3.2 Back-ups maken
Als de organisatie chatdiensten gebruikt, moet u ervoor zorgen dat er back-ups worden gemaakt van gesprekken. Stel: een klantenservicemedewerker maakt harde afspraken met een klant. Het is dan geen overbodige luxe om een back-up te hebben van de conversatie.
Een back-upbestand kan behoorlijk groot zijn. Gebruik daarom niet de mobiele databundel om een kopie van uw gespreksgeschiedenis te maken, maar een wifiverbinding. Zo kunt u torenhoge rekeningen van uw provider voorkomen.
bewaarplicht
Zo kunt u altijd bewijzen dat een klacht naar wens is opgelost. En wat dacht u van de bewaarplicht? Sommige documenten moet u van de Belastingdienst minimaal zeven jaar bewaren. Zijn die stukken digitaal verstuurd, dan moet u ze ook in elektronische vorm bewaren.
Niet aankloppen voor verloren data
inzage
Bij het gebruik van messengerdiensten is het maken van een back-up extra belangrijk. Diensten als WhatsApp en Skype mogen namelijk geen inzage hebben in de berichten die hun gebruikers naar elkaar sturen. Daarom slaan ze verzonden en ontvangen berichten niet op de eigen server op. Berichten worden alleen op de apparaten van de gebruikers opgeslagen. Dat is gunstig voor uw privacy, maar het heeft een keerzijde: als u per ongeluk een belangrijk bericht wist en u dat wilt terughalen, hoeft u niet bij de messengerdienst aan te kloppen. Die kan het niet terughalen voor u, aangezien de dienst dat bericht nooit heeft opgeslagen op de eigen server.
gespreksgeschiedenis
Helaas bewaart lang niet elke chatdienst uw gespreksgeschiedenis, laat staan dat er regelmatig een back-up wordt gemaakt. Daar kunt u eventueel de cloud voor gebruiken. WhatsApp biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om regelmatig een back-up van uw gespreksgeschiedenis en mediabestanden te maken in Google Drive (voor Android-smartphones) of iCloud (voor de iPhone).
Het archief is geen back-up
archiveren
Maak niet de klassieke fout om archiveren als synoniem voor de back-up te zien. Er bestaat namelijk wel degelijk een verschil tussen de twee begrippen. De gegevens in een archief zijn voor langere tijd opgeslagen en veranderen niet meer. Een back-up is daarentegen een levend bestand en kan bijgewerkt worden met nieuwe gegevens. Denk aan de dagelijkse back-up.
exporteren
Er zijn ook messengerdiensten die de mogelijkheid bieden om de gespreksgeschiedenis te exporteren, zodat u deze kunt e-mailen naar uzelf en als back-up kunt opslaan. Ook hier speelt privacy een belangrijke rol. De organisatie mag namelijk niet zomaar de chatactiviteiten van een werknemer monitoren. In hoofdstuk 10 wordt beschreven wat wel en niet toegestaan is op het gebied van werknemers monitoren.
Draagbare media
Als u de back-up lokaal op uw computer bewaart, moet u zorgen voor een tweede kopie op een andere plek. Want als u het back-upbestand op uw harde schijf heeft opgeslagen en uw computer het begeeft, bent u alsnog de gespreksgeschiedenis en de bijbehorende mediabestanden kwijt. Het is dus van cruciaal belang dat de organisatie een goede back-up maakt van de data die op de harde schijven van de bedrijfscomputers staan. U kunt ook zelf een extra back-up maken. Het handigst is om daarvoor geheugenmedia zoals mobiele apparaten, externe harde schijven of USB-sticks te gebruiken. Dit soort losse apparaten zijn echter gevoelig voor diefstal en verlies. Daarom moet u beschermings- en beveiligingsmaatregelen nemen. Denk hierbij aan:
- (sterke) wachtwoorden;
- het versleutelen van gegevens
- software om gegevens te wissen op afstand;
- mappen verbergen.
bewaren
Houd er ook rekening mee dat opslagmedia zoals dvd’s, geheugenkaartjes en USB-sticks nog relatief ‘jong’ zijn. Het is nog niet duidelijk hoe lang ze meegaan – en dus hoe lang u een back-up kunt bewaren op zo’n medium. Hierbij is het van belang dat u bepaalde zaken weet:
- Schijven zoals cd’s en dvd’s gaan gemiddeld tien jaar mee.
- Bewaar schijven in een donkere ruimte bij een constante temperatuur van 10°C tot 17°C. Idealiter is de luchtvochtigheid in die ruimte 20% tot 50%.
- Met name voor de USB-stick is lastig te voorspellen hoe lang de gegevens op het medium toegankelijk blijven. Zeker als u het apparaatje opbergt en het tussendoor niet gebruikt, is het onduidelijk hoe lang het duurt voordat de back-up niet meer te benaderen is.