10.3 Delegeren

takenpakket

Werkt u wel eens over om werk af te krijgen? Heeft u het gevoel dat u achter de feiten aanloopt? Denk dan eens na over de samenstelling van uw takenpakket. Het zou kunnen dat een deel van uw tijd opgaat aan taken die u niet per se zelf hoeft uit te voeren. U kunt er dan voor kiezen om bepaalde klussen te delegeren aan uw medewerkers. Delegeren is ook een goede manier om uw mensen te motiveren. Maar dat gaat alleen op als u hun eerst een goede instructie heeft gegeven.

10.3.1 Taken

overdragen

routinematige taken

Om te achterhalen welke taken geschikt zijn om over te dragen, is het handig om eerst een overzicht te maken van uw takenpakket. Als dit niet meteen lukt, kunt u gedurende een paar weken noteren wat u op een dag doet. Vervolgens vraagt u zich af welke taken u per se zelf moet uitvoeren en welke u door anderen kunt laten verrichten. Hierbij zijn enkele algemene richtlijnen te geven. Zo zijn routinematige en operationele taken bijna altijd geschikt om te delegeren. Het bepalen van de strategie, planning, doelstellingen, prioriteiten en normen laat u liever niet over aan uw werknemers.

Doordacht delegeren

randvoor­waarden

Als manager delegeert u taken om zelf tijd vrij te maken, en tegelijkertijd geeft u een medewerker de kans om zich te ontwikkelen. Delegeer echter niet ondoordacht! Het is belangrijk dat u van te voren goed nadenkt over de randvoorwaarden. Gebruik hiervoor de volgende checklist:

• Welke taken delegeer ik?
• Welke medewerker laat ik de taak uitvoeren?
• Welke middelen en bevoegdheden heeft hij hiervoor nodig?
• Is de werknemer goed op de hoogte van de taak die hij gaat uitvoeren?
• Voert hij de taak goed uit?
• Geef ik de werknemer genoeg vrijheid en verantwoordelijkheid?
• Heb ik de werknemer achteraf een compliment gegeven?

10.3.2 Overdragen

Heeft u eenmaal een taak en een werknemer geselecteerd, dan kunt u de taak op een goede manier aan de werknemer overdragen. U kunt dit het beste doen tijdens een gesprek. Tijdens dit gesprek moet u in ieder geval de volgende twee zaken aan de orde stellen: uw werknemer moet goed begrijpen wat de taak inhoudt en wat het belang ervan is.

Planning

toelichten

Tijdens het gesprek moet u zo nauwkeurig mogelijk uitleggen wat de taak inhoudt en wat u van hem verwacht. Zo kunt u toelichten wat het doel is, welke middelen hij tot zijn beschikking heeft om dat doel te bereiken en welke bevoegdheden hij krijgt. Ook de planning is van belang. Spreek af wanneer u weer om de tafel gaat om de voortgang te bespreken. Als het om een afgebakende taak gaat, kunt u ook een moment afspreken waarop het werk klaar moet zijn.

Belang

weerstand

Zorg ervoor dat uw werknemer niet de indruk krijgt dat u hem met een taak opzadelt waar u zelf geen zin in heeft. In dat geval zal de taak eerder weerstand oproepen. U kunt dit voorkomen door de werknemer uit te leggen wat het nut en belang is van de taak, voor de organisatie of voor de ontwikkeling van de werknemer zelf.

10.3.3 Balans vinden

bijsturen

Bij delegeren moet u de balans zien te vinden tussen vertrouwen schenken en controleren. Omdat u de eindverantwoordelijkheid houdt voor de taak die de werknemer uitvoert, is het verstandig om een vinger aan de pols te houden. Zo kunt u nagaan of en hoe de werknemer het werk doet en kunt u zo nodig tijdig bijsturen of ingrijpen.

Ingrijpen

terugkoppelen

Grijp alleen in als de prestaties ver achterblijven bij uw verwachtingen. U neemt dan de taak die u eerder delegeerde weer terug of u delegeert de taak aan een andere werknemer. Koppel wel terug naar de werknemer waarom u hem de taak weer uit handen neemt. Brand hem niet af, maar geef positieve feedback.