7.2 Toegang tot kennis en informatie
strategie
platform
De rol van kennis en informatie is alleen maar groter geworden. In uw organisatie is heel veel kennis beschikbaar die uw OR kan helpen om goed te functioneren. Natuurlijk in systemen die er zijn, maar vooral ook bij mensen die in uw organisatie werken of aan uw organisatie verbonden zijn. Denk aan kennis over de strategie van de organisatie, over de financiën en over HR, om de drie belangrijkste direct te noemen. Buiten uw organisatie kunt u denken aan deskundigen als de arbodienst als het gaat om arbeidsomstandigheden, de vakbonden als het gaat over arbeidsvoorwaarden en misschien een platform van ondernemingsraden als het gaat om trends in uw soort organisatie.
Op ser.nl vindt u een overzicht van platforms voor ondernemingsraden. Er zijn bijvoorbeeld sector- of branchespecifieke platforms voor de zorg en de IT-sector.
7.2.1 Strategie
adviesrecht
Via uw interne netwerk leert u meer over de strategie van uw organisatie. Dat is de manier waarop, volgens het management, de organisatie het beste zijn doelen kan realiseren. Veel van de besluiten die onder uw adviesrecht vallen (artikel 25 WOR) zijn verbonden met deze strategie.
Wat kan uw OR met de strategie?
voorbereiden
Stel dat uw onderneming in alle markten waarin zij actief is, wil groeien. Dan kan het interessant zijn om de financieel directeur maandelijks te spreken over de realisatie van de gewenste groei in elke markt. Stelt uw OR vast dat één markt achterblijft, dan kunt u zich alvast voorbereiden op mogelijke maatregelen. Door zelf met ideeën te komen voor maatregelen of door aan te geven waar uw OR op zal letten. Door in te spelen op de strategie, vergroot u uw invloed al vóór er een voorgenomen besluit ter advisering aan uw OR wordt voorgelegd. Grote kans dat er bij de adviesaanvraag al wat is gedaan met de input van uw OR.
Reorganisatie
invloedrijk
Het management voert de strategie uit door maatregelen te treffen of te optimaliseren, en daarop is uw adviesrecht van toepassing. Denk niet alleen aan investeringen, herfinanciering, samenwerken met andere organisaties of het fuseren met en overnemen van bedrijven, maar ook aan reorganisaties en het anders inrichten van de bevoegdheden. Als u de strategie van uw organisatie begrijpt en die kunt verbinden met de maatregelen zoals u die in artikel 25 WOR tegenkomt, kunt u een invloedrijke OR zijn.
Toezichthouder
RvC of RvT
aandeelhouder
Niet alleen uw bestuurder is verbonden met het thema van strategie, ook toezichthouders, zoals een raad van commissarissen (RvC) of een raad van toezicht (RvT), hebben vanuit hun verantwoordelijkheid een belangrijke stem. Een RvC vertegenwoordigt de aandeelhouders, zoals uw OR de werkenden vertegenwoordigt. Veel besluiten die op de agenda van de toezichthouder staan, komen ook terecht op de agenda van uw OR. Als het om strategie gaat, is een verbinding met de toezichthouder dus belangrijk.
Ontmoeting
overlegvergadering
Kent uw organisatie een structuurregime, dan heeft uw OR voordrachtsrecht voor een derde van de zetels in de RvC en is er een rechtstreekse relatie. Dat maakt het eenvoudiger om regelmatig contact te hebben. Maar ook zonder die directe verbinding is een gesprek met de toezichthouder niet ongebruikelijk. Artikel 24, lid 2 en 25, lid 4 van de WOR geven namelijk aan dat de toezichthouder de overlegvergaderingen moet bijwonen. Veel ondernemingsraden hebben één of meerdere keren per jaar een informele ontmoeting met de RvC. Voor meer informatie kunt u eens te rade gaan bij de Alliantie voor Medezeggenschap en Governance (medezeggenschap-en-governance.nl).
Hulp inschakelen van externe deskundigen
adviesbureau
Externe deskundigen die de strategie kunnen toelichten, vindt u bij adviesbureaus. Er zijn adviesbureaus die zich toeleggen op het adviseren van ondernemingsraden en die trainingen verzorgen. Natuurlijk kunt u ook terecht bij OR-platforms, zoals nvmedezeggenschap.eu. Kijk ook eens op de website van uw organisatie. De meeste organisaties hebben onder de noemer 'investor relations' informatie staan voor aandeelhouders. Daar vindt u informatie over de strategie en de cijfers van een onderneming.
7.2.2 Financiën
analyse
Een ander belangrijk kennisterrein is de financiële kant van de onderneming. Dat is een terrein dat niet altijd op veel belangstelling mag rekenen, tenminste als het gaat om het werkelijk uitpluizen van de cijfers. Een belangrijke kennisbron binnen uw organisatie is de CFO. Een soepele werkrelatie met hem is vaak een pre voor uw OR. Aan de hand van uw eigen (basis)kennis over de balans en de resultatenrekening kunt u met behulp van de CFO, of iemand anders met veel financiële kennis binnen de organisatie, een goede analyse maken van de financiële situatie. Veel organisaties werken met kwartaalcijfers, zodat er een continue stroom van informatie kan ontstaan en u doorlopend een helder beeld heeft. Veel raden krijgen de cijfers zelfs elke maand te zien.
Extern
expert
Als het om financiële cijfers gaat, biedt de externe wereld de diensten van financiële experts van adviesbureaus die zich op ondernemingsraden richten, maar natuurlijk ook een accountant of andere passende financiële dienstverlener.
7.2.3 HR
ervaring
Een derde belangrijk thema voor uw OR is kennis van HR. En dan niet alleen de regels die van toepassing zijn, maar ook de HR-strategie van uw organisatie. Elke organisatie loopt tegen het feit aan dat de arbeidsmarkt krap is en dat het belangrijk is om werknemers vast te houden door een aantrekkelijke werkgever te zijn. Alles wat hierover gaat, heeft te maken met de strategie die uw werkgever inzet om mensen met het goede opleidingsniveau en de juiste ervaring aan te trekken en te behouden. Ook door duurzame inzetbaarheid. In eerste instantie is het hoofd van de HR-afdeling degene die uw OR alles kan vertellen over de HR-strategie.
arbodienst
Valt uw organisatie onder een cao, dan kunt u alle informatie daarover ophalen bij de vakbonden die de cao afsluiten. In dat geval kan het zeer de moeite lonen uw netwerk uit te breiden met de vakbondsbestuurder(s) die voor uw bedrijf of sector actief zijn.
Arbozaken
Arbozaken bespreekt u met de arbodienst. Nodig bijvoorbeeld eens de bedrijfsarts uit in uw OR-vergadering om te zien hoe hij zijn werk ziet.
Uw OR heeft heel veel rechten vanuit de wetgeving op het gebied van arbeidsomstandigheden. Op rendement.nl/ordossier vindt u hierover meer informatie.
7.2.4 Operationele zaken
reorganisatie
Er is geen betere bron van kennis dan de werkvloer als het gaat om de gevolgen van besluiten, de toedracht van incidenten of andere zaken die van groot belang zijn. Bijvoorbeeld bij reorganisaties blijkt de kennis van degenen die het werk doen, noodzakelijk te zijn voor de juiste beeldvorming. Om collega’s te kunnen betrekken in het medezeggenschapsproces en hun kennis te benutten, heeft de wet het mogelijk gemaakt om commissies te vormen (artikel 15 WOR).