt u het rooster waarin de vrijwilliger werkt in de vrijwilligersadministratie in de administratie opnemen, de opleidingen en cursussen die de vrijwilliger heeft gevolgd en bepaalde afspraken die u met de vrijwilliger heeft gemaakt. Heeft u een vrijwilligersovereenkomst met de vrijwilliger, dan moet u een kopie daarvan in uw administratie bewaren.
Ga overigens voorzichtig om met de persoonsgegevens in uw administratie. U mag deze gegevens niet zomaar verstrekken aan sponsors of andere instanties!
8.1.2 Excel of softwareprogramma
Er zijn verschillende systemen om uw vrijwilligersadministratie bij te houden. Voor alle systemen geldt uiteraard dat u ze consequent moet bijhouden. De gegevens van nieuwe vrijwilligers of wijzigingen moet u meteen in het systeem invoeren. Het is verstandig om hier één persoon verantwoordelijk voor te maken.
Voor een kleine organisatie met weinig vrijwilligers kunt u alles bijvoorbeeld in Excel bijhouden. Bij grotere organisaties is het vaak handiger om een softwareprogramma te gebruiken. Er zijn diverse softwareprogramma’s op de markt beschikbaar voor vrijwilligersadministratie. Daarnaast kunt u ook een programma speciaal voor uw organisatie op maat laten maken. Hier hangt uiteraard wel een prijskaartje aan.
Systemen voor personeelsadministratie zijn doorgaans minder geschikt voor uw vrijwilligersadministratie, omdat ze te uitgebreid zijn. Gegevens over salaris, loonheffingen en ziekteverzuim moeten tenslotte ook in deze systemen verwerkt kunnen worden.
Uw keuze
Voordat u een systeem kiest om uw administratie bij te houden, moet u zich afvragen waar u het precies voor wilt gaan gebruiken. Daarnaast spelen de grootte van uw organisatie en het aantal vrijwilligers een rol. Hoe meer vrijwilligers en hoe meer u met het systeem wilt, hoe meer eisen aan het systeem worden gesteld.
Het systeem dat u kiest moet niet te simpel zijn, u moet er wel alles mee kunnen doen wat u ermee wilt doen. Aan de andere kant moet het ook weer niet te uitvoerig zijn. Daarmee wordt het systeem alleen maar ingewikkelder. Let u bij de keuze daarnaast ook op de gebruiksvriendelijkheid.