7.3 Het opstellen van een actieplan
zelf schrijven
Het is nu zaak de gekozen acties uit te werken in een concreet actieplan. In het actieplan maakt u duidelijk wie wat wanneer doet. U kunt het plan zelf schrijven, maar u kunt ook ‘eigenaren’ aanwijzen die het plan verder uitwerken.
Een groot deel van de uitvoering van de acties zal bij uw afdeling liggen, maar evengoed zal een groot deel in de lijn liggen. Helemaal niet gek dus als leidinggevenden het plan dan ook zelf schrijven.
De uitwerking kan in een Word-document, maar denk ook eens aan een andere vorm. PowerPoint dwingt tot kernachtig opschrijven en Excel biedt veel structuur.
7.3.1 Onderdelen
stappen
eigenaar
risico
verbinding
adviseur
monitoren
De volgende onderdelen werkt u uit in het actieplan:
- Wat: benoem in het actieplan zo concreet mogelijk de te nemen stappen. Breek de actie op in kleinere stapjes. Welke eerste stap moet u zetten om de actie in gang te zetten? Besteed vooral aandacht aan die eerste stappen. Dit onderdeel past en vult u gedurende de uitvoering steeds verder aan.
- Wie: wie voert de actie uit en wie is de eigenaar? Koppel dit aan een functie of rol en niet aan een persoon. Zo blijft het duidelijk wie verantwoordelijk is voor de acties, ook als de persoon uit dienst gaat of een nieuwe functie krijgt.
- Wanneer: benoem een realistische periode en bepaal een einddatum.
- Doelgroep: op wie is de actie gericht, wie krijgen met de actie te maken? Wat is hun voordeel bij de actie?
- Risico’s en belemmeringen: beperk u tot realistische risico’s, hoe klein ook! Denk na hoe u deze kunt tackelen en beschrijf dit bij de kleine stapjes die u bij ‘wat’ opneemt (zie ook paragraaf 7.2).
- Kansen: welke kansen biedt de actie? Is er een verbinding te leggen met andere acties en plannen?
- Investering en benodigde bronnen: maak een inschatting van de benodigde tijdsinvestering en eventueel het benodigde budget. Beschrijf ook welke bronnen nodig zijn voor het realiseren van de actie, zoals het inschakelen van een externe adviseur (zie paragraaf 7.2).
- Resultaat: beschrijf wat de actie oplevert en betrek hierbij het speerpunt. Als de actie is uitgevoerd, is dan de situatie bereikt die het speerpunt omschrijft? Probeer ook tussenresultaten op te nemen, zodat u tussentijds kunt monitoren of u op de goede weg zit.
Horizontale en verticale integratie
twee controles
bijdrage
Als u een overzicht heeft van mogelijke oplossingen en acties, is het belangrijk twee controles uit te voeren voordat u de oplossingsrichtingen verder gaat uitwerken. Allereerst wilt u dat de instrumenten die u gaat inzetten om het benodigde personeelsbestand te bereiken, elkaar niet zullen tegenwerken. Ze moeten onderling op elkaar afgestemd zijn. Denk aan de samenhang tussen loopbaanontwikkeling en performancemanagement. Dit is de horizontale integratie. Ten tweede moet de inzet van de oplossingen en instrumenten een bijdrage leveren aan het realiseren van de strategie: de verticale integratie.
7.3.2 Niveaus voor acties
maatwerk
knelpunt
De acties die u opstelt kunnen gericht zijn op individueel niveau, afdelingsniveau of organisatieniveau:
- Individueel niveau: de acties op individueel niveau zijn maatwerk. Acties op dit niveau zet u in naar aanleiding van de vlootschouw (zie pagina 59) als blijkt dat er slechts enkele individuen in een bepaalde categorie vallen. Als er slechts enkele werknemers zijn die zich niet kunnen ontwikkelen naar de toekomst, is daar niet een heel beleid voor nodig en volstaat het om maatwerk te bieden.
- Afdelingsniveau: acties op afdelingsniveau stelt u op als er een afdelingsspecifiek knelpunt is. Bijvoorbeeld als er groei of grote uitstroom wordt verwacht op een afdeling.
- Organisatieniveau: op organisatieniveau formuleert u acties die een afdelingoverstijgend knelpunt oplossen. Denk aan het verbeteren van het werkgeversimago.