3.3 Juridische aspecten
rechtsgeldig
Messengerdiensten zijn een relatief ‘jong’ communicatiemiddel. En in de zakelijke omgeving worden ze nog maar kort ingezet. In de wet is daarom nog niet duidelijk wat de juridische status is van bijvoorbeeld WhatsApp-berichten. De praktijk heeft echter uitgewezen dat communicatie via chatapps in veel gevallen rechtsgeldig is.
Overeenkomsten sluiten
schriftelijkheidseis
in gebreke stellen
Zo is het sluiten van een overeenkomst via een messengerdienst in veel gevallen rechtsgeldig. De arbeidsovereenkomst, een huurovereenkomst, een opdrachtbevestiging; u kunt ze allemaal met een gerust hart via WhatsApp sluiten. Maar wilt u iemand officieel in gebreke stellen, dan kunt u daar beter geen chatberichtje voor gebruiken. Voor dit soort ‘zware’ documenten schrijft de wet namelijk de zogenoemde ‘schriftelijkheidseis’ voor. In de praktijk zou een rechter kunnen beslissen dat een WhatsApp-bericht voldoet aan de schriftelijkheidseis, maar als u zeker van uw zaak wilt zijn, kunt u daar beter geen chatdienst voor gebruiken. Daar komt bij dat het niet heel professioneel overkomt als uw organisatie iemand in gebreke stelt via een chatberichtje. Ook is zo’n programma gewoon niet erg handig voor het sluiten van overeenkomsten. U kunt weliswaar een document ondertekenen, er een foto van maken en het versturen naar de andere partij, maar dat is erg omslachtig en de kwaliteit laat vaak te wensen over.
Overeenkomst sluiten via de app
Als u een overeenkomst wilt aangaan via WhatsApp of een vergelijkbare dienst, moet u zorgen dat u voldoet aan de wettelijke vereisten:
- Uit de communicatie moet blijken dat er sprake is van een aanbod.
- Er moet ook duidelijk uit het gesprek blijken dat het aanbod wordt aanvaard.
handelingsbekwaam
Dat lijkt simpel, maar de overeenkomst via een chatapp kan achteraf ongeldig worden verklaard als:
- uit de overeenkomst niet blijkt dat beide partijen de wil hadden om een overeenkomst te sluiten;
- er geen duidelijke afspraken in staan (wat gaat u leveren, wanneer enzovoorts);
- de partijen niet handelingsbekwaam zijn. Iemand is handelingsbekwaam als hij meerderjarig is en niet onder curatele staat;
- de aanvaardende partij niet bij zijn volle verstand was bij het tot stand komen van de overeenkomst. Denk aan iemand die dronken was of aan een geestelijke stoornis leed.
bewijs
Het ‘ouderwetse’ scanapparaat of een document versturen via de briefpost is dan toch handiger. Inmiddels is duidelijk dat de rechter communicatie via een chatprogramma soms als bewijs accepteert.
WhatsApp als bewijs
In een zaak waarin een werkgever en een werknemer discussie hadden over een ziekmelding, moest een Amsterdamse rechter beslissen. Die discussie vond deels plaats via WhatsApp. In dat WhatsAppgesprek liet de werkgever weten de tijdelijke arbeidsovereenkomst niet te verlengen. De werknemer hield vol dat hij het betreffende bericht niet had ontvangen, maar daar ging de rechter niet in mee.
Blauwe vinkjes zeggen niet alles
Dat u een bericht heeft verstuurd, wil niet zeggen dat u ervan uit kunt gaan dat het meteen ontvangen is. WhatsApp heeft een systeem met twee vinkjes, waardoor u kunt zien of uw bericht de bestemming heeft bereikt. Ziet u één vinkje staan onder uw bericht, dan is het verstuurd. Pas als het tweede vinkje verschijnt, is uw boodschap afgeleverd bij de ontvanger. Kleuren de vinkjes blauw, dan is het bericht gelezen. Viber, het populaire alternatief voor WhatsApp, gebruikt een vergelijkbaar systeem. Als een berichtje is aangekomen, komt er een vinkje bij te staan met de tekst ‘delivered’. BlackBerry Messenger geeft ook een leesbevestiging. Bij verzending ziet u een vinkje verschijnen. Zodra het bericht is gelezen, komt daar de letter ‘r’ bij. Die staat voor ‘read’, oftewel gelezen. De leesbevestiging die chatdiensten geven, maken ze waardevoller dan e-mails in de rechtszaal.
bewijsmateriaal
De werknemer had namelijk op het bericht gereageerd. Dat bewees volgens de rechter dat de man het bericht had gelezen en daarmee was het ontslag rechtsgeldig. De werknemer kon uit het bericht namelijk concluderen dat hij geen contractverlenging zou krijgen. Messengerdiensten als bewijsmateriaal leveren dus flinke discussies op in de rechtszaal. U moet daarom goed opletten wat u allemaal via zulke diensten verstuurt naar zakelijke contacten.
Is een chatgesprek altijd bewijs?
In een rechtszaak mag u in principe alles wat uw kant van het verhaal onderbouwt als bewijs opvoeren. Hier gelden wel specifieke voorwaarden voor. Zo wordt een bepaald bewijsstuk alleen geaccepteerd als u dat netjes volgens de procedure aangeleverd heeft. De rechter buigt zich vervolgens over alle stukken – die op de juiste manier zijn ingediend – en bepaalt hoe belangrijk hij een specifiek bewijsstuk vindt.
Voor u het weet, worden uw eigen woorden tegen u gebruikt. Andersom geldt dat u er lang niet altijd van uit kunt gaan dat een chatconversatie standhoudt als bewijs in een rechtszaak.
Neem nu de blauwe ‘gelezen’ vinkjes van WhatsApp. In een zaak waarin een vrouw zich had ziek gemeld, accepteerde de rechter blauwe vinkjes als bewijs dat het bericht gelezen was door de werkgever. De werkneemster had zich dus rechtsgeldig ziek gemeld.
Als u de chatgeschiedenis van een messengerdienst wilt printen – bijvoorbeeld omdat u een exemplaar voor het archief nodig heeft – kunt u de conversatie exporteren vanuit het programma en naar uzelf mailen.
De Nederlandse wet zegt over dit soort zaken dat uw organisatie als verzender alleen hoeft te bewijzen dat een bericht is aangekomen. Het is vervolgens de eigen verantwoordelijkheid van de ontvanger of hij de boodschap daadwerkelijk leest. In andere zaken vond de rechter de leesbevestiging van een chatbericht overigens niet overtuigend genoeg om de verzender gelijk te geven. Voor rechters zijn messengergesprekken als bewijsmateriaal ook relatief nieuw. Het is van tevoren dus lastig te voorspellen wat de waarde is van een WhatsAppgesprek als bewijsstuk bij de rechtbank.
E-mail versus messengerdienst
De leesbevestiging die chatdiensten geven, maken het makkelijker om hard te maken dat iemand uw bericht gelezen heeft. Bij een e-mail is het bijvoorbeeld lastiger om te bewijzen dat het bericht gelezen is. Toch zijn de leesbevestigingen op zichzelf geen bewijs. Een huisgenoot of collega kan in theorie namelijk ook de app geopend hebben waardoor de leesbevestiging verschijnt. Als het om vervalsen gaat, zijn zowel e-mail- als messengergesprekken te manipuleren. Zo kan een kwaadwillende een e-mail makkelijk bewerken in Photoshop. En stel, iemand wil een WhatsAppconversatie manipuleren, dan kan hij bijvoorbeeld individuele berichtjes wissen, zodat er een vertekend beeld ontstaat van het gesprek. Om er zeker van te zijn dat u sterk bewijs heeft in de rechtszaal kunt u officiële documenten dus het beste nog altijd per aangetekende post versturen.