10.2 Valkuilen bij de uitvoering van een project

einddatum

voortgang

In een project hebben u en uw projectteamleden te maken met een grote tijdsdruk. Naarmate het project vordert, wordt de planning steeds belangrijker. Er is immers een einddatum vastgelegd waarop het project afgerond moet zijn. Natuurlijk moet u meteen al strak op die planning sturen. Maar het is onvermijdelijk dat die planning, naarmate het einde van het project nadert, steeds belangrijker wordt. Om de planning en voortgang van een project te laten zien, kunt u gebruikmaken van een Gantt-grafiek, zoals hieronder afgebeeld. Deze grafiek laat het team een overzicht van het projectschema, de aankomende mijlpalen en de algemene projecttijdlijn zien.

10.2.1 Tijd

krap

oplossingen

Een veel voorkomende valkuil bij projecten is een te krappe tijdsplanning. Als de tijd dringt, moet u daadkrachtig zijn en snel maatregelen nemen. Het is onverstandig om stug vol te houden en te proberen alles af te krijgen en uiteindelijk maar een half eindproduct af te leveren. Een team dat constant een race tegen de klok houdt, maakt daarnaast meer fouten en is minder veerkrachtig bij tegenslagen. Om het team te ontlasten, kunt u als projectleider kiezen voor een aantal oplossingen. Wat u kunt doen is het volgende:

• De omvang van het project aanpassen.
• De kwaliteitseisen verlagen.
• Met het hele projectteam langere dagen maken. Hier schuilt wel een gevaar in, namelijk dat de scherpte vanaf een bepaald niveau (sterk) afneemt.
• Teamleden vervangen of meer mensen inzetten. Een frisse blik van een nieuw teamlid kan het proces versnellen. Het inwerken moet natuurlijk niet te lang duren.
• Het projectproces anders inrichten, bijvoorbeeld de activiteiten op een andere manier rangschikken.
• Activiteiten uitstellen of schrappen die het eindresultaat niet of nauwelijks beïnvloeden.

10.2.2 De hoogtepunten én dieptepunten

strubbelingen

monitoren

In uw werk als projectleider maakt u alle hoogtepunten én dieptepunten van een project mee. Naarmate het project vordert, wordt langzaam duidelijk of de gestelde doelen haalbaar zijn of niet. Er kunnen strubbelingen ontstaan in het projectteam of u krijgt te maken met tegenvallende budgetten. Sommige valkuilen zijn niet te voorspellen, andere kunt u al van mijlenver zien aankomen. U moet het project constant monitoren, evalueren en als het nodig is, over een andere boeg gooien!

10.2.3 De samenstelling van het projectteam

evenwicht

De samenstelling van het projectteam is erg bepalend voor het functioneren ervan. Sommige projectteams beginnen al niet goed, omdat de teamleden te snel bij elkaar geraapt zijn, of toevallig beschikbaar waren voor de klus. De basis van een goed projectteam is evenwicht, met teamleden met verschillende expertises en karakters. Het kost tijd en aandacht om een goed projectteam samen te stellen. Wees ook altijd kritisch ten aanzien van de groepsdynamiek! Als iedereen zich te veel schikt, of zich juist afzet, gaat dat ten koste van de creativiteit of de voortgang.

Groepsdynamica

ongrijpbaar

kritiek

extreem

normen

Maar dan nog is het afwachten hoe een team zich ontwikkelt. In de loop van de projecttijd vinden er groepsdynamische processen plaats die niet altijd ‘grijpbaar’ zijn. Een aantal groepsdynamische valkuilen:

• De groep wordt onkwetsbaar: ‘groupthink’. Als de teamleden volledig opgaan in de goede sfeer in een groep en er weinig kritiek wordt geuit, duikt het gevaar op dat een team niet meer realistisch of kritisch kijkt naar zichzelf en de ander.
• Extreme besluitvorming: ‘risky shift’. Het is een bijzonder fenomeen dat teams die besluiten nemen soms extremere besluiten nemen dan de teamleden afzonderlijk zouden doen. Het oordeel wordt riskanter of juist niet, maar in ieder geval extremer.
• Geen verantwoordelijkheid. Het gevolg van een gedeelde verantwoordelijkheid – in dit geval voor het projectresultaat – kan zijn dat uiteindelijk niemand meer de verantwoordelijkheid neemt.
• Conformiteit. Elk team ontwikkelt zijn eigen (impliciete) normen en waarden. Als er veel druk is in de groep om zich te conformeren aan deze regels, kan er veel talent verloren gaan.

10.2.4 Flexibiliteit

vasthouden

bijsturen

Een bekende valkuil bij projectmanagement is het te star vasthouden aan de projectplanning. Natuurlijk moet die planning helder zijn, en de doelen duidelijk afgebakend, maar het moet ook mogelijk zijn om de planning bij te stellen. Een goede projectleider heeft al in een eerder stadium gespeculeerd over bestaande risico’s en de kans dat deze het project op een negatieve manier kunnen beïnvloeden. U raakt dus niet meteen van de kaart als er daadwerkelijk een kink in de kabel is. Bijsturen en de planning aanpassen is dan het devies.

Onvoorziene situaties

rustig

U kunt te maken krijgen met onvoorziene situaties. Een levering komt niet op tijd, facturen kloppen niet of een vergaderlocatie wordt plotseling geannuleerd. Blijf in zo’n geval altijd rustig en zoek eventueel samen met de projectassistent naar een goede oplossing.

10.2.5 Communicatie

helder

Om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen, is het essentieel dat elk projectteamlid weet waar hij mee bezig is. Oftewel: zorg voor een heldere communicatie. Teams en projecten waarbij betrokkenen niet goed communiceren, slecht geïnformeerd worden en afspraken niet of slecht nakomen, ontaarden al snel in chaos.

Overlegmomenten plannen

Plan regelmatig overlegmomenten in tussen u en de projectmedewerkers. Zo kunt u wekelijks een bijeenkomst plannen voor de projectleden en bijvoorbeeld tweewekelijks met de opdrachtgever. Zorg er bovendien altijd voor dat uw rapportages zijn bijgewerkt, zodat u iets kunt laten zien als het projectteam of de opdrachtgever hierom vraagt.