5.1 Soorten begrotingen

toezichthouder

Veel mensen denken dat een begroting een verplicht document is zoals een financieel jaarverslag. Dit is niet het geval. Het kan wel zo zijn dat de toezichthouders, de subsidiegever, de opdrachtgever of de moederorganisatie dit van de organisatie vraagt. Het werken zonder begroting is misschien niet erg verstandig, maar niet verboden.

5.1.1 Meerjarenbegroting

omzetten en kosten

terugbetalen

De meerjarenbegroting is een afgeleide van de strategie. Hierin staat welke omzetten en kosten er voor de komende jaren gepland zijn. Ook de kosten voor investeringen staan hierin. Bij het aangaan van leningen of andere financiering vraagt de bank of de kapitaalverschaffer ook om (de cijfers uit) de meerjarenbegroting. In het bijzonder wil de bank weten of de organisatie de leningen kan terugbetalen en ook de rentekosten kan opbrengen. De kapitaalverschaffer zal naar de risico’s die in de veronderstellingen van de meerjarenbegroting zijn opgenomen willen kijken: hoelang duurt het voor een nieuwe machine is geïnstalleerd of nieuwe werknemers zijn gevonden en ingewerkt? Hoe ontwikkelt de markt zich?

Voorhanden

Bij het ontwikkelen van nieuwbouw, de aanschaf van machines of een verhuizing zal een meerjarenbegroting altijd voorhanden zijn. Voor uw OR kan deze belangrijke informatie bevatten die de soms nog vage doelen uit het strategisch plan meer beeld kunnen geven.

5.1.2 Exploitatiebegroting

strategie

De exploitatiebegroting – zoals een jaarbegroting ook wel wordt genoemd – bestrijkt slechts een jaar. De link tussen het meerjarenplan, de meerjarenbegroting en de exploitatiebegroting is de strategie. Investeringen kunnen deel uit maken van de strategie.

Hoofdlijnen

deelbegroting

De exploitatiebegroting van de gehele organisatie is vaak een begroting die slechts op hoofdlijnen te volgen is. Voor meer details moet u kijken naar deelbegrotingen, bijvoorbeeld per locatie of productsoort. In de begroting zijn opgenomen: de verwachte omzet, de verwachte kosten en het resultaat, netto geld dat nog overblijft of de winst of het verlies.

producten of diensten

De verwachte omzet is de hoeveelheid geld die de organisatie denkt te krijgen voor het leveren van de diensten of het maken van de producten. Vaak is de omzet het aantal producten of diensten maal de prijs hiervan. Dit wordt ook wel (P x Q) genoemd. P staat voor prijs en Q voor hoeveelheid. Als een organisatie werkt met halffabricaten, inhuur van diensten of inkoop van goederen, zoals bij een handelsbedrijf, ziet u dit ook terug bij de definitie van de omzet.

Opstelling

Er zijn meerdere manieren om de begroting in te richten, er is geen voorgeschreven format. Welke opstelling uw bestuurder gebruikt is mede afhankelijk van de keuzes die in het ICT-systeem van de organisatie zijn gemaakt. Bij een fusie van meerdere organisaties kan het aan elkaar koppelen van verschillende systemen tijdelijk problemen opleveren en het maken van een goede begroting ook. Een exploitatiebegroting kan er als volgt uitzien:

Oogopslag

direct

Er staan niet alleen absolute getallen in begrotingen, maar ook percentages. Zo ziet u in één oogopslag het deel van de kosten dat met bijvoorbeeld personeel te maken heeft, wat de rentekosten (financieringskosten) zijn en welke marge of ruimte er bijvoorbeeld is voor de algemene ondersteuningskosten.

Kosten

indirect

Er is een onderscheid tussen directe en indirecte kosten. Directe kosten zijn direct terug te voeren op de productie of op de dienstverlening. Het is aanwijsbaar dat deze kosten hierop terug te leiden zijn. Bijvoorbeeld de tijd die iemand doorbrengt om een patiënt te verzorgen is tijd die bij de directe kosten hoort. De kosten van de directie of de afdeling personeelszaken zijn indirecte kosten. Deze zijn wel noodzakelijk, maar hebben niet meteen effect op het primaire proces. Er is wel discussie of kosten van leidinggevenden nu onder de directe of indirecte kosten horen. In benchmarks – vergelijking in kosten binnen en bepaalde sector – worden de indirecte kosten vaak als aparte grootheid met elkaar ­vergeleken.

Voorgaande

verschillen

In de begroting staan behalve de beoogde cijfers ook de cijfers van voorgaande jaren genoemd. Zo wordt duidelijk hoe groot de verschillen zijn. Bij grote verschillen zal er meer inspanning gedaan moeten worden om de veranderingen te kunnen bewerkstelligen. Voor uw OR is dit zinvolle ­informatie.

Omzet

verkoopprijs

Niet alle organisaties starten bij de begroting met de omzet. Voor de omzet is de verkoopprijs een belangrijk punt. Die is niet altijd te beïnvloeden voor de organisatie. Denk hierbij aan organisaties die samenwerken in een groep. Een organisatie maakt bijvoorbeeld de halffabricaten voor een zusterbedrijf. De opdracht voor de organisatie is dan vooral om de kosten beperkt en binnen de gestelde marges te houden.

5.1.3 Deelbegrotingen

Het kan verschillen wie per organisatie de begroting opstelt. Gebruikelijk is dat per organisatieonderdeel of locatie wordt gevraagd om een deelbegroting te maken. Het is normaal dat iedere afdeling een conceptbegroting aanlevert, vaak is dit rond de zomerperiode. Deze onderdelen worden dan op centraal niveau samengevoegd. Deze afdelingsbegrotingen geven meer inzicht in wat er nu werkelijk gaat gebeuren in de organisatie. Echter, veel afdelingshoofden of locatiemanagers zijn niet volledig vrij om hun eigen begroting te maken. Zij moeten hun plannen weer afstemmen met de andere onderdelen van de organisatie.

Locatie

factoren

Deelbegrotingen geven meer zicht op wat de gevolgen voor de organisatie en de werknemers zijn. Een deelbegroting van een locatie laat heel duidelijk zien wat de locatie zelf kan bepalen en moet regelen en welke factoren centraal zijn geregeld. Zo zal een locatie van een zorginstelling de begroting kunnen beïnvloeden op het gebied van personeel, maar het lijkt slecht voor te stellen dat deze locatie een eigen marketingbudget heeft.

Afhankelijk

Een andere vorm van een deelbegroting is bijvoorbeeld de personeelsbegroting. In organisaties waar het personeel het grootste deel van de kosten bepaalt, is dit gebruikelijk. Het resultaat en de kosten van de organisatie zijn dan voor een groot deel afhankelijk van de personeelsbezetting. Die moet voldoende zijn, maar ook weer niet te ruim.

5.1.4 Investeringsbegroting

aparte­
 begroting

Investeringen zijn uitgaven aan productiemiddelen die uw organisatie meerdere jaren gaat gebruiken en noodzakelijk zijn voor de productie of dienstverlening. Door andere productiemiddelen aan te schaffen, kan uw organisatie andere resultaten behalen. Voor de investeringen kan een aparte begroting worden opgesteld: de investeringsbegroting. Aan de ene kant ziet u in de investeringsbegroting de uitgaven van dit jaar, aan de andere kant is er voor de overweging om deze investering te doen een businesscase gemaakt: een berekening over meerdere jaren om te onderzoeken of de investering genoeg oplevert en dus verstandig is.

Rendabel

innovatie

Voordat een voorgenomen besluit over een investering wordt genomen, wil uw bestuurder eerst onderzoeken of de investering rendabel genoeg is. Daarvoor zal de bestuurder een berekening laten maken door bijvoorbeeld de financiële afdeling of de investering rendabel is en dus terugverdiend wordt. Voor investeringen in bijvoorbeeld nieuwe machines zal deze berekening te maken zijn. Voor vervangingsinvesteringen ziet dat plaatje er anders uit dan voor nieuwe investeringen. Hoewel vaak over vervangingsinvesteringen gesproken wordt, gaat de technische ontwikkeling vaak zo snel dat er bijna altijd sprake is van innovatie met gevolgen voor de werknemers. Denk aan scholing en minder inzet van werknemers.

Akkoord

Organisaties die deel uitmaken van een groep hebben vaak het akkoord van de moederorganisatie nodig om te kunnen investeren. De moederorganisatie fungeert dan als bank en beslist over welk bedrijf kan investeren en welk bedrijf niet.