8.1 Rollen binnen het SPP-proces
proces
betrokkenheid
rolinvulling
In elke moderne organisatie hebben leidinggevenden een eigen verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het personeelsbeleid. Zij dragen zorg voor de werknemers in hun team, dus speelt de leidinggevende een belangrijke rol bij SPP. In eerste instantie in het proces om te komen tot het strategische personeelsplan en daarna zeker ook bij de implementatie ervan. Zonder actieve betrokkenheid van de leidinggevenden wordt het een exclusief HR-feestje en die zijn doorgaans niet het meest geslaagd. Om het personeelsplan effectief te realiseren, is niet alleen een consequente rolinvulling van belang, maar is de onderlinge samenwerking en afstemming tussen de betrokkenen zeker zo belangrijk.
Naast HR en het management, vervullen de werknemer, de ondernemingsraad en de directie belangrijke rollen. De vijf rollen zijn hieronder nader uitgewerkt.
8.1.1 Rol HR
kwaliteiten
Voor de implementatie van het plan is inzet op een breed scala aan HR-thema’s nodig rond in-, door- en uitstroom. De analyse van uw huidige personeelsbestand geeft u inzicht in de mate waarin werknemers beschikken over de benodigde kwaliteiten én de mate waarin zij in staat zijn om zich deze kwaliteiten eigen te maken.
Outplacement
scholing
Voor de werknemers van wie is vastgesteld dat zij niet aan de functie-eisen kunnen voldoen (en die ook niet in aanmerking komen voor een andere functie binnen uw organisatie) moet u een oplossing buiten de organisatie vinden. De werkgever heeft daarin een belangrijke verantwoordelijkheid. Via een outplacementtraject of via om- en bijscholing kunt u werknemers helpen hun mobiliteit te vergroten en hun loopbaan elders voort te zetten.
Talent behouden
lange termijn
gewild
Werknemers die nog niet voldoen aan de benodigde kwalificaties, maar wél potentie hebben, biedt u gerichte opleidingsmogelijkheden en begeleiding. Ook werknemers die nu al over de benodigde competenties beschikken, zullen zich moeten blijven ontwikkelen om hun inzetbaarheid ook op de langere termijn te waarborgen. Daarnaast zijn structurele aandacht en ontwikkelmogelijkheden noodzakelijk om werknemers binnenboord te houden. De goed functionerende werknemers beschikken tenslotte over kwaliteiten die ongetwijfeld ook zeer gewild zijn bij andere organisaties en bedrijven. De aantrekkingskracht als werkgever is daarom cruciaal om talent te behouden.
HR en de uitvoering van het SPP-plan
deskundigheid
expertise
Voor een effectieve uitvoering van de acties uit het plan moet u als HR-professional:
- over de juiste deskundigheid en het instrumentarium beschikken;
- steeds de afweging maken welke expertise uw organisatie zelf in huis moet hebben;
- weten welke expertise u eventueel extern moet betrekken.
begeleiden
Uw rol kan bij de realisatie van het personeelsplan verschillende vormen aannemen: van het inhoudelijk ontwikkelen van generiek personeelsbeleid op onderwerpen als werving, competentieontwikkeling en duurzame inzetbaarheid tot het vormgeven van specifieke opleidingsprogramma’s of outplacementtrajecten. Ook houdt u zich bezig met het begeleiden van leidinggevenden en werknemers bij de invulling van hun eigen rol.
8.1.2 Rol leidinggevende
implicaties
Een effectieve uitvoering van uw strategisch personeelsplan begint bij een consequente rolinvulling door de leidinggevenden binnen uw organisatie. Zij moeten de dialoog aangaan met hun werknemers over de implicaties van het plan en bespreken wat het nieuwe personeelsplan concreet voor hen betekent. Maar ook wat er van de werknemers wordt verwacht en wat zij van de organisatie kunnen verwachten.
Het zijn complexe onderwerpen die hoge eisen stellen aan de leidinggevenden. Elke werknemer heeft tenslotte weer een andere uitgangssituatie waar u rekening mee moet houden.
De leidinggevende moet in zijn rol de balans bewaren tussen het belang van de organisatie en het persoonlijke belang van de werknemer.
Elke leidinggevende is zelf ook onderdeel van het personeelsplan en heeft dus ook een eigen ontwikkelopgave. Wijs de leidinggevende erop dat hij hierin niet alleen staat en op u en uw afdeling kan terugvallen voor ondersteuning en expertise vanuit HR.
8.1.3 Rol werknemer
inzetbaarheid
De werknemer is in eerste instantie zelf verantwoordelijk voor zijn eigen loopbaanontwikkeling en inzetbaarheid. Zodra door de leidinggevende duidelijk is gemaakt wat de individuele consequenties zijn van het SPP-plan, kan de werknemer daar zelf mee aan de slag.
training
In zijn persoonlijke ontwikkelplan werkt hij uit welke activiteiten hij wil ondernemen om zijn eigen inzetbaarheid te vergroten, zoals een training of werkstage. De leidinggevende is het aanspreekpunt voor de werknemer bij het vormgeven van zijn ontwikkelplan. Het is de taak van HR om de werknemer hierbij zo goed mogelijk te helpen.
8.1.4 Rol medezeggenschap
informeren
transparantie
In de meeste organisaties is er een ondernemingsraad (OR) actief om het collectieve belang van de werknemers te behartigen. Het is belangrijk dat u de OR goed informeert over en betrekt in het SPP-traject. Niet alleen omdat de OR tijdig op de hoogte moet zijn van de personele consequenties van het personeelsplan, maar ook omdat hij over waardevolle inzichten beschikt en opvattingen heeft die bepalend kunnen zijn voor de effectiviteit van (en het draagvlak voor) de acties om de kloof tussen het huidige en gewenste personeelsbestand te overbruggen. Transparantie over het doel en de aanpak is cruciaal om gezamenlijk op te trekken en organisatie- en werknemerbelang optimaal op elkaar af te stemmen.
8.1.5 Rol directie
uitdragen
In de uitvoering van het strategisch personeelsplan is ook een belangrijke rol weggelegd voor het hoger management. De directie moet uitdragen dat het plan essentieel is voor het realiseren van de strategische doelen van de organisatie. Communicatie en informatievoorziening zijn belangrijk, maar ook een meer actieve, persoonlijke steun van directeuren voor de leidinggevenden is belangrijk. Implementatie van het personeelsplan komt alleen goed van de grond als werknemers en leidinggevenden zien dat de directie zich er hard voor maakt en er consequenties aan verbindt.
U heeft een belangrijke adviserende rol naar de directie in het rapporteren over voortgang en eventueel bijstellen van het personeelsplan. Daarmee stelt u de directie in staat om periodiek de OR juist en volledig te informeren.