13.3 De financiële afdeling
factuurwaarde vaak bepalend
Feitelijk wordt de basis van de werkkostenregeling gevormd door de facturen en de diverse grootboekrekeningen binnen deze administratie. Aangezien de factuurwaarde inclusief BTW vaak bepalend is voor de waardering binnen de werkkostenregeling, moeten deze waardes goed worden vastgelegd in de administratie.
Afspreken
gemiddeld BTW-tarief
Vastlegging in de administratie gebeurt vaak exclusief BTW, terwijl voor de WKR een waarde inclusief BTW nodig is. Hiervoor zouden er dan verschillende grootboekrekeningen moeten bestaan. Uw onderneming kan echter met de belastinginspecteur afspreken dat bij het berekenen van het in de vrije ruimte ondergebrachte bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen een gemiddeld BTW-tarief wordt gebruikt. Er hoeft dan in de administratie niet op een andere manier dan gebruikelijk te worden vastgelegd.
Boeken
op elkaar afgestemd
De kosten vanuit de salarisadministratie moeten corresponderen met de grootboekrekeningen om boekingen te kunnen herleiden. Het is dus van belang dat deze twee administraties op elkaar zijn afgestemd.
blijft overzichtelijk
De financiële administratie kan ook sturend werken. Door inkomende facturen al zo veel mogelijk op de juiste grootboekrekeningen te boeken – denk aan die voor gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen, loon in de vrije ruimte enzovoort – scheelt dat achteraf veel gepuzzel. Het kan dus nodig zijn om bepaalde grootboekrekeningen te splitsen of geheel nieuwe grootboekrekeningen aan te maken. Hiermee blijft de administratie rond de WKR overzichtelijk.
Bij een controle zal de Belastingdienst bij de financiële administratie aankloppen en bijvoorbeeld willen weten hoe is vastgesteld wat als intermediaire kosten of als gerichte vrijstellingen gelden. Als het grootboek goed is ingericht, is dit soort informatie eenvoudig te achterhalen.
Communicatie
belangrijke rol
De financiële afdeling heeft – net als de salarisafdeling (zie paragraaf 13.2) – een belangrijke rol bij het al dan niet vollopen van de vrije ruimte. Denk aan zaken die via de financiële administratie aan werknemers worden uitbetaald. Deze betalingen moeten dan fiscaal correct worden verwerkt, en dat kan gevolgen hebben voor de vrije ruimte. Daarom is ook in dit soort situaties communicatie tussen de salarisafdeling en financiële afdeling van belang.
declaratie
Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat de financiële afdeling een declaratie aan een werknemer uitbetaalt. Het maakt dan uit of het daarbij gaat om een declaratie voor een fles wijn voor een klant (intermediaire kosten, zie hoofdstuk 3) of voor een zakelijk treinkaartje (gerichte vrijstelling, zie paragraaf 4.2.9). Hier moet de salarisafdeling dus over worden geïnformeerd, zodat dit voor de loonheffingen juist kan worden verwerkt. Een goede ondersteuning hierbij vanuit het boekhoudpakket is ook belangrijk.