5.3 Financiële beperkingen en kansen
efficiënt
Naast tijd is voor verschillende acties en hulpmiddelen ook geld nodig. De financiële middelen kennen natuurlijk altijd grenzen. En zelfs als het budget ruim is, wil je het alsnog zo efficiënt mogelijk inzetten. Zorg er dus voor dat je de financiële beperkingen, maar ook de kansen kent.
5.3.1 Handig budgetteren
voorrang
Als HR-professional moet je een goed beeld hebben van het beschikbare budget voor de ontwikkeling van werknemers. Het is belangrijk om dit budget handig in te zetten. Waar heeft de organisatie het meeste behoefte aan? Welke zaken zijn dringend en krijgen voorrang? Hoe kun je de uitgaven goed over de tijd spreiden? Werk je met jaarbudgetten, dan kun je misschien niet alle werknemers dit jaar een uitgebreide opleiding aanbieden, maar is dit mogelijk wel te bekostigen als de helft deze opleiding pas volgend jaar volgt.
Persoonlijk ontwikkelingsbudget
motiverend
Een interessante optie is om aan een persoonlijk ontwikkelingsplan ook een persoonlijk ontwikkelingsbudget (POB) te koppelen. Iedere werknemer krijgt dan bijvoorbeeld per jaar een vast geldbedrag dat hij – in overleg – mag besteden aan ontwikkeling. Zo krijgt hij niet alleen verantwoordelijkheid voor zijn ontwikkelingsdoelen en -activiteiten, maar ook voor de besteding van het budget daarvoor. Deze vrijheid kan motiverend werken. Bovendien krijgen werknemers meer inzicht in wat de organisatie in ze investeert. Dit kan hun waardering voor de organisatie vergroten.
Verdeling
gelijk
krap budget
Denk goed na over hoe je het beschikbare budget over werknemers verdeelt. Krijgt iedereen een even groot bedrag in zijn persoonlijke potje gestort of bedraagt dit bijvoorbeeld een percentage van het brutoloon? Omdat de organisatie werknemers gelijk behoort te behandelen, zal dit meestal bedrijfsbreed worden vastgelegd.
kosten besparen
Heb je te maken met een krap budget, dan kun je kijken of je meer geld uit andere bronnen kunt vrijmaken. Je kunt denken aan subsidieregelingen of aan bijdragen van werknemers zelf. Je kunt ook zoeken naar manieren om kosten te besparen en er zo met een beperkt budget wel uit te komen. Handig inkopen, goedkopere ontwikkelingsmethoden en fiscale voordeeltjes kunnen hierbij helpen.
5.3.2 Subsidieregelingen
praktijkleren
De overheid stimuleert met subsidies en tegemoetkomingen scholing en ontwikkeling. Zo is het voor bepaalde groepen leerlingen en studenten mogelijk om gebruik te maken van de Subsidieregeling praktijkleren. Een organisatie moet daarvoor een officieel erkend leerbedrijf zijn. Bovendien gelden eisen aan de leerlingen en aan de opleiding. Voldoe je aan de voorwaarden, dan kun je er een mooi bedrag mee binnenhalen. Meer hierover kun je vinden op rvo.nl.
Een andere interessante subsidieregeling is bijvoorbeeld de Stimuleringsregeling leren en ontwikkelen in mkb-ondernemingen (SLIM). Het doel van deze regeling is om door middel van subsidie een bijdrage te leveren aan initiatieven in mkb-ondernemingen, gericht op het stimuleren van leren en ontwikkelen. Werkgevers in de maatschappelijk cruciale sectoren zorg, onderwijs, techniek, kinderopvang, ICT en groen kunnen tot en met 2027 via de SLIM subsidie aanvragen voor het opleiden van nieuwe werknemers of huidige werknemers die zich willen doorontwikkelen naar een nieuwe functie of specialisatie. Om voor dit onderdeel van de SLIM in aanmerking te komen, moet de opleiding deel uitmaken van een door het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid erkend Ontwikkelpad.
Diverse sectoren bieden organisaties ook subsidies. Dit kan lopen via een opleidings- en ontwikkelingsfonds of zijn vastgelegd in een sectorplan. Sla de cao erop na of informeer eens bij een werkgevers- of brancheorganisatie.
5.3.3 Fiscaal voordeel
de moeite waard
WKR
Als er geen subsidies zijn om de kosten te beperken, is het de moeite waard om te kijken naar mogelijke fiscale voordelen. Er zijn verschillende fiscale bepalingen waar je rekening mee kunt houden.
Werkkostenregeling
Wil je zaken aan de werknemer vergoeden die zijn ontwikkeling ondersteunen, dan is het goed om te weten of dit wel of niet belast is. Geldt een vergoeding als loon, dan moet de werkgever over het bedrag immers ook belasting en premies afdragen. Onder bepaalde voorwaarden kun je zulke vergoedingen echter belastingvrij betalen. Daarvoor geldt de werkkostenregeling (WKR).
Studiekosten
verbetering
toekomst
Er zijn twee soorten studiekosten die je (onder voorwaarden) onbelast kunt vergoeden of verstrekken zónder dat dit ten laste komt van de beperkte vrije ruimte in de WKR:
- kosten voor onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden ter vervulling van de huidige dienstbetrekking (waaronder inschrijvingen in beroepsregisters en outplacementtrajecten); of
- kosten voor het volgen van een opleiding of studie met het oog op het in de toekomst verwerven van (meer) inkomen uit werk en woning (waaronder EVC-procedures).
Vergoedingen en verstrekkingen die niet onder de gerichte vrijstelling vallen, kun je alsnog onbelast voor de werknemer maken door deze als zogeheten eindheffingsloon in de vrije ruimte onder te brengen. Bij overschrijding van de vrije ruimte volgt wel een eindheffing van 80%.
5.3.4 Kosten beperken
knelpunt
besparen
Het is belangrijk dat een organisatie en de werknemer zelf bereid zijn te investeren in een ontwikkelingstraject. Die investering kan inspanning, tijd en geld omvatten. In de praktijk is geld vaak een knelpunt, simpelweg omdat het niet voorhanden is of omdat andere zaken financieel prioriteit krijgen. Dan is het zaak om op zoek te gaan naar ontwikkelingsmogelijkheden waarmee je voor minder (of geen) geld dezelfde doelen kunt bereiken.
Inkopen
coördineren
Koop je bepaalde zaken extern in, dan kun je vaak besparen door dit handig te doen. Denk maar aan het inkopen van opleidingen. Je kunt de werknemer zelf een opleider laten kiezen. Maar je kunt ook meezoeken naar een opleider die een goede prijs-kwaliteitverhouding biedt. Misschien kan de afdeling inkoop je hierbij helpen. Willen meerdere werknemers eenzelfde cursus volgen, dan kun je door de inkoop te coördineren mogelijk korting bedingen.
Wil je de kosten beperken, dan moet je er rekening mee houden dat ook werktijd geld kost. Soms is er geen budget, maar kun je nog wel werkuren inzetten, soms is allebei niet mogelijk. Dat vraagt heel wat van de creativiteit!
Budgetneutraal
inhuren
Wil je werknemers bijstaan bij hun ontwikkeling, maar heb je geen of onvoldoende budget, dan is het van belang om te kijken naar budgetneutrale mogelijkheden. Dit betekent in de praktijk vaak dat je bepaalde zaken intern aanbiedt in plaats van extern. Wil een werknemer graag begeleiding bij bepaalde nieuwe taken, dan huur je geen externe coach in, maar vraag je een ervaren collega om een paar uur per week vrij te maken om de werknemer te begeleiden. Werknemers in de praktijk laten leren, is een relatief goedkope manier van ontwikkeling. De werknemer doet zijn ervaring immers werkenderwijs op. Bedenk wel dat zijn productiviteit aanvankelijk lager zal zijn en dat de begeleiding ook tijd (en dus geld) zal kosten.
Vormen
kosteloos
aanbieden
takenpakket
Bepaalde middelen zijn niet onbetaald te regelen. Een officiële opleiding kost nu eenmaal geld. En officieel examen afleggen is ook niet kosteloos. Daarnaast kosten zaken zoals professionele coaching een lieve duit. Is dit toch de enige of verreweg de meest passende manier voor de werknemer om zijn doelen te bereiken, dan kun je hem vragen of hij mogelijkheid ziet dit zelf te bekostigen. Het is natuurlijk wel mooi als je daar iets tegenover kunt stellen. Je kunt de werknemer bijvoorbeeld aanbieden dat hij zelf de kosten draagt, maar wel zijn acties mag uitvoeren onder werktijd (zoals beschreven in paragraaf 5.2). Hij kan bijvoorbeeld onder werktijd leren. Een andere optie is dat je organisatie bereid is om bijvoorbeeld de werktijden of het takenpakket van de werknemer aan te passen. Zo voelt de werknemer zich toch gesteund bij zijn activiteiten.
Bij verplichte opleidingen (bij wet, cao óf vanuit de werkgever) is de opleidingstijd arbeidstijd en moet de scholing zo veel als mogelijk onder werktijd plaatsvinden. In dat geval komen de kosten van de opleiding volledig voor rekening van de werkgever.