9.1 Voorbereiding
Een projectevaluatie is niets meer of minder dan de beoordeling van de sterke en zwakke punten van een project, met de bedoeling daaruit lering te trekken voor de toekomst. Doet u niets met de evaluatie, dan kunt u er beter geen energie in steken. Het doel is juist om toekomstige projecten beter en sneller te laten verlopen met de ervaring die u al heeft. Dit geldt voor het projectteam in het algemeen, maar ook specifiek voor het projectbureau en úw werk.
9.1.1 Moment
tussentijds
In de praktijk zult u een projectevaluatie vaak aan het einde van een project organiseren. Maar u kunt een project ook tussentijds evalueren. Dit kan vooral bij grote projecten verstandig zijn, omdat u het project dan nog kunt bijsturen.
Regelmatig evalueren
kritisch
Hiermee voorkomt u ook dat de evaluatie een ondergeschoven kindje is en dat de (tussentijdse) evaluatie niet in de begroting of de projectplanning is opgenomen. Door regelmatig te evalueren, wennen de projectleden er bovendien aan om regelmatig kritisch terug te blikken op hun eigen handelen.
Een tussentijdse projectevaluatie moet altijd toekomstgericht zijn. Een evaluatie moet immers verbeterpunten opleveren waarvan u of een collega bij een volgend project de vruchten kan plukken.
9.1.2 Planning van evaluatiesessies
De voorbereiding van een goede projectevaluatie ligt meestal bij het projectbureau. De projectassistent plant één of meerdere sessies in, zorgt voor een geschikte locatie en verzorgt de verslaglegging.
Doel bepalen
U moet bovendien goed voor ogen hebben met welk doel u en de opdrachtgever willen terugkijken op het project en welke thema’s hierbij belangrijk zijn. Bespreek dus vooraf met de andere teamleden welke onderdelen van het project zij willen evalueren.