3.1 Communiceren met messengerdiensten

chatten

e-maildruk

In een zakelijke omgeving heeft het enkele voordelen om messengerdiensten te gebruiken. Messengerdiensten zijn programma’s waarmee u kunt chatten met andere gebruikers. Niet alleen zijn ze veelal gratis; dit soort diensten kunnen ook de e-maildruk verlagen. In plaats van een e-mail te sturen voor een korte mededeling of vraag, zullen werknemers namelijk berichtjes naar elkaar sturen.

Groepsgesprekken

overleggen

Een ander groot voordeel is dat u groepen kunt aanmaken. Dat is handig als u bijvoorbeeld deel uitmaakt van een projectteam. U kunt dan met de andere groepsleden overleggen zonder dat u hiervoor een vergadering hoeft te plannen. Dat scheelt dus veel tijd. Het overleggen via messengerdiensten heeft als positieve bijkomstigheid dat er verschillende gesprekken tegelijk plaats kunnen vinden zonder dat collega’s die zich in dezelfde ruimte bevinden er last van hebben. U kunt zich indenken dat dit in een kantoortuin een verademing voor werknemers is.

Nadelen

Er kunnen ook redenen zijn om chatprogramma’s juist niet in een zakelijke setting te gebruiken. Zo gaan dit soort diensten niet altijd even netjes om met de verzamelde gegevens van gebruikers (zie het kader op pagina 32). Groepsgesprekken kunnen voor de nodige irritatie zorgen en werk­nemers afleiden van hun werk. In een groepsgesprek ontvangt namelijk iedere deelnemer elk bericht, ongeacht of het voor hen bedoeld is. Hoe groter de groep, hoe meer berichten een individuele werknemer ontvangt die niet van toepassing zijn op hem. Het kan zelfs gebeuren dat iemand een stroom aan berichten ontvangt die voor hem niet relevant zijn.

ergernis

Om ergernissen en stress te voorkomen, kan het verstandig zijn bij de instellingen van de software te kijken. U kunt namelijk ook instellen dat uw apparaat alleen een kort piepje geeft bij een nieuw bericht, even trilt of zelfs geen geluid maakt als er een nieuw bericht binnenkomt.

licentie

Een organisatie kan ervoor kiezen alle messengerdiensten toe te staan. Werknemers mogen dan op eigen initiatief chatprogramma’s installeren en gebruiken. Dat heeft als nadeel dat er wildgroei ontstaat; op de pc’s en mobiele apparaten van werknemers verschijnen allerlei programma’s die zij op eigen houtje gebruiken. Werknemers kunnen er in die situatie ook voor kiezen om software te downloaden waarvoor eigenlijk een licentie nodig is. U kunt dan voor nare verrassingen komen te staan op het moment dat de Business Software Alliance (BSA) – in de volksmond ook wel softwarepolitie genoemd – op de stoep staat. De organisatie moet dan aantonen dat zij de juiste licenties in huis heeft.

illegale software

Volgens het Burgerlijk Wetboek is de organisatie aansprakelijk als blijkt dat er illegaal software wordt gebruikt door werknemers, zelfs als de software onbedoeld of onbewust illegaal door mensen wordt gebruikt. Om meer controle te houden, kan de organisatie er voor kiezen om van bovenaf op te leggen welke dienst(en) werknemers mogen gebruiken om met elkaar te communiceren.

private chatrooms

Dit maakt het monitoren en beveiligen van messengerprogamma’s ook een stuk makkelijker (zie hoofdstuk 9 en 10). Het is sowieso beter om binnen een organisatie allemaal met dezelfde messengersoftware te werken. Dat is veiliger omdat u dan bijvoorbeeld beschermde private chatrooms kunt gebruiken voor vertrouwelijk overleg met collega’s – dat is bij de meeste messengers mogelijk.

Etiquette

Niet alleen de keuze voor een programma is belangrijk, maar ook hoe dat wordt gebruikt. Zo speelt etiquette een rol als werknemers via de chat communiceren met collega’s, relaties en klanten. Via de smartphone zijn werknemers constant online, ook tijdens vergaderingen, lunches met relaties en bedrijfsuitjes. Maar dat wil niet zeggen dat het geaccepteerd is om berichtjes te beantwoorden tijdens een overleg.

richtlijnen

gevoelige ­informatie

Om hier duidelijkheid in te scheppen, kan de organisatie richtlijnen opstellen voor het gebruik van messengerdiensten, bijvoorbeeld:

• Smartphonegebruik is tijdens vergaderingen niet toestaan, tenzij er dringende privézaken spelen.
• Werknemers moeten rekening houden met het privéleven van de ander. Dat wil zeggen: beperk het sturen van berichten in de avond en het weekend.
• De zakelijke chat moet professioneel blijven. Zo is een groepsgesprek niet bedoeld om grappige plaatjes naar elkaar te sturen of collega’s op de hoogte te houden van privéperikelen.
• Gevoelige informatie is niet geschikt om via de chat te bespreken.