3.1 Het begeleiden van vrijwilligers
Maar wat moet u nu verstaan onder goede begeleiding? Wat komt er allemaal bij kijken? De volgende punten vormen een goede leidraad bij het succesvol begeleiden van (nieuwe) vrijwilligers.
Inwerktraject
inwerktraject
proeftijd
Maak een inwerktraject voor de nieuwe vrijwilliger. Dat geeft zowel de nieuwe vrijwilliger als de organisatie de tijd om aan elkaar te wennen en te zien wat u aan elkaar heeft. En zo voorkomt u dat de nieuwe vrijwilliger gaat ‘zwemmen’. Koppel hem als het enigszins kan aan een ervaren werknemer. U kunt het inwerktraject of de proeftijd ook vastleggen in de vrijwilligersovereenkomst die u als bestuurder afsluit met de vrijwilliger.
evaluatiemomenten
Bepaal, natuurlijk het liefst samen met de vrijwilliger, welke activiteiten en werkzaamheden passend zijn voor die eerste periode van kennismaking met uw organisatie. Deze werkzaamheden moeten natuurlijk ook leuk zijn. Bouw evaluatiemomenten in om te bespreken of de vrijwilliger op zijn plek is.
U kunt bij een nieuwe vrijwilliger de eerste tijd ook gebruikmaken van een vrijwilligerscoördinator, die regelmatig contact met de vrijwilliger heeft. Deze verzorgt het inwerkprogramma en ondersteunt de vrijwilliger waar nodig. Het contact kan persoonlijk, maar ook telefonisch of per e-mail.
Inventariseer mogelijkheden en beperkingen
Inventariseer in een zo vroeg mogelijk stadium wat de nieuwe vrijwilliger al kan en vooral ook wat hij nog niet kan, inclusief mogelijke functiebeperkingen. Ga ook na wat de ambities van de nieuwe vrijwilliger zijn. U moet beseffen dat de ene vrijwilliger meer begeleiding nodig heeft dan de andere. Iemand die vanuit een maatschappelijke stage vrijwilligerswerk gaat doen, heeft misschien meer behoefte aan een coachende begeleider die stap voor stap meedenkt. Terwijl iemand die zijn of haar specifieke kennis voor de organisatie wil inzetten, juist behoefte heeft aan een duidelijke opdracht en daarnaast veel vrijheid om de opdracht uit te voeren.
3.1.1 Begeleiding
mentoring
Niets is zo demotiverend als nergens terecht kunnen met vragen over het werk. Of onduidelijkheid over wie nu precies waarop aan te spreken is. Geregelde gesprekken over de voortgang zijn prettig en onmisbaar voor beide partijen. Zorg daarom voor een vast aanspreekpunt binnen de organisatie. Denk daarbij ook eens aan mentoring. Mentoring is een vorm van begeleiding met een aantal specifieke kenmerken. In mentoring gaat het om een één-op-één relatie. Bedenk goed wie u tot mentor benoemt. Dit moet iemand zijn met geduld en veel kijk op de dagelijkse dingen die een vrijwilliger meemaakt in zijn werk. Zoek een mentor die bij de vrijwilliger past.
Vinden en binden van vrijwilligers
De checklist en aandachtspunten in dit hoofdstuk zijn ontleend aan de 5×B-methode van Movisie. In deze methode draait het om 5 B’s die voor het vinden en binden van vrijwilligers van belang zijn: Binnenhalen, Begeleiden, Belonen, Behouden, Beëindigen.
In de 5×B-methode wordt elke B behandeld aan de hand van vijf vragen die u zichzelf kunt stellen.
Deze vijf vragen voor het begeleiden van uw vrijwilligers zijn:
Wettelijke vereisten
Voor sommige vrijwilligers(groepen) is er wet- en regelgeving van toepassing die stimulerend dan wel belemmerend kan werken. Denk bijvoorbeeld aan vrijwilligerswerk dat in het kader van sociale activering wordt gedaan. Vergeet ook niet dat uw organisatie moet voldoen aan de eisen uit de Arbowet.
3.1.2 Laat de werkvloer meepraten
Veel organisaties werken top-down. De leiding bepaalt, de vrijwilliger voert uit. Maar u zou het ook eens wat meer bottom-up kunnen proberen. Het heeft namelijk voordelen om ook ‘de werkvloer’ mee te laten praten over zaken die in uw organisatie spelen. Niet alleen omdat dat wel zo aardig is; de ervaringen en de invalshoek van uw vrijwilligers kunnen van grote waarde zijn voor het toekomstige beleid van uw organisatie.
Luister altijd goed naar opmerkingen, verbeterpunten en klachten van vrijwilligers. Misschien kunt u er door een kleine aanpassing al voor zorgen dat een bestaand knelpunt verdwijnt.