1.3 Inhoud voorlopig reglement

Het voorlopig OR-reglement moet de procedure voor de verkiezingen bevatten. In principe is dat zelfs het enige dat erin moet staan. Dat wil nog niet zeggen dat het opstellen ervan een eenvoudige zaak is. Het is namelijk van belang dat uw bestuurder helder omschrijft welke procedures gevolgd moeten worden bij de verkiezingen, want juist over onduidelijkheden en onregelmatigheden bij verkiezingen ontstaan vaak conflicten.

1.3.1 Verkiezingen

hoe lang

kiesgroepen

kiesstelsel

kandidaat-stelling

uitslag

vrijkomende plaatsen

zittingstermijn

In artikel 10 WOR staat wat er in het reglement allemaal geregeld moet worden om verkiezingen voor de OR te organiseren. Uw bestuurder of de voorbereidingscommissie moet behoorlijk wat keuzes maken. Denk hierbij aan de volgende kwesties:

• Hoe lang moeten mensen in de organisatie werken om kiesgerechtigd of verkiesbaar te kunnen zijn?
• Wel of niet instellen van kiesgroepen voor aparte onderdelen van de organisatie?
• Kiesstelsel: kiest hij voor het personenstelsel of lijstenstelsel? Een lijstenstelsel werkt met ‘partijen’ op een bepaald inhoudelijk programma, te vergelijken met verkiezingen voor de Tweede Kamer. Bij een personenstelsel stemmen werknemers direct op personen.
• Kandidaatstelling: vakbondsleden kandideren zich via de vakbonden. Kandidaten die geen lid zijn van een vakbond kunnen zich kandideren via een vrije lijst.
• Verkiezingen en bekendmaken van de uitslag. Hoe en wanneer?
• Opvullen van vrijkomende plaatsen in de OR. Wie volgt een OR-lid op dat tussentijds vertrekt?
• Zittingstermijn OR. Een termijn van drie jaar is gebruikelijk, maar twee of vier jaar is ook mogelijk.

1.3.2 Optionele bepalingen

Er bestaat een aantal onderwerpen die al in de WOR zijn geregeld, maar waarover u in uw OR-reglement afwijkende afspraken kunt opnemen. Het gaat dan om:

• de instelling van kiesgroepen;
• het kiesrecht van werknemers;
• de zittingstijd van de OR;
• de omvang van de OR.

Ook uw bestuurder of de voorbereidingscommissie moet hierover nadenken bij de oprichting van een OR.

Kiesgroepen

aandacht

De OR hoort een evenredige vertegenwoordiging van de werknemers in de organisatie te zijn. Als uw bestuurder verwacht dat bij verkiezingen niet alle groepen vertegenwoordigd worden of als hij vindt dat een bepaalde groep werknemers specifiek aandacht moet krijgen, kan hij kiesgroepen instellen. Hij moet deze kiesgroepen beschrijven in het voorlopig OR-reglement.

Kiesrecht

verkiesbaar

diensttijdeis

Officieel mogen werknemers pas stemmen voor de OR als zij zes maanden in een organisatie werken en zijn ze pas verkiesbaar voor de raad na een jaar dienstverband. Artikel 6, lid 5 WOR maakt het echter mogelijk om af te wijken van deze diensttijdeis als dat bevorderlijk is voor een goede toepassing van de wet. Als in uw organisatie bijvoorbeeld werknemers gemiddeld maar een kort dienstverband hebben, kan uw bestuurder in het voorlopig reglement besluiten de diensttijdeis in te korten, zodat meer werknemers kunnen meedoen aan de OR-verkiezingen.

Zittingstijd

De gebruikelijke zittingsduur stelt de WOR op drie jaar. In het OR-reglement mag echter ook gekozen worden voor twee of vier jaar. Dit is geregeld in artikel 12, lid 2 WOR.

Omvang

afwijkend aantal

Artikel 6, lid 1 WOR bepaalt hoeveel leden de OR moet hebben gezien het aantal werknemers in een organisatie. Dit artikel geeft uw OR ook de mogelijkheid samen met uw bestuurder een afwijkend aantal leden voor de OR vast te stellen. Uw bestuurder kan echter in het voorlopig reglement niet zomaar van het wettelijke zetelaantal afwijken.

1.3.3 Regels over de werkwijze

Naast de regels voor de verkiezingen van de eerste OR, kan uw bestuurder ook regels over de manier waarop die OR moet gaan werken, opnemen in het voorlopig reglement. Denk aan het aantal OR-leden dat bij een vergadering moet zijn, de manier waarop het secretariaat werkt en de manier waarop verslagen worden verspreid.

Nog niet verplicht

voorbeeld-reglement

In principe hoeft uw bestuurder bij het opstellen van het voorlopig reglement nog niet na te denken over de werkwijze van de OR. Het is dan aan uw OR dit zelf na de verkiezingen zo snel mogelijk te regelen. In de praktijk gebruiken veel bestuurders echter een voorbeeldreglement als basis voor het voorlopig OR-reglement en daar staan wel al regels over de werkwijze in. In hoofdstuk 4 vindt u meer informatie over de onderwerpen die horen bij de werkwijze van de OR.

1.3.4 Niet in het voorlopig reglement

vrijgestelde uren

scholing

De volgende onderwerpen zijn afspraken met een bestuurder en een OR. Ze horen dus niet thuis in een voorlopig OR-reglement. Het is wel zinnig om er na de eerste verkiezingen goede afspraken over te maken:

• het aantal vrijgestelde uren van de OR-leden en hoe deze vrijstelling wordt gerealiseerd;
• eventueel meer dan de wettelijke vijf dagen voor scholing en vorming van OR-leden;
• eventueel budget voor OR-werk;
• de gang van zaken in de overlegvergadering tussen OR en WOR-bestuurder;
• afspraken over extra faciliteiten en bevoegdheden voor de ondernemingsraad.

1.3.5 Regeling voor bezwaar

Let erop dat uw bestuurder of de voorbereidingscommissie een bezwarenregeling opneemt in het voorlopig reglement. Werknemers en andere belanghebbenden (zoals de vakbonden) kunnen dan bezwaar maken:

• als ze vinden dat bepaalde werknemers ten onrechte niet op de lijst(en) staan;
• als ze het er niet mee eens zijn dat lijsten geldig, of juist ongeldig, verklaard zijn;
• als ze bezwaren hebben tegen de gang van zaken tijdens de verkiezingen en tegen de verkiezingsuitslag.

1.3.6 Duidelijke communicatie

rondsturen

ter inzage

Een reglement heeft weinig nut als niemand het kent. Daarom moet uw bestuurder ervoor zorgen dat de werknemers het voorlopig reglement kunnen lezen. Dat kan door het reglement rond te sturen per e-mail of post. Vaak is plaatsing op intranet ook een goede optie, met daaraan gekoppeld een bericht op de openingspagina. Als niet iedereen in de organisatie de beschikking heeft over een pc, is het de bedoeling dat uw bestuurder het voorlopig reglement ook ter inzage legt op plekken waar iedereen gemakkelijk bij kan.